Kako zmanjšati velikost Excelove preglednice

Excelove preglednice zlahka postanejo okorne in velike, zlasti če vsebujejo veliko podatkov ali slik. Čeprav to v večini primerov morda ni težava, lahko oteži učinkovito upravljanje, skupno rabo in delo s preglednico.

Na srečo lahko naredite nekaj stvari, da zmanjšate velikost datotek Excel, ne da bi pri tem žrtvovali podatke. Tukaj vam pokažemo, kako.

1. Izbrišite neželene liste

Če imate preveč neuporabljenih listov, lahko postane datoteka Excel po nepotrebnem velika. Zato bi morali začeti z brisanjem preglednic, ki jih ne potrebujete. To storite tako, da odprete Excelovo datoteko, z desno miškino tipko kliknete neželen list in izberete Izbriši.

Prav tako lahko razmislite o odstranitvi neželenih grafikonov, slik, tabel in drugih elementov.

2. Odstranite nepotrebno oblikovanje

Velikost Excelove datoteke se lahko poveča tudi zaradi pretiranega oblikovanja celic, saj vsaka oblikovana celica zasede dodaten prostor v datoteki. Na primer, če si

formatiraj meje celic, bo zavzel več prostora kot neformatirana celica.

Zato je dobro, da z Excelovega lista odstranite vsa nepotrebna oblikovanja. Če želite to narediti, uporabite te korake:

1. Odprite datoteko Excel in izberite celice, iz katerih želite odstraniti oblikovanje.
2. Kliknite na domov zavihek na vrhu.
3. V Urejanje skupini kliknite na jasno gumb in izberite Počisti formate iz nastalega menija.

3. Spremenite nastavitve velikosti in kakovosti slike

Ali vaša datoteka Excel vsebuje slike? Če je tako, lahko zmanjšanje velikosti in kakovosti slike pomaga zmanjšati velikost datoteke Excel.

Pomembno je omeniti, da zmanjšanje velikosti slike in kakovost lahko vplivata na njihov videz v vaši datoteki Excel. Če se s tem strinjate, sledite tem korakom, da konfigurirate Microsoft Excel za shranjevanje slik v nižji ločljivosti:

1. Odprite Microsoft Excel v računalniku.
2. Kliknite na mapa meni na vrhu.
3. Izberite Opcije iz levega podokna.
4. V oknu Excelove možnosti izberite Napredno zavihek.
5. Pomaknite se navzdol do Velikost in kakovost slike in označite Zavrzi urejanje podatkov možnost.
6. Počistite Ne stiskajte slik v datoteki potrditveno polje.
7. Kliknite spustni meni zraven Privzeta ločljivost da izberete ločljivost 150 ppi ali nižje.
8. Kliknite v redu da shranite spremembe.

4. Stisnite slike v vaši Excelovi preglednici

Če ne želite znižati ločljivosti za vse slike, vam Microsoft Excel ponuja tudi možnost stiskanja posameznih slik v vaši preglednici. Tukaj je opisano, kako ga lahko uporabite za zmanjšanje Excelove datoteke.

1. V Excelovi preglednici izberite sliko, ki jo želite stisniti.
2. Kliknite na Format slike zavihek.
3. V Prilagodi kliknite na Stisnite slike gumb.
4. Obkljukajte Uporabi samo za to sliko če želite samo stisniti izbrano sliko.
5. Obkljukajte Izbrišite obrezana področja slik možnost.
6. Pod Resolucija izberite želeni ppi.
7. Kliknite v redu.

Če želite, lahko ponovite zgornje korake, da stisnete več slik. Po tem bi se morala skupna velikost vaše datoteke Excel znatno zmanjšati.

5. Preprečite Excelu shranjevanje vrtilnega predpomnilnika

Vrtilni predpomnilnik v Excelu je začasna lokacija za shranjevanje podatkov, ki se uporabljajo v vrtilnih tabelah. Čeprav lahko to izboljša zmogljivost in vam omogoči učinkovitejše delo z vrtilnimi tabelami, lahko tudi poveča velikost vaše datoteke, saj Excel te podatke shrani v vašo datoteko.

