Poslovite se od težav z zapisovanjem in pozdravite izboljšano produktivnost.
Če ste odgovorni za ustvarjanje zapiskov s sestanka in njihovo skupno rabo s svojo ekipo, veste, kako težko je lahko slediti vsemu, ko se sestanek odvija. Med sodelovanjem na sestanku morate ostati organizirani, si zapisati ključne točke, izboljšati podrobnosti in določiti elemente dejanja za udeležence.
Na srečo predloga zapiskov s sestanka Google Dokumentov poenostavlja ta postopek. Ta funkcija je preprosta, vendar lahko znatno izboljša produktivnost vašega sestanka.
Kako ustvariti in deliti zapiske s sestanka v Google Dokumentih
Predloge so kruh in maslo produktivnosti. Namesto da bi porabili dragoceni čas za ustvarjanje skladne strukture za svoje zapiske, lahko uporabite Predloge Google Dokumentov in se osredotočite na pomembne stvari. Ta predloga pridobi podrobnosti sestanka od vašega dnevni red sestanka v Google Koledarju— omogoča hitro ustvarjanje zapiskov in njihovo deljenje s sodelavci.
Ustvarjanje in deljenje zapiskov s sestanka s predlogo, vgrajeno v Google Dokumente, je precej preprosto. Tukaj je tisto, kar boste morali storiti:
- Odprite datoteko Google Dokumentov.
- Vrsta @ v dokumentu in izberite Beležke s sestanka (nahaja se pod Gradniki) iz spustnega menija.
- Prikaže se meni z vsemi dogodki iz vašega Google Koledarja. Izberite ustrezen sestanek ali dogodek.
- Dodajte udeležence in začnite zapisovati svoje zapiske.
Če želite zapiske s sestanka priložiti dogodku v koledarju, kliknite Priložite gumb na desni. To bo udeležencem omogočilo dostop do zapiskov sestanka iz njihovega Google Koledarja.
Lahko pa se odločite, da udeležencem pošljete zapiske sestanka po e-pošti. Če želite to narediti, kliknite ikona ovojnice na levi.
Svojim zapiskom s sestanka lahko priložite tudi dodatne datoteke Drive. Če želite to narediti, kliknite tri pike na levi in kliknite Priložite datoteke Drive.
Kako ustvariti in dodeliti dejanja v Google Dokumentih
Med sestankom se bo vaša ekipa verjetno dogovorila o nekaterih akcijski predmeti ki jih je treba dokončati. Google Dokumenti ponujajo preprost način za beleženje teh dejanj in njihovo dodelitev določenim članom vaših skupin, kar omogoča enostavno spremljanje. To lahko storite tako:
- Navedite naloge, ki jih je treba opraviti pod Akcijski predmeti.
- Dvokliknite nalogo, da jo označite.
- Kliknite na Dodaj komentar ikono in vnesite svoj komentar.
- V isto besedilno polje vnesite znak at (@), ki mu sledi ime osebe, odgovorne za nalogo.
- Označite potrditveno polje v polju za komentar, da dodelite nalogo. To polje morate potrditi, da oseba prejme obvestilo o elementu dejanja.
- Na koncu kliknite Dodeli.
Prednosti uporabe Google Dokumentov za zapisovanje
Uporaba predloge za zapisovanje Google Dokumentov lahko poveča produktivnost vašega sestanka in poveča sodelovanje. Ključna prednost uporabe Google Dokumentov pred drugimi orodja za pisanje zapiskov za sestanke je, da boste delali v znanem delovnem prostoru in vam ni treba namestiti ničesar novega.
Tukaj je še nekaj razlogov, zakaj bi morali začeti uporabljati Google Dokumente za beleženje pomembnih zapiskov in dejanj:
1. Sodelovanje v realnem času
Orodja Google Dokumentov za sodelovanje v realnem času omogočite vsem udeležencem srečanja, da vidijo posodobitve, dodeljene naloge in dokončane elemente, ko se zgodijo.
2. Boljša odgovornost
Dodeljevanje elementov dejanja s potrditvenimi polji ustreznim članom ekipe zagotavlja odgovornost in lahko spodbudi vašo ekipo, da pravočasno dokonča naloge.
3. Oddaljena dostopnost
Ker Google Dokumenti temeljijo na oblaku, so vaši zapiski s sestanka dostopni od koder koli z internetno povezavo. Člani skupine lahko pregledujejo, urejajo in spremljajo zapiske in opravila ne glede na njihovo fizično lokacijo.
4. Časovna učinkovitost
Uporabniku prijazen vmesnik in vgrajena predloga za zapisovanje vam olajšata urejanje zapiskov med sestankom. To vam omogoča, da aktivno sodelujete na sestanku, namesto da bi se obremenjevali z zapisovanjem in organizacijo.
Poenostavite zapiske s sestanka z Google Dokumenti
Ustvarjanje zapiskov s sestanka z uporabo Google Dokumentov je kar se da preprosto. Ta izvrstna funkcija vam omogoča hitrejše in učinkovitejše zapisovanje zapiskov kot prej.
Poleg tega brezhibna integracija z Google Koledarjem zagotavlja, da si lahko vi in vsi drugi udeleženci ogledate, sodelujete in sledite opravilom v realnem času. Če sprejmete to predlogo, lahko povečate produktivnost in izboljšate sodelovanje znotraj vaše ekipe.