Kako poenostaviti in očistiti nered v shrambi v oblaku

Zahvaljujoč priročnemu shranjevanju v oblaku je vse svoje datoteke enostavno vanj brez premisleka. Toda kmalu bo vaš račun Google Drive, Dropbox, OneDrive ali drug račun za shranjevanje v oblaku postal zmešan nered brez organizacijske strategije.

Če morate urediti svojo shrambo v oblaku in poenostaviti nastavitev, je tukaj vodnik za nadzor nad vsem.

1. Izbrišite velike in nepotrebne datoteke

Preden začnete premikati datoteke, je dobro, da se znebite vseh datotek, ki jih ne potrebujete več. Prvi korak pri ohranjanju čistega prostora za shranjevanje v oblaku je odstranitev datotek, ki ne sodijo več.

Če ohranite vse svoje datoteke v oblaku sinhronizirane z računalnikom, je preprost način za iskanje največjih datotek znotraj namizni upravljalnik prostora na disku. V sistemu Windows, TreeSize Brezplačno je odlična izbira. Če uporabljate Mac, OmniDiskSweeper je solidna brezplačna možnost.

S temi aplikacijami izberite mapo za shranjevanje v oblaku in razvrstila bo vaše datoteke od največje do najmanjše. Če naletite na stare videoposnetke, ki vam jih ni treba več sinhronizirati, ali prenesene datoteke, za katere niste vedeli, da so v oblaku, jih izbrišite ali premaknite iz shrambe v oblaku, kot je primerno.

Če vseh datotek v oblaku ne sinhronizirate z namizjem, vam večina orodij za shranjevanje v oblaku omogoča razvrščanje po velikosti v njihovih spletnih aplikacijah. Druga možnost je uporaba njihovih orodij za prikaz vaše porabe prostora za shranjevanje, ki običajno poudari velike datoteke.

V poznejšem koraku boste morda naleteli na več nepotrebnih datotek, ki ste jih zamudili v tem prehodu. V redu je; ko se znebite nizko visečega sadja, lahko preidete na nov načrt upravljanja shranjevanja v oblaku.

2. Odločite se, katere datoteke gredo v katero storitev

Če vam ni treba hraniti veliko datotek v shrambi v oblaku ali plačate za nadgrajen načrt s svojo najljubšo storitvijo, potem se verjetno držite ene storitve za shranjevanje v oblaku. V teh primerih lahko ta korak preskočite.

V nasprotnem primeru bi morali razmisliti o organiziranju datotek po storitvah. S prijavo na več brezplačne storitve za shranjevanje v oblaku, ne boste dobili le več prostora, temveč boste imeli tudi enostaven način za razdelitev datotek po vrsti. Lahko se na primer odločite, da fotografije obdržite v OneDrive, dokumente v Dropboxu in videoposnetke v Google Drive.

Namestitev več aplikacij za upravljanje teh datotek ni velika nevšečnost in vedeli boste, kje iskati, odvisno od tega, kaj potrebujete. To tudi pomaga preprečiti, da bi vaša vsebina, shranjena v kateri koli storitvi, postala preobremenjena.

V tem vodniku se osredotočamo na splošne organizacijske nasvete, vendar smo jih tudi obravnavali kako pospraviti Google Drive če iščete bolj konkretno pomoč.

3. Določite jasno strukturo map

Podobno, ko si upravljanje računalniških datotek, ustvarjanje sistema map, ki deluje za vas, je ključni korak v postopku čiščenja shrambe v oblaku. Zahvaljujoč zmogljivim funkcijam iskanja lahko vsakič poiščete tisto, kar potrebujete, in se opustite pravilni organizaciji. Toda za nadaljnji mir v shrambi v oblaku so mape veliko boljše.

Če želite najti najboljši pristop za vas, razmislite o tem, kako ponavadi iščete datoteke, in sestavite svoje mape, da bodo sledile naravnemu napredovanju tega.

Tukaj je nekaj idej za razmišljanje:

• Če ste študent, ustvarite mapo za vsako razredno leto, v njej pa novo mapo za vsak semester. Vsaka mapa semestra ima lahko nato mapo na razred.
• Če v eni storitvi v oblaku hranite več vrst datotek, začnite s korenskimi mapami za vsako vrsto datoteke (video, fotografije, dokumenti, zvok). V njih ustvarite podmape, edinstvene za vsako posebej. Zvok lahko na primer organizirate po izvajalcu, videoposnetek po dolžini, fotografije po temi in dokumente po datumu.
• Organiziranje po datumu in času je učinkovita metoda, če vam nič drugega ne ustreza. Ustvarite mapo za vsako leto, nato podmape za mesece. Za pravilno razvrščanje uporabite format LLLL-MM-DD.

