Kako odpraviti papirnato nered in digitalno organizirati svoje življenje

Nereda papirja je lahko nadležno, da se ga je treba znebiti, še posebej, če so povsod kupi. Ne glede na to, kako previdni ste, se papir kopiči in organiziranje velikih količin papirja je lahko izredno težko.

Vendar pa sprejemanje okolju prijaznega pristopa k organizaciji papirja in uporaba digitalnega sistema ohranja vaš prostor brez nereda in udoben. Tukaj je nekaj korakov, ki vam bodo pomagali odpraviti papirnato nered in digitalno organizirati svoje življenje.

1. Ocenite svojo trenutno situacijo

Odpravljanje nereda in organiziranje vašega prostora je lahko naporen in stresen proces. Na začetku boste morda negotovi, kako in kje začeti postopek pospravljanja. Toda če si vzamete nekaj minut časa za oceno trenutne situacije s papirnato neredom, preden se podate v popolno digitalno preobrazbo, zelo pomaga.

Začnete lahko tako, da razvrstite dokumente glede na to, kako pomembni so. Nato določite, kje imate največ papirjev, na primer v pisarniških predalih, pisalni mizi ali knjižnih policah. Določite tudi, katere naprave za shranjevanje in vire boste potrebovali za digitalno organizacijo, kot je

brezplačna rešitev za shranjevanje v oblaku, optični bralnik slik in mobilne aplikacije.

Ocena vašega prostora olajša odpravo nereda in vam omogoča načrtovanje učinkovite strategije za digitalizacijo. Lahko celo vizualizirate svoj digitalni sistem in svoj novi delovni prostor, da vas motivirata za naloge, ki so pred vami.

2. Digitalizirajte obstoječo dokumentacijo

Morda iščete določen dokument, vendar ga ne najdete, ker je vaša delovna miza prekrita s kupi papirja, starih računov, potrdil in natisnjenih e-poštnih sporočil. Digitalizacija vaše dokumentacije pomeni, da vam ni treba več hraniti ali shranjevati kupov dokumentov in računov. Ne bo vam treba iskati po kartotečnih omarah in predalih, da bi našli določene datoteke.

Digitalizirajte svoje dokumente tako, da jih skenirate in shranite, kar vam omogoča, da pridobite informacije, kadar koli jih potrebujete. Uporabite lahko slikovni skener oz aplikacije optičnega bralnika na pametnem telefonu iPhone in Android za zajemanje vaših dokumentov. Nato lahko skenirane dokumente shranite kot JPG ali PDF. To vam bo omogočilo preprosto skupno rabo datotek z drugimi, s čimer boste odpravili potrebo po zbiranju in pošiljanju dokumentov po kurirju.

3. Omogoči spletno obračunavanje in izpiske

Predstavljajte si, da prejemate vse svoje račune, potrdila in finančne izkaze po e-pošti. Ne bi vam bilo treba brskati po kupih potrdil in računov, da bi iskali določen listek, in vaš prostor bo brez papirja.

S spletnim obračunom in izpiski občutno zmanjšate količino papirnate nereda okoli sebe. To vam omogoča ohranjanje okolja z zmanjšanjem vpliva proizvodnje papirja na okolje.

Vse svoje račune in potrdila lahko prejmete na spletu, tako da so lahko dostopni prek mobilne naprave ali prenosnika. Spletno obračunavanje vam prav tako pomaga spremljati zgodovino plačil ter beležiti transakcije in stroške.

Poleg tega številne aplikacije za upravljanje prejemov in brezplačne aplikacije za račune ponujajo funkcije, kot so sledenje stroškom in opomniki za plačilo, ki vam omogočajo, da ostanete na tekočem in se izognete zamujenim plačilom.

4. Avtomatizirajte digitalno podpisovanje dokumentov

Svet je postal tako digitalen, da lahko preprosto manevrirate s težavami pri podpisovanju dokumentov s peresom na papirju. z spletne aplikacije za podpisovanje dokumentov, lahko prihranite čas in odpravite navlako s papirjem, ki nastane s tiskanjem in podpisovanjem fizičnih kopij dokumentov.