Če vaša Excelova preglednica vsebuje vrtilno tabelo, uporabite naslednje korake, da Excelu preprečite shranjevanje vrtilnega predpomnilnika z datoteko.

1. Odprite preglednico Excel.
2. Izberite katero koli celico svoje vrtilne tabele in kliknite Analiza vrtilne tabele zavihek na vrhu.
3. Kliknite na Opcije gumb.
4. V Možnosti vrtilne tabele oknu kliknite podatki zavihek.
5. Počistite Shranite izvorne podatke z datoteko potrditveno polje in obkljukajte Osveži podatke ob odpiranju datoteke potrditveno polje.
6. Kliknite v redu potrditi.

Ko dokončate zgornje korake, Excel ne bo shranil vrtilnega predpomnilnika v vašo datoteko, kar dejansko zmanjša njeno velikost.

6. Shranite svojo preglednico v binarni obliki (.Xslb).

Microsoft Excel privzeto shrani vaše datoteke v formatu, ki temelji na XML, kar olajša izmenjavo podatkov z drugimi aplikacijami in sistemi. Če pa morate na hitro zmanjšati velikost datoteke, lahko Excelovo preglednico shranite v binarni obliki.

Če želite shraniti Excelovo preglednico v binarni obliki, uporabite ta postopek:

1. Odprite preglednico Excel.
2. Kliknite na mapa in potem Shrani kot.
3. Izberite želeno mesto za shranjevanje datoteke.
4. Kliknite na Shrani kot vrsto spustni meni za izbiro Excelov binarni delovni zvezek (*.xlsb).
5. Kliknite na Shrani gumb.

Tako boste datoteko Excel shranili v binarni obliki, ki zahteva manj prostora za shranjevanje. Če želite, da Microsoft Excel vaše datoteke vedno shranjuje v binarni obliki, lahko spremenite privzeto obliko shranjevanja v Microsoft Excelu. Takole:

1. Odprite Microsoft Excel in pojdite na Datoteka > Možnosti.
2. Izberite Shrani zavihek v levi stranski vrstici.
3. Uporabite spustni meni zraven Shranite datoteke v tem formatu da izberete Excelov binarni delovni zvezek (*.xslb) možnost.
4. Kliknite v redu da shranite spremembe.

Ko dokončate zgornje korake, bo Excel shranil vse datoteke v binarni obliki, razen če ni določeno drugače.

7. Pretvorite preglednico v datoteko ZIP

Če se ne želite obremenjevati s spreminjanjem nastavitev programa Excel, lahko svojo preglednico preprosto pretvorite v datoteko ZIP. To lahko storite z vgrajeno funkcijo stiskanja datotek sistema Windows. Tako boste lahko zmanjšali velikost datoteke Excel, ne da bi jo odprli. Evo, kako se lahko tega lotite.

1. Pritisnite Win + E da odprete File Explorer.
2. Pomaknite se do mape, v kateri je shranjena vaša datoteka.
3. Z desno miškino tipko kliknite datoteko Excel in izberite Stisnite v datoteko ZIP možnost v kontekstnem meniju.

Windows bo stisnjeno datoteko shranil na isto mesto kot izvirno datoteko. Uporabite lahko tudi a zanesljivo orodje za stiskanje datotek drugih proizvajalcev za to. Ko je preglednica Excel stisnjena, jo lahko delite z drugimi, ne da bi vam bilo treba skrbeti za njeno velikost.

Z lahkoto skrčite svoje Excelove datoteke

Velike Excelove datoteke so lahko okorne, se počasi nalagajo in jih je težko deliti po e-pošti. Na srečo se s tem ni treba sprijazniti. Upoštevanje spodnjih nasvetov vam bo v hipu pomagalo zmanjšati velikost datoteke Excel.