Ste naveličani zamujanja rokov? Naučite se ustvariti časovni zemljevid in prevzeti nadzor nad svojo produktivnostjo.

Kako pogosto se znajdete izgubljeni – ne morete obvladati neskončnega toka nalog, ki so vam naložene? Ponoči ležite na postelji in razmišljate o vsem delu, ki bi ga lahko opravili čez dan, a niste mogli.

Razmišljate o tem, kako bi lahko bolje razporedili svoj čas in naredili več. Toda dan je izgubljen. Ko bi le vse to načrtoval vnaprej. Če zgornji scenarij opisuje vašo situacijo, morate razmisliti o časovnem načrtovanju.

Kaj je časovno preslikavanje? Kako se razlikuje od časovnega blokiranja?

Časovno preslikavanje se nanaša na proces ustvarjanja okvira, ki preslika vaše dejavnosti (delo, sestanke, osebne obveznosti) glede na čas. Časovno preslikavo je enostavno zamenjati z razporejanjem ali običajnimi metodami upravljanja s časom, kot je blokiranje časa. Vendar pa obstaja opazna razlika.

Časovni zemljevid ponuja celovit pogled na vaš dan, teden ali mesec. Zagotavlja jasnost o tem, kako naj bi preživljali dneve, kaj morate narediti in kdaj. Ko dobite okostje, kako nameravate porabiti svoj čas, lahko začnete načrtovati časovne bloke za naloge z visoko prioriteto (blokiranje časa).

Za razliko od drugih metod upravljanja s časom, načrtovanje časa ni samo dodeljevanje časa za delo. Je popoln načrt za to, kako preživljate svoj čas, od dela in hobijev do prostega časa in družinskega časa. In ko se enkrat navadiš na časovni zemljevid, se zgodi čarovnija.

Dobite jasen zemljevid, kaj morate storiti, tako da utrujenost pri odločanju izgine. Dnevi žongliranja med različnimi projekti izginejo, ker ste že načrtovali časovne bloke za naloge visoke prioritete. Veste, kdaj je čas za delo in kdaj je čas, da odložite skrbi in popijete skodelico vroče kave. Ne mudi se vam več in opravite več dela.

Sliši se lepo, kajne? Pogovorimo se o tem, kako ustvariti časovni zemljevid, da povečate produktivnost in prevzamete nadzor nad svojim življenjem.

Kako ustvariti časovni zemljevid za izboljšanje produktivnosti

Standardnega načina za ustvarjanje časovnega zemljevida ni, ker je časovni zemljevid oseben. Ljudje imamo različne cilje, temperamente in okoliščine. Kar deluje za enega, morda ne bo delovalo za drugega. Naslednji vodnik pa ponuja skico tipičnega postopka ustvarjanja časovnega zemljevida, ki mu lahko sledite in ga oblikujete glede na vaše posebne okoliščine.

1. korak: razmislite o tem, kako preživljate čas

Preden začnete ustvarjati časovni zemljevid, je ključnega pomena, da se vprašate: Zakaj ustvarjate časovni zemljevid in kaj pričakujete, da boste dosegli? To so pomembna vprašanja, ki vplivajo na to, kako učinkovito bo načrtovanje časa za vas. Zato je ključnega pomena, da smo pri odgovorih na ta vprašanja odkriti.

Začnete lahko z razmišljanjem o tem, kako preživite svoj čas na povprečen dan. Ali ste zadovoljni s svojo trenutno rutino? Če ne, pomislite, kaj bi radi izboljšali. Ne pozabite, da ustvarjate časovni zemljevid zase.

To pomeni, da morate pri odgovarjanju na ta vprašanja upoštevati svojo osebnost, največje produktivne ure in navade. Na primer, če veste, da najbolje delate pozno zvečer, lahko nastavite časovne bloke za naloge z najvišjo prioriteto ponoči, da zagotovite največjo učinkovitost.

