Kako obvladati eno nalogo z uporabo tehnologije za izboljšanje produktivnosti

Na prvi pogled se zdi, da je večopravilnost vrhunski produktivnost, če upoštevamo vse osebno cilje, ki jih želite doseči, neskončne delovne zahteve, digitalne motnje in poklicno življenje, ki ga povzroča pandemija neravnovesje.

Vendar pa globlji potop v to prakso vodi do drugačnega zaključka.

Slabosti večopravilnosti

Imate le toliko energije, pozornosti in časa - bistvenih elementov produktivnosti. Zaradi večopravilnosti je ena večjih pomanjkljivosti ta, da ste le delno predani različnim dejavnostim, na katere se osredotočate hkrati.

Rezultat je fatamorgana, ki vas zavede v misel, da ste učinkovitejši, saj le malo napredujete na več področjih, kar vodi v napačno dojemanje uspeha.

Resnica pa je, da vam večopravilnost omogoča, da se osredotočite na napačne prioritete, zavira ustvarjalnost, poveča raven stresa in odvračanje pozornosti, vodi do več napak, izgorelosti in poslabšanje spominaitd., zaradi česar ste manj produktivni. In veliko jih je raziskave v podporo tej trditvi.

Kaj je torej alternativa?

Doslej ste verjetno že uganili, da je alternativa eno nalogo, pri kateri se osredotočite na eno nalogo hkrati. Kot pomeni izraz, pomeni vso svojo pozornost nameniti nalogi. Ta praksa vam omogoča, da prihranite čas, izgubljen pri žongliranju med dejavnostmi, poveča ustvarjalnost, poveča verjetnost, da boste izpolnili svoje prednostne naloge, odstrani motnje itd.

Verjetno pa že veste, da lahko eno samo opravilo izboljša vašo produktivnost. Vendar, tako kot mnoge druge stvari v življenju, pogosto obstaja velika razlika med tem, kar vemo, da bi morali narediti (enoopravilnost), in tem, kar na koncu počnemo (večopravilnost).

Če želimo zapolniti vrzel, se nekoliko oddaljimo od kaj in se osredotočite na kako izboljšati svojo sposobnost osredotočanja na eno stvar naenkrat in hkrati povečati produktivnost:

1. Uporabite metodo Pomodoro

Metoda Pomodoro je učinkovita tehnika upravljanja časa, ki lahko izboljša vašo produktivnost tako, da se osredotočite na eno nalogo. Izvajanje je preprosto in zahteva minimalne nastavitve. Lahko poskusite te brezplačne odprtokodne aplikacije Pomodoro.

Če želite začeti uporabljati metodo Pomodoro, nastavite časovnik za 25 minut, da se osredotoči na eno nalogo, in vzemite a 5-minutni odmor, da se sprostite ali naredite vse, kar ni povezano z vašo nalogo, kot je igranje iger ali pošiljanje sporočil prijatelj. Pravkar ste zaključili eno Pomodorovo sejo. Po štirih ali petih Pomodorovih si lahko privoščite daljši odmor.

Ta metoda je učinkovita, saj vam pomaga zmanjšati motnje, učinkovito načrtovati dan in uživati občutek dosežka po vsaki seji Pomodora in povečajte koncentracijo s krajšimi rafali delo.

2. Ustvarite avtomatizirane sisteme

Pogosto se lahko spopadete z enim opravilom, ker morate vsakodnevno opravljati toliko ponavljajočih se dejavnosti, na primer odgovarjati na e-poštna sporočila ali objavljati objave v družabnih medijih. Na srečo obstajajo avtomatizacija vam lahko pomaga na več načinov rešite te odvečne naloge in se osredotočite na svoje prioritete.

Na primer, lahko uporabite te aplikacije za Android za nastavitev samodejnih odgovorov na e -pošto, telefonske klice, besedilna sporočila itd. Uporabite lahko tudi platforme za avtomatizacijo, kot so IFTTT za povezovanje različnih digitalnih orodij in ustvarjanje avtomatiziranih sistemov.

