Kako sodelovati v realnem času na Wordovem dokumentu

Delo z drugimi ljudmi na Wordovem dokumentu je lahko pravi izziv. Celo izkušenim uporabnikom Microsoft 365 bo urejanje in pregledovanje dokumentov v skupni rabi morda predstavljalo izziv.

Vendar pa lahko preprosto sodelujete v realnem času na Wordovem dokumentu, medtem ko spremljate vse spremembe in jih odobrite ali zavrnete. Ogledali si bomo potrebna orodja in kako jih lahko uporabite za najbolj učinkovito sodelovanje.

Kaj potrebujete za sodelovanje pri Wordovem dokumentu?

Če želite v realnem času sodelovati pri dokumentu Word, ga morate shraniti v svoj račun OneDrive. Če želite to narediti, odprite dokument, pojdite na Datoteka > Shrani kot, in ga shranite v OneDrive.

Poleg tega priporočamo uporabo novejše različice Microsoft 365 in aktivno naročnino. Po navedbah Microsoft, lahko še vedno urejate dokument hkrati z drugimi osebami, vendar ne boste imeli funkcije sodelovanja v realnem času.

Če želite videti spremembe drugih ljudi, morate občasno osvežiti dokument. Če je vaša naročnina potekla, obstaja nekaj načinov za to pridobite popust na novo naročnino na Microsoft 365.

Kako deliti Wordov dokument

Zdaj, ko veste, kaj potrebujete za delo z drugimi ljudmi na istem Wordovem dokumentu, si poglejmo, kako ga lahko delite. Prva možnost je, da ga delite v Wordu. Odprite mapa meni in izberite Deliti.

Opazili boste, da obstajata dve različni možnosti:

• Delite z e-pošto. Vnesti morate e-poštne naslove oseb, s katerimi želite deliti dokument.
• Deli s povezavo. Tako lahko vsi, ki imajo povezavo, dostopajo do dokumenta. Če morate dokument dati v skupno rabo z veliko ljudmi, je ta možnost morda učinkovitejša. Če pa delate na nečem zaupnem, je morda bolje, da ročno dodate vsakega sodelavca.

Ne glede na to, katero metodo uporabljate, si vzemite čas in nastavite prava dovoljenja. Kliknite na Uredi ikono in izberite, ali si lahko osebe, s katerimi delite dokument, samo ogledujejo ali urejajo.

Nato kliknite Nastavitve skupne rabe možnost. Tam lahko nastavite datum poteka veljavnosti dokumenta in celo nastavite geslo za varovanje podatkov. Ko ste zadovoljni z nastavitvami skupne rabe, kliknite Prijavite se.

Druga možnost je, da Wordov dokument delite prek storitve OneDrive, tako da z desno miškino tipko kliknete datoteko in izberete OneDrive > Skupna raba. Nato boste morali nastaviti nastavitve skupne rabe, kot je prikazano zgoraj.

Kako slediti in pregledovati spremembe v programu Microsoft Word

Odvisno od nastavljenega dovoljenja lahko osebe, s katerimi ste delili dokument, urejajo dokument. Če želite spremljati spremembe, ki jih naredijo vsi, morate vklopiti Sledi spremembam funkcija.

Če želite to narediti, odprite Pregled in pojdite na Sledenje meni. Tam odprite Sledi spremembam meni in izberite Za vsakogar. Ko je funkcija omogočena, bo Word podčrtal dodano besedilo, medtem ko bo odstranjeno besedilo označeno s prečrtanim.

Zdaj, če želite preprečiti, da bi kdo drug pomotoma izklopil to funkcijo, kliknite na Zakleni sledenje možnost in nastavite geslo. Tako se lahko prepričate, da ne zamudite nobenih sprememb v dokumentu.