Ko si svoj življenjski slog ogledate s ptičje perspektive, upoštevate pomanjkljivosti v svoji rutini, opazite stvari, ki jih želite izboljšati, in spoznali, kaj želite doseči s svojim časovnim zemljevidom, nadaljujte z naslednjim korak.

2. korak: Ustvarite seznam opravil

Navedite dejavnosti, ki jih želite opraviti v določenem časovnem okviru. Za vaš prvi zemljevid je najbolje, da se držite krajšega časovnega okvira, po možnosti en teden. To je zato, ker vam krajši časovni okvir pomaga postaviti realne cilje in se počutiti manj preobremenjene.

Ko navajate svoje dejavnosti za teden, ustvarite kategorije za različna področja svojega življenja (delo, hobiji, zdravje, prijatelji in družina). Svoje naloge lahko preprosto upravljate, ko jih razdelite v ustrezne kategorije. Vendar ne pretiravajte. Najbolje je, da vaše kategorije ostanejo med 3-5, da se izognete neredu.

3. korak: barvno kodiranje različnih dejavnosti

Ustvarjanje časovnih zemljevidov ni nujno dolgočasno. Različnim kategorijam časovnega zemljevida lahko (bi morali) dodati barvo. Zaradi tega je vaše časovno načrtovanje zabavno, različne barve pa pomagajo vizualizirati vaš časovni zemljevid. Vendar ne dodajajte barv naključno. Različne barve predstavljajo različne občutke, zato barvno kodirajte ustrezno.

Zelena predstavlja naravo in obilje, zato smo moji zdravstveni kategoriji v Clockifyju dodelili zeleno barvo.

4. korak: Določite prednostne naloge

Ko naštevate dejavnosti, ki jih želite dokončati v enem tednu, boste ugotovili, da ni dovolj ur za dokončanje vseh nalog. Tukaj boste morali začeti določati prednostne naloge. Večina ljudi pa težko določi prednost. če si to ti, uporabite Eisenhowerjevo matriko za določanje prioritet svojih nalog.

Eisenhowerjeva matrika pomaga kategorizirati naloge v štiri kvadrante glede na njihovo pomembnost in nujnost. Najpomembnejša in nujna opravila dobijo najvišjo prioriteto, medtem ko so najmanj pomembna in manj nujna opravila načrtovana za pozneje, delegirana ali odstranjena s seznama opravil.

5. korak: Načrtujte časovne bloke

Ko določite prednost nalog, je naslednji korak časovno blokiranje. Tako ustvarite časovne bloke v koledarju:

  1. Ustvarite časovne bloke za prednostne naloge.
  2. Po tem ustvarite časovne bloke za sestanke.
  3. Če imate dovolj časa, ustvarite časovne bloke za druge pomembne naloge ali projekte.

Čeprav se postopek zdi preprost, boste na začetku delali napake. A ne skrbite, sčasoma vam bo to uspelo. Da pa bi vam olajšali postopek in zmanjšali možnosti napake, upoštevajte nekaj nasvetov:

  • Naj bodo vaši časovni bloki dovolj prilagodljivi, da pustite prostor za nepričakovane klice in neizogibne motnje.
  • Določite si določen čas za rutinska opravila (zajtrk, jutranji tek, večerja).
  • Načrtujte sestanke (če je mogoče) v enem samem časovnem bloku, ker lahko sestanki, razpršeni čez dan, ovirajo produktivnost.
  • Ne pozabite ustvariti časovnih blokov za počitek.
  • Pustite prazne časovne bloke za nenadne, nepričakovane dogodke.

6. korak: Preglejte in popravite

Zdaj, ko ste ustvarili svoj časovni zemljevid, je čas, da ga pregledate. Preverite, ali vaš tedenski časovni zemljevid popolnoma predstavlja, kako želite preživeti teden. Če ne, ga spremenite. Na primer, če ste v ponedeljek in torek nakopičili veliko intenzivnega dela – medtem ko imate v sredo ostane veliko časa – v sredo lahko dodate nekaj dela, da uravnotežite tvoji dnevi.

