Kako oštevilčiti vrstice v Microsoft Excelu

Formatiranje podatkov v Microsoft Excelu je lahko težavno, še posebej, če morate spremeniti velik nabor podatkov, ki je že izpolnjen. Primer takšnega oblikovanja je oštevilčenje vrstic v Excelu.

Če je nabor podatkov majhen in neprekinjen, lahko njegove vrstice enostavno oštevilčite ročno ali s samodejnim zaporedjem polnjenja. Ko je nabor podatkov velik in nedosleden, je treba nekatere podatke dodati ali odstraniti iz sredine ali ko morate filtrirati podatke v določenem stolpcu, se oštevilčenje pokvari.

Raziščimo različne načine za oštevilčenje vrstic skladnih in nedoslednih (prazne vrstice) naborov podatkov v Microsoft Excelu.

1. Številčenje vrstic skladnega nabora podatkov v Excelu z uporabo ročica za polnjenje in niza zapolnitev:

Uporaba ročice za polnjenje ali niza polnitve je najlažji način za oštevilčenje vrstic, če imate dosleden nabor podatkov brez praznih vrstic.

Za boljše razumevanje uporabimo oba načina oštevilčevanja vrstic za nabor podatkov, prikazan spodaj:

Če želite oštevilčiti vrstice z ročico za polnjenje, sledite tem korakom:

1. Postavi 1, 2 in 3 v celicah A2, A3 in A4.
2. Izberite celice A2 skozi A4.
3. A ikona plus se prikaže v spodnjem desnem kotu zadnje izbrane celice, ko se kazalec premakne nad njo.
4. Če dvakrat kliknete nanj, boste oštevilčili vse neprekinjene vrstice pod njim.

Če se torej v naboru podatkov ne prikaže nobena prazna vrstica, je to hitra metoda za oštevilčenje vrstic. Vendar polnjenje ne deluje v teh dveh primerih:

1. Kadar koli ročaj za polnjenje naleti na nedoslednost (prazna vrstica), se samodejno ustavi.
2. Če je sosednji stolpec, kjer uporabljate ročico za polnjenje, prazen, ne bo deloval.

Vendar pa obstaja rešitev za to, in sicer ročno samodejno izpolnjevanje zaporedja. Na ta način, tudi če je v naboru podatkov nedoslednost ali je sosednji stolpec prazen, lahko še vedno oštevilčite vrstice vse do konca.

Samodejno izpolnjevanje je tako preprosto, kot da povlečete spodnji desni kot izbranih celic, kjer je prikazan znak plus, in ga razširite do konca.

Toda ta metoda ni izvedljiva zaradi naslednjih razlogov:

1. Prav tako oštevilči vse prazne vrstice, ki se mu pridejo na pot, česar seveda ne želimo.
2. Ročno vlečenje nabora podatkov na dno postane problematično, če je nabor podatkov obsežen.

Druga možnost je, da uporabite metodo Fill Series, če ne želite ročno povleči zaporedij v velikem naboru podatkov, vendar še vedno želite samodejno izpolnjevanje podatkov do konca. Poglejmo, kako deluje.

1. Zabeležite skupno število izpolnjenih vrstic v naboru podatkov s pritiskom na CTRL + Konec.
2. V celici A2, vnesite 1.
3. Izberite Serija Iz Napolnite spustni meni v Urejanje oddelek Domov zavihek.
4. Izberite Stolpci v Serija v in Linearna v Vrsta.
5. Set Stop vrednost na skupno število izpolnjenih vrstic in Vrednost koraka do 1.
6. Kliknite v redu.

Vrstice bodo samodejno oštevilčene do zadnje izpolnjene, vključno s praznimi. Čeprav odpravlja ročno vlečenje in ne preneha polniti pri prazni vrstici, pri izdelavi profesionalnih preglednic ne bo deloval, saj oštevilči prazne vrstice, česar ne želimo.

Poleg tega, ker sta obe metodi statični, če izbrišete vrstico in jo premaknete ali zamenjate, jo boste morali preštevilčiti. Kljub temu sta obe metodi enostavni za uporabo in dobro delujeta, če so podatki dosledni.

POVEZANO: Kako na enostaven način odstraniti prazne vrstice v Excelu

Oglejmo si, kako oštevilčiti neskladne nabore podatkov s praznimi vrsticami z uporabo funkcij COUNTA in IF.