3. Zložite svoje plitke naloge

Ste se kdaj znašli na pomembni in zapleteni nalogi, da bi se šele čez nekaj minut zavedali, da delate nekaj povsem nepovezanega? Recimo, da želite napisati blog na temo »Kako ustanoviti podjetje«. Začnete raziskovati to temo in prejmete e -poštno sporočilo z vprašanjem, ali ste naslednji teden na voljo za konferenco o globalnem segrevanju.

Odločite se, da se boste takoj odzvali, saj bo trajalo le nekaj minut, vendar kliknete povezavo do YouTuba o krčenju gozdov, priloženo e -poštnemu sporočilu. Nato YouTubovi algoritmi predlagajo, da si ogledate napovednik filma, ki je povezan s to temo, in naslednje, kar veste, si ogledate celotno oddajo na Netflixu. Sliši se znano?

Kako se temu izognete? Načrtujte svoj dan in skupaj razvrstite podobne dejavnosti, da se izognete zamenjavi nalog. To vam omogoča, da hkrati opravljate podobno plitvo ali delo z nizko vrednostjo, ne pa občasno ves dan.

Na primer, lahko dodelite čas za razvrščanje e -poštnih sporočil, načrtovanje sestankov v koledarju in odgovarjanje na obvestila. Vse te naloge nizke vrednosti lahko združite za nizkoenergijske dele svojega dne.

4. Uporabite osebni Kanban

Zagotovite lahko, da delate samo na eni nalogi hkrati, tako da ustvarite svoj osebni sistem Kanban. Uporabite lahko tablo in samolepilne zapiske ali pa prenesete aplikacijo, ki jo navdihuje kanban Trello.

Ko se prijavite v svoj račun Trello, ustvarite tri stolpce z naslovom -narediti, početje, in zaključeno. Zapišite vse naloge, na katerih želite delati, po prednostnem vrstnem redu. Vzemite najpomembnejšo nalogo in jo premaknite v početje stolpec za začetek dela.

Če želite, da ta tehnika deluje, morate le zagotoviti, da sta v stolpcu za opravljanje dejavnosti v danem trenutku samo ena ali dve nalogi. To vam bo pomagalo, da se izognete preveč nalogam hkrati.

Prenesi: Trello za Android | iOS (Na voljo brezplačna, premium različica)

Povezano: Kako upravljati svoje naloge z uporabo japonske tehnike Kanban

5. Vadite enojne zavihke

Na vašem zaslonu je trenutno lahko odprtih veliko zavihkov. V teh dneh se zdi nemogoče, da bi bile vaše seje brskanja na enem zavihku. Med brskanjem po spletu je tako enostavno odvrniti pozornost, ker je prežet z motnjami.

Vadba z enim zavihkom je učinkovita metoda, ki vam pomaga, da se osredotočite na nalogo. Stavljamo pa, da boste za začetek morda potrebovali pomoč. Uporabite lahko razširitev, kot je xTab omejite število zavihkov, ki jih odprete.

Uporabite lahko tudi Zagon da uživate v čudoviti sliki ozadja, v prednastavljenem območju ostrenja (ali katerem koli drugem opomniku) in navdihujočem citatu.

Poiščite večjo produktivnost pri enem opravilu

Z enim opravilom ste lahko skoraj vedno prepričani, da ste opravili najpomembnejša opravila učinkovito in uspešno, saj ste svojo energijo, čas in pozornost namenili prav njim možno.

Kako dati prednost svojim nalogam z uporabo metode MoSCoW

Ali imate pogosto težave pri opravljanju svojih nalog? Organiziranje in določanje njihovih prioritet je lahko vaša rešitev, metoda MoSCoW pa vam lahko pri tem pomaga.

Preberite Naprej

O avtorju