Vaš časovni zemljevid ni odločba sodišča, zato ga lahko spremenite in naredite prilagoditve, ki se vam zdijo primerne. Vendar to storite, preden mu začnete slediti, saj lahko sredina sprememba časovnega zemljevida izniči vaš urnik za celoten teden.

Medtem ko sledite svojemu časovnemu zemljevidu, preverite, kako dobro deluje. Vprašajte se: Ali ste temu lahko sledili? Ali je povečalo vašo produktivnost? Ali obstajajo področja, ki jih je treba še izboljšati? Na podlagi vaših odgovorov naredite potrebne prilagoditve vaših prihodnjih časovnih zemljevidov.

Programska oprema za časovno preslikavo ni nuja, vendar naredi postopek učinkovitejši. Vse, kar potrebujete, je pisalo in papir, da ustvarite časovni zemljevid tako, da navedete tedenske dejavnosti in jih razvrstite po prednosti ter ustvarite časovne bloke za teden.

Toda s tem je težava. Ne morete spreminjati. Programska oprema za načrtovanje časa omogoča lažje in učinkovitejše načrtovanje časa. Poleg tega je vaš časovni zemljevid vedno dostopen v vašem telefonu.

Clockify je ena najboljših programov za upravljanje časa. Ponuja urejen vmesnik, ki je enostaven za krmarjenje, in številne funkcije, ki pomagajo ustvariti celovite časovne karte.

V aplikaciji lahko enostavno ustvarite časovne bloke koledarski pogled. Kliknite kateri koli časovni okvir (ki še ni časovno blokiran) in Dodajte vnos časa pojavilo se bo pojavno okno. Zdaj izpolnite podrobnosti in kliknite DODAJ gumb. Postopek ponavljajte toliko časa, kolikor želite.

Ti lahko uporabite TimeCamp, da prihranite čas, povečate produktivnostin ustvarite časovne zemljevide. Ko dodate časovne bloke za teden (ali mesec), integrirajte Google Koledar v svoj TimeCamp.

Časovni bloki iz vašega Google Koledarja se bodo samodejno prikazali na vaši časovnici TimeCamp ob dodeljenem času. Še več, TimeCamp ponuja samodejno sledenje času – rešitev za ljudi, ki pogosto pozabijo dodati vnose časa.

Planyway vam omogoča integracijo Trello, Jira, Google Calendar in Microsoft Teams. Če upravljate projekte v Trellu in načrtujete sestanke v Google Koledarju, je težko vedeti, kaj storiti in kdaj.

Planyway prinaša vse na enem mestu, kar olajša ustvarjanje časovnega zemljevida. Časovne bloke lahko povlečete po koledarju Planyway, kar olajša prilagajanje v zadnjem trenutku.

Od pisanja člankov in ustvarjanja proračunov do ustvarjanja seznama za spremljanje mojih najljubših filmov, lahko storite veliko s zbirko Google Docs Editors. Ustvarjanje časovnega zemljevida ni nič drugačno.

Google Preglednice ponujajo vse, kar potrebujete za ustvarjanje popolnega časovnega zemljevida. Kar ločuje Google Preglednice od druge programske opreme za časovno kartiranje, je svoboda, ki vam jo daje. Svoj časovni zemljevid lahko ustvarite poljubno, ne da bi se omejili na vmesnik aplikacije.

Če pa ne želite ustvarjati časovnega zemljevida iz nič, je tukaj Predloga časovnega zemljevida Google Preglednic ki jih lahko uporabite in prilagodite.

Odlašanje je sovražnik

Kartiranje časa vam pomaga bolje upravljati svoj čas. Daje vam smer in pot, ki ji morate slediti. Vendar se mu morate zavezati, da pokaže svoje čudeže. In največja ovira, s katero se boste srečali na poti, je odlašanje.

Veliko ljudi se spopada z odlašanjem in uporablja različne metode za reševanje tega. Čeprav imajo vse te metode svoje prednosti, je pravilo petih minut eno najučinkovitejših.