2. Uporaba funkcij COUNTA in IF za oštevilčenje vrstic v nedoslednem naboru podatkov

Funkcija COUNTA preskoči prazne vrstice, medtem ko zaporedoma oštevilči izpolnjene. Če si želite ogledati, kako deluje, ga uporabimo za nedosleden nabor podatkov:

1. Razmislite o naslednjem naboru podatkov:
2. V celico vnesite naslednjo formulo A2:

   =IF(ISBLANK(B2),"",COUNTA($B$2:B2))

3. S samodejnim izpolnjevanjem izpolnite preostale celice spodaj.

Vidite lahko, da je preskočil prazne celice, medtem ko je oštevilčil le izpolnjene po vrstnem redu. Tukaj funkcija IF odloči, ali je sosednja celica prazna. Vrstice pusti prazne, če so sosednje celice prazne, in jih šteje, če so zapolnjene.

Poleg tega je ta način oštevilčevanja vrstic dinamičen, tako da se bo oštevilčenje samodejno posodobilo, ko dodate, zamenjate ali odstranite vrstico.

Kaj pa, če morate izpolniti nabor podatkov in želite ohraniti številke vrstic? V tem primeru kombinacija IF in COUNTA ne bo pomagala, prav tako pa tudi ročico za polnjenje ali zapolnitev serije.

Nato lahko uporabite drug pristop, pri čemer uporabite funkcijo SUBTOTAL za ohranjanje številčenja vrstic v podatkovnem listu med filtriranjem podatkov.

3. Uporaba funkcije SUBTOTAL

Oglejmo si sintakso funkcije SUBTOTAL, preden jo uporabimo v naboru podatkov.

=SUBTOTAL(število_funkcije, obseg 1, [obseg 2..])

Razpon 1 označuje obseg nabora podatkov, kjer naj se funkcija uporabi. The funkcija_številka označuje, kje se nahaja vaša želena funkcija na seznamu, kot je prikazano spodaj.

Če želite oštevilčiti vrstice z uporabo SUBTOTAL, sledite tem korakom:

1. Pojdi v celico A2.
2. Tam vnesite naslednjo formulo:

   =SUBSET(3,B2:$B$2)

3. Izpolnite zaporedje, da zapolnite vnose v spodnje celice.

Zdaj, kot je prikazano spodaj, ko filtrirate podatke v katerem koli drugem stolpcu, se oštevilčenje vrstic samodejno spremeni v pravilnem vrstnem redu.

Primerjava uporab vsake metode

Na kratko poglejmo, kje so vse tri metode uporabne:

1. Dokler imate dosledne podatke brez praznih vrstic, lahko za oštevilčenje vrstic uporabite ročico za polnjenje ali niz zapolnitev.
2. Če so podatki nedosledni in morate samo oštevilčiti vrstice (ne da bi jih pozneje filtrirali), lahko uporabite drugo metodo združevanja funkcije COUNTA s funkcijo IF.
3. Funkcija SUBTOTAL bo delovala vsakič, ko boste morali filtrirati podatke ob ohranjanju številčenja vrstic.

POVEZANO: Kako vstaviti več vrstic v Excel

Številčne vrstice z lahkoto v Microsoft Excelu

Na ta način lahko vrstice enostavno oštevilčite, ne glede na to, ali so podatki skladni ali ne. Izberite metodo, ki najbolj ustreza vašim potrebam.

Poleg teh treh metod lahko uporabite tudi funkcijo ROW in ustvarite Excelovo tabelo za številčenje vrstic, vendar ima vsak od teh pristopov svoje omejitve.

Ali je vedno težko upravljati več delovnih listov z neskončnimi vrsticami in stolpci? Vrstice in stolpce lahko preprosto združite v skupine, tako da boste lažje upravljali s podatki, vaše stranke in sodelavci pa lažje krmarili. Uporabite jih v svojih preglednicah, da bodo videti bolj profesionalno.

Kako združiti vrstice in stolpce z obrisi in vmesnimi vsoti v Excelu

Naučite se združiti vrstice in stolpce v Excelu, da uporabnikom olajšate dostop do vaših poročil s povzetki.

Preberite Naprej

O avtorju