Izberite Kako se spremeni zaslon Microsoft Word

Za večjo učinkovitost vam Word omogoča, da izberete, kako naj prikaže spremembe v dokumentu. V Pregled odprite spustni meni poleg Prikaz za pregled ikona. Tam izberite eno od naslednjih možnosti:

• Original. Pokaže izvirni dokument. Vendar pa ne bo odstranil komentarjev ali sprememb, ki so jih naredili drugi.
• Brez oznake. Odstrani oznako in prikaže dokument s spremembami, ki ste jih že odobrili.
• Vse oznake. Prikaže vse spremembe z uporabo druge barve za vsakega sodelavca.
• Preprosta oznaka. Označuje spremembe z rdečo črto.

Kako sprejeti ali zavrniti spremembe v programu Microsoft Word

Če želite sprejeti ali zavrniti spremembe, z desno miškino tipko kliknite sledeno spremembo in izberite eno od teh Sprejmi vstavljanje oz Zavrni vstavljanje, odvisno od tega, ali je nekdo dodal ali izbrisal besedilo. Če je nekdo drug izbrisal del dokumenta, boste videli Sprejmi izbris in Zavrni izbris opcije.

Čeprav je postopek preprost, boste morda zamudili nekaj sprememb, če na istem dokumentu dela veliko sodelavcev. Če se želite prepričati, da ničesar ne zamudite, uporabite Spremembe namesto ročnega pregledovanja dokumenta. Tam, uporabite Prejšnja in Naslednji gumbi za krmarjenje med spremembami.

Obstaja več načinov za upravljanje sledenih sprememb. Na primer, lahko kliknete Sprejmi > Sprejmi in pojdi na naslednjega. Če ste se s sodelavci že pogovarjali o urejanjih, lahko uporabite Sprejmi vse spremembe možnost.

Podobno lahko zavrnete spremembe s klikom na Zavrni gumb oz Zavrni > Zavrni in pojdi na naslednjega. Če želite izbrisati vse spremembe, pojdite na zavihek Pregled, kliknite spodnjo puščico Zavrniin izberite Zavrni vse spremembe. To je lahko zelo koristno, če nekdo uvozil veliko količino podatkov v Word brez predhodnega posvetovanja z vami.

Uporabite podokno za pregledovanje za sledenje spremembam v programu Microsoft Word

Drug učinkovit način za spremljanje vseh sprememb je uporaba podokna za pregledovanje. To orodje vam bo pokazalo število vidnih sledenih sprememb in komentarjev v vašem dokumentu.

Za dostop do njega pojdite na Pregled > Sledenje in kliknite na Podokno za pregled. Nato izberite enega od Navpično podokno za pregledovanje oz Podokno za pregled vodoravno opcije.

Kako slediti spremembam, ki so jih naredili določeni ljudje v programu Microsoft Word

Morda bi bilo bolj učinkovito razvrstiti spremembe po avtorju. Če želite to narediti v programu Microsoft Word, pojdite na Pregled > Sledenje in razširite Prikaži oznako meni. Tam izberite Konkretni ljudje in počistite vsa polja razen tistih, ki ustrezajo avtorjem, katerih spremembe želite pregledati.

Kako ustaviti skupno rabo dokumenta ali spremeniti dovoljenja v programu Microsoft Word

Če želite prenehati deliti dokument z določenimi sodelavci, odprite dokument in pojdite na Deliti meni. Tam izberite Upravljanje dostopa.

Če želite enemu od sodelujočih odstraniti dostop, izberite njegovo uporabniško ime. Nato kliknite Neposreden dostop in odprite spustni meni. Izberite Odstrani dostop in potrdi dejanje. Druga možnost je, da uporabite isti meni, da spremenite, kako lahko dostopajo do dokumenta v skupni rabi.

Enostavno sodelujte v programu Microsoft Word

Uporaba orodij za sodelovanje Microsoft Word vam lahko prihrani veliko časa, saj vam članom ekipe ni treba pošiljati e-pošte o morebitnih spremembah dokumenta. Poleg zmožnosti sodelovanja ima Microsoft Word veliko funkcij in orodij, tako da za dokončanje projektov ne potrebujete drugega urejevalnika besedil. Tabele lahko na primer pretvorite v grafe ali prevajate jezike na poti.