Kako orodja za skupno pisanje olajšajo vaše življenje

Oglas

Če ste kdaj morali koproducirati pisno delo, boste vedeli, na koliko ravneh je to lahko težko. Čakanje na pisce partnerja ali popravljanje nasprotujočih si različic dokumenta bi moralo biti najmanj skrb. Navsezadnje internet piše pisanje vetrov.

Po pisanju teze na 100 strani v trije skupini, ki je uporabljal Google Drive, sem vedel, da je to res. Kljub temu pa mi pred kratkim ni uspelo spodbuditi Google Drive, da sem v petih skupinah dokončal manj kot 10 strani dokumenta. Nazaj in nazaj smo poslali Wordove dokumente, kar me je skoraj zmešalo. Pomagajte se svoji skupini izogniti naslednjim težavam, tako da se pomaknete s tipko a orodje za skupno pisanje v realnem času Obdelava besedil v Google Dokumentih? 5 pomembnih nasvetov za ohranjanje misliVečji del mojega življenja je bil Microsoft Word orodje za obdelavo besedil, ki ga boste uporabljali, če boste resno delali. Seveda, obstajale so druge možnosti, kot sta Corel WordPerfect in kasneje OpenOffice, ... Preberi več od začetka.

Čakajo drug na drugega

Kaj se zgodi, če ne uporabljate orodja, ki podpira skupno pisanje v realnem času?

Na koncu čakate drug na drugega. Samo ena oseba bo lahko napisala ali uredila dokument, preden bo naslednja oseba lahko nadaljevala. Ko lovite rok, vam bo to dragocen čas.

Za učinkovito sodelovanje člani skupine potrebujejo neomejen dostop do dokumenta, s katerim delate. To bo vsem omogočilo pisanje ali urejanje v prostem času. Ugotovili boste, da nič ni boljšega kot čas, ko skupaj v realnem času pišete za en dokument, še posebej, če niste v isti sobi.

V paru s slabo komunikacijo in delom na daljavo, čakanje drug na drugega stanejo tedne moje ekipe. Na srečo nam ni bilo treba izpolniti težkega roka. Vendar to ni najslabše vprašanje, ki ga lahko pričakujete pri delu v oddaljeni ekipi.

Zmede oblikovanje različic drugih

Verjetno vsi ne uporabljate istega operacijskega sistema, istega urejevalnika besedil ali iste različice programske opreme. To lahko zmede stvari in zapravlja ure vašega dela.

Težavam s formatiranjem se lahko izognete tako, da vsem zagotovite popolnoma enako orodje. Najlažji način za to je, da vsi delajo v povsem istem dokumentu na eni nevtralni platformi OS, kot je spletni besedilni procesor.

V naši ekipi sem bil kriv za to težavo, ker ne uporabljam Microsoft Officea. Zakaj bi plačeval za Word, če ga ponavadi potrebujem samo za odpiranje dokumentov in če je veliko odličnih brezplačne možnosti za Office 7 najboljših brezplačnih možnosti za Microsoft OfficeMicrosoft Office je kralj pisarniških apartmajev, vendar to še ne pomeni, da je pravi za vas. Tukaj je še nekaj pisarniških paketov, ki bi vam utegnili biti boljši! Preberi več ? Žal sem šel z alternativo - LibreOffice - kar ne deluje dobro z Wordom.

Ustvarjanje konfliktnih dokumentov in izguba sledljivih sprememb

Ko ljudje ne morejo čakati drug drugega, ker se rok bliža, boste na voljo z različnimi različicami dokumenta. Na koncu se mora nekdo usesti in združiti različne različice v en dokument. To ni samo izguba časa, ampak tudi vir napak.

Poleg tega, ko znova sinhronizirate nasprotujoče si različice v en dokument, boste izgubili vsaj nekatere sledil spremembam Kako sodelovati pri sledenju spremembam v programu Microsoft Word Preberi več in komentarji. To lahko prekine skupinsko miselno pot in vodi do nesporazumov. Kako se temu lahko izognete?

Po mojih izkušnjah se ničesar ne zgodi, če uporabljate orodje za pisanje v sodelovanju. V naši ekipi so ljudje postali nestrpni in hkrati je bil narejen zadnji krog povratnih informacij in urejanja. To je pomenilo, da je morala ena oseba združiti vse dokumente, kar je skoraj privedlo do neprijetne napake.

Prednosti kolaborativnega pisanja onkraj izogibanja težavam

Orodja za pisanje so lahko varnejša kot prenos datotek preko interneta.

Zaradi varnostnih pomislekov (NSA in drugi) so številne ustanove omejile uporabo orodij, kot je Dropbox. Čeprav Dropbox na začetku ni idealen, se izogne ​​eni posebej slabi praksi: pošiljanje dokumentov naprej in nazaj po e-pošti.

Na splošno, e-pošta ni zelo varna 7 pomembnih nasvetov za varnost e-pošte, o katerih bi morali vedetiInternetna varnost je tema, za katero vsi vemo, da je pomembna, vendar se pogosto zadržuje v vdolbinicah naših misli in se zavedamo, da "se mi to ne bo zgodilo". Ali ... Preberi več za izmenjavo dokumentov. Ne samo, da je e-poštno sporočilo enostavno prestreči, lahko tudi pozabite vključiti nekoga ali slučajno izbrati napačnega prejemnika. Vnesite platforme za skupno pisanje, ki lahko rešijo vsa ta vprašanja.

Če ne želite več uporabljati storitev večjih korporacij, Google Drive ali SkyDrive (kmalu bo OneDrive), izbirajte med številnimi alternativni spletni procesorji besedil 5 odličnih možnosti za Google Dokumente, ki jih morate upoštevatiGoogle Dokumenti imajo svoje pomanjkljivosti. Mogoče se želite izogniti Googlu zaradi težav z zasebnostjo. Ali pa boste morda potrebovali različne funkcije. Našli smo pet odličnih alternativ in ena od njih vam bo pomagala. Preberi več . Resno pri varnosti? Uporabite orodje, kot je EtherPad da nastavite svojo, samostojno zasebno zasebno in v oblaku pisano platformo za sodelovanje.

Končno, kot smo že omenili, je resnično hitenje delati na dokumentu, hkrati pa opazovati ustvarjalne prispevke drugih. Takrat vstopiš na teren pravega soustvarjanja in tam se rodi timski duh.

Kako sodelujete pri dokumentih in kateri triki ali orodja so pripomogli, da ste zdravi?

Slikovni krediti: Moški čaka preko Shutterstocka