Nastavitev mape lahko prilagodite pozneje, vendar je pomembno, da se za nekaj odločite zdaj, da boste v naslednjem koraku vedeli, kam vstaviti svoje datoteke. Oglejte si naše priročnik za učinkovito uporabo kategorij in oznak map za več napotkov.

Nasveti pri ustvarjanju map

Izbira pravega števila map je igra za uravnoteženje. Ne želite imeti preveč map z nekaj datotekami v njih, vendar tudi ne želite imeti majhnega števila map z obremenitvijo datotek v vsaki. Tudi mape ne želite, da segajo na desetine nivojev, saj se v teh primerih zlahka izgubite.

To je nekaj drugega, kar boste verjetno morali sčasoma prilagoditi. Ravnotežje bi moralo postati jasnejše, ko vanj premaknete svoje podatke. Spremenite ga, če se vam zdi, da nekaj ne deluje.

Koristno je ustvariti mapo z imenom Star znotraj katerega koli imenika, kamor bi morda želeli arhivirati podatke. Vse, kar je v tej mapi, je še vedno na voljo, vendar ne ovira glavnega pogleda.

Če želite prilagoditi prednost, lahko dodate podčrtaj (_) pred imenom mape, da ga postavite na vrh vrstnega reda ABC, ali postavite »z« na sprednjo stran imena, da ga pomaknete na dno.

4. Premaknite datoteke v prave mape in jih preimenujte

Zdaj prihaja časovno intenziven del: pregledovanje obstoječih datotek v oblaku in izbiranje, kam jih želite postaviti. V tem koraku prečešite vse v shrambi v oblaku in premaknite vsak predmet v nov dom. Če o nečem niste prepričani, ustvarite mapo »Na čakanju« in pozneje opravite nov prehod. Lahko izbrišete vse, kar ste zamudili v prejšnjem prehodu.

To je tudi pravi čas, da se prepričate, da imajo vaše datoteke jasna imena. Prepričajte se, da datoteke vsebujejo besede, ki bi jih uporabili za iskanje, in spremenite morebitna privzeta imena. Generična imena, kot so IMG-8275 se ne bodo pojavile pri iskanju in vam med pomikanjem po datotekah ne bodo pomenile ničesar. Vzemite si čas in spremenite to ime v Janezova matura 2017 je vredno.

Za datoteke, ki jih želite čisto razvrstiti znotraj mape, upoštevajte njihovo konvencijo poimenovanja, kot ste to storili pri mapah. Na primer, oblika ## Izvajalec — Skladba dobro deluje za glasbo.

Če imate na stotine ali tisoče datotek, lahko to traja nekaj časa, zato se ne bojte razporediti na nekaj dni.

5. Označite z zvezdico ali dodajte bližnjice do ključnih map

Verjetno je, da redno delate z majhnim številom map. Da se ne boste morali vsakič pomikati po njih, jih lahko z zvezdico ali ustvarite bližnjico za hiter dostop.

Če delate v shrambi v oblaku prek spletnega mesta ali aplikacij, vam označevanje datotek in map z zvezdico omogoča ogled najpomembnejših informacij na enem mestu. Ker se te pri sinhronizaciji datotek ne prevedejo v pomnilnik vašega računalnika, namesto tega ustvarite hitro povezavo do njih v stranski vrstici File Explorerja ali Finderja.

S tem sistemom potrebujete nekaj klikov, da pridete do map, ki jih ves čas uporabljate, medtem ko je vse ostalo logično organizirano, ko ga potrebujete.

Držite se svojega organizacijskega načrta za uspeh

Čestitamo za organizacijo nereda v shrambi v oblaku! To je lahko zastrašujoče delo, če imate več let zbranih datotek, vendar vaše delo ni končano, ko dokončate začetno poenostavitev.

Uprite se skušnjavi, da začnete znova metati svoje datoteke na kup. Vzemite si čas, da vsak element pravilno razvrstite v svojo novo hierarhijo, takoj ko ga dodate, in to v prihodnosti ne bo več postalo velika naloga. Hitro tedensko vzdrževanje bi moralo poskrbeti za morebitne zaostanke.

Zdaj, ko ste poenostavili svoje datoteke v oblaku, poskrbite, da bodo ti računi za shranjevanje v oblaku zaščiteni z ustrezno varnostjo.

10 nasvetov za varno in varno shranjevanje v oblaku

Preberite Naprej