Ponujajo tudi nekatere platforme za digitalno podpisovanje dokumentov šifriranje podatkov kot varnostni ukrep, kar zmanjša tveganje za nedovoljeno spreminjanje dokumentov.

Sprejetje prakse digitalnega podpisovanja dokumentov vam pomaga gojiti miselnost brez papirja, kar postanete bolj dojemljivi za sprejemanje drugih praks odpravljanja nereda s papirjem in digitalno organizacijo vašega življenjskega sloga.

5. Shranjujte dokumente v oblaku

Shranjevanje v oblaku je postalo eden najbolj inovativnih načinov shranjevanja in ohranjanja občutljivih podatkov na svetu. To je odličen način, da vaš vesoljski papir ostane brez nereda in organiziran. Ne bo vam treba več shranjevati ali ohranjati številnih fizičnih kopij papirjev, s čimer se odpravi potreba po hrambi dokumentov v omarah, registratorjih in na policah.

Shranjevanje datotek v oblak vam pomaga tudi pri boljšem upravljanju in organiziranju dokumentov. Številne platforme za shranjevanje v oblaku ponujajo orodja za preprosto organizacijo, ki zagotavljajo preprosto iskanje datotek. Tehnologija za shranjevanje v oblaku ponuja tudi vrhunske varnostne storitve, ki varujejo vaš dokument in vam omogočajo varno skupno rabo datotek z drugimi.

Če niso pravilno shranjeni, so fizični dokumenti bolj izpostavljeni poškodbam, izgubi in kraji. Shranjevanje vaših datotek v oblaku pa zagotavlja dolgoročno hrambo in ščiti vaše dokumente pred poškodbami in napačno postavitvijo.

Poleg tega shramba v oblaku ponuja dovolj prostora za shranjevanje poljubnega števila dokumentov in prenos na druge prek mobilne naprave ali prenosnika.

6. Nastavite privzete nastavitve tiskalnika na Double-Sided

Dvostransko tiskanje vključuje prilagajanje tiskalnika za samodejno tiskanje na obe strani papirja. To pomaga zmanjšati količino nereda v vašem prostoru.

Tiskanje manj papirja pomeni zmanjšanje števila dokumentov, ki jih fizično shranite v svojih omarah in na policah. Prav tako vas spodbuja, da zmanjšate porabo papirja in si prizadevate za organizirano okolje in življenjski slog brez nereda.

Obojestransko tiskanje ne samo, da vam pomaga zmanjšati količino nereda za polovico; prav tako vam omogoča prihranek pri stroških papirja in spodbuja ohranjanje okolja z zmanjšanjem števila dreves, ki se uporabljajo za izdelavo papirja.

7. Odstranite namizne pladnje za papir/pisma

Namizni pladnji za papir pogosto postanejo priročno mesto za zlaganje dohodnih papirjev, kar povzroča nered. Svoje življenje lahko začnete digitalno organizirati tako, da odstranite pladnje za papir. Da, shranjevanje pladnjev za papir je lahko mamljivo, še posebej, če želite preprost dostop do datotek.

Če pa si želite neurejenega in urejenega delovnega prostora, se raje odločite za digitalni pristop k organizaciji papirja. Ko pladnji za papir niso v napoto, lahko hitreje obdelujete in upravljate dohodne dokumente ter poskrbite za čisto mizo.

Poleg tega boste porabili manj časa za organiziranje in čiščenje namiznih pladnjev za papir, če boste dokumente shranjevali in upravljali digitalno. Odprava pladnjev za papir vam prav tako pomaga razviti miselnost brez nereda, kar vpliva na to, da sprejmete bolj organiziran življenjski slog.

Prehod v prostor brez papirja

Normalno je, da se papir sčasoma med delom nabere. Vendar pa je uporaba digitalnega pristopa k organiziranju vaših dokumentov in ohranjanju prostora brez papirja učinkovitejši in trajnostnejši način za upravljanje vašega poslovanja in življenja.

Ugotovili boste, da vam digitalizacija papirja pomaga pri učinkoviti organizaciji osebnega in službenega življenja. Prav tako daje prednost bistvenim dokumentom, zaradi česar so lahko dostopni in bolje shranjeni.