10 pametnih nasvetov in funkcij za učinkovite klice Zoom

Ključni zaključki

• Načrtujte ponavljajoče se sestanke z eno samo povezavo, da prihranite čas in udeležencem omogočite načrtovanje vnaprej.
• Začnite sestanke z utišanimi udeleženci, da odpravite motnje in omogočite učinkovito komunikacijo.
• Onemogočite samodejne posodobitve programske opreme, da preprečite zamude med klici in zagotovite posodobljeno izkušnjo aplikacije.

Ker virtualno delovno mesto vse bolj postaja norma, se vse več ljudi zanaša na Zoom za spletne klice. Zoom klici so postali de facto standard za sestanke in sodelovanje na daljavo.

Od svoje ustanovitve je Zoom dosledno uvajal nove funkcije, ki jih lahko uporabniki, kot smo mi, izkoristijo za učinkovitejše sestanke. Vendar pa kljub porastu njene priljubljenosti le malokdo od nas ve, kako jo kar najbolje izkoristiti.

V tem članku si poglejmo nekaj namigov in trikov, s katerimi bodo vaši klici Zoom učinkovitejši.

Če imate sestanke, ki potekajo v rednih časovnih intervalih (dnevno, tedensko, mesečno itd.), je nastavitev ponavljajočih se sestankov idealen način. Pri Zoomovih ponavljajočih se sestankih lahko uporabite isti ID sestanka in nastavitve za vsak dogodek.

Načrtovanje ponavljajočih se sestankov vam lahko pomaga rezervirati več sestankov vnaprej, s čimer zmanjšate izgubo časa za vsakokratno nastavitev novih. Prav tako udeležencem omogoča, da svoje dogodke načrtujejo vnaprej, saj lahko vidijo vse svoje prihajajoče sestanke, ko svoj koledar povežejo s Zoomom.

S klikom lahko načrtujete ponavljajoče se sestanke Načrtujte dogodek na odjemalcu Zoom.

2. Kickstart srečanja z udeleženci z izklopljenim zvokom

Moteči pogovori in hrup v ozadju lahko zlahka ovirajo vaš sicer produktiven klic. Kot gostitelj sestanka lahko izberete, da vsi, ki se pridružijo klicu, začnejo z izklopljenim zvokom. To zagotavlja miren prostor, kjer se udeleženci lahko odločijo samo za vklop zvoka, ko želijo govoriti.

Lahko se odločite, da prosite vse udeležence, da po potrebi vklopijo zvok, ali nastavite postopek predhodne odobritve za vklop zvoka posameznih udeležencev.

To lahko omogočite tako, da obiščete nastavitve > Prikaži več nastavitev > Načrtujte sestanek, nato omogočite Izklopite zvok vseh udeležencev, ko se pridružijo sestanku.

3. Onemogočite samodejne posodobitve programske opreme

Zoom pogosto nadgradi svojo programsko opremo, da popravi napake in doda nove zmogljivosti, kar je super! Toda čakanje na zagon posodobitev, ko morate skočiti na klic, je lahko zelo nadležno. Da bi se izognili tem težavam, lahko preprosto onemogočite samodejne posodobitve.

Ko je sestanek končan, lahko preverite in namestite vse razpoložljive posodobitve. To zmanjša zakasnitve pri klicih, obenem pa zagotavlja, da dobite najsodobnejšo izkušnjo aplikacije.

Če želite onemogočiti samodejne posodobitve programske opreme, pojdite na nastavitve > Splošno in počistite potrditveno polje za Samodejno posodabljajte namiznega odjemalca Zoom.

4. Nadzorujte svoj prostor s čakalnicami

S Zoomovo funkcijo Waiting Room lahko gostitelj določi, kdaj se gost pridruži klicu. Imate možnost, da sprejmete udeležence enega za drugim ali sprejmete vse naenkrat iz čakalnice.

Če ste za svoje srečanje nastavili čakalnico, bodo udeleženci videli privzeti zaslon, ko se pridružijo klicu. Zoom omogoča tudi prilagajanje tega zaslona. Dodate lahko logotip svojega podjetja, nekaj besedila in uvodni video, ki si ga lahko udeleženci ogledajo, preden se pridružijo.

Če želite omogočiti čakalnice, pojdite na nastavitve > Prikaži več nastavitev > Varnostin omogočite preklopni gumb za Čakalnica.

5. Izkoristite potencial sob za skupine po skupinah

Zoomova funkcija razčlenjenih sob je zelo priporočljiva za sestanke, ki lahko zahtevajo udeležbo in sodelovanje več manjših skupin.

To je lahko idealno za nevihte možganov ali skupinske projekte. Sestanek Zoom je mogoče razdeliti na kar 50 sejnih sob. Gostitelj se lahko odloči za samodejno ali ročno dodelitev udeležencev sobam za sejo po skupinah.

Če želite omogočiti sobe po skupinah, pojdite na nastavitve > Prikaži več nastavitev > Na sestanku (napredno)in omogočite preklopni gumb za Breakout Room - Sobe.

6. Odstranite hrup v ozadju

Spletni sestanki so zelo dovzetni za motnje zaradi hrupa v ozadju. Zunanji hrup prometa, otroški jok v drugi sobi ali opozorila gospodinjskih aparatov lahko zlahka zmanjšajo učinkovitost vašega klica.

Uporaba funkcije za odpravljanje hrupa v Zoomu lahko pomaga pri izboljšajte kakovost zvoka Zoom z zmanjšanjem hrupa v ozadju. Zoomova funkcija za odpravljanje šumov ponuja različne stopnje odpravljanja šumov, ki jih lahko izberete glede na vašo uporabo.

Če želite uporabiti Zoomovo vgrajeno funkcijo za zmanjšanje šumov, pojdite na nastavitve > Avdio > Zatiranje hrupa v ozadjuin izberite optimalen izbirni gumb za vašo nastavitev (Samodejno, Nizko, Srednje, Visoko).

7. Dobite podnapise na dosegu roke

Prepisovanje sestankov postaja vse bolj pomembno na delovnih mestih, ki si prizadevajo biti dostopna in vključujoča. Prepisi so odlični tudi za ustvarjanje zapiskov, poročil in drugih pisnih gradiv po sestanku.

Orodja za prepisovanje, kot je Vidra ali vgrajeno funkcijo prepisovanja v Krisp, uporabite AI za prepisovanje v realnem času, s čimer omogočite enostavno spremljanje sestankov za vse udeležence. Otterjev pomočnik za sestanke lahko tudi ustvari vsebino na podlagi podatkov o sestanku in odgovori na vprašanja v klepetu.

Če želite omogočiti sobe po skupinah, pojdite na nastavitve > Prikaži več nastavitev > Na sestanku (napredno)in omogočite preklopni gumb za Samodejni podnapisi.

8. Izboljšajte dostopnost z označevanjem z miško

Če delate predstavitev ali demo in želite deliti svoj zaslon, se prepričajte, da je možnost žarometa miške vklopljena. Občinstvo se bo lahko bolje osredotočilo na vsebino na zaslonu in med tem sledilo vašim navodilom z uporabo načina ostrenja v povečavi.

Ko je funkcija reflektorja miške vklopljena, bo barvni krog ali reflektor vizualno poudaril položaj in premike vašega kazalca. Uporabite lahko tudi funkcijo "Vanishing Pen" za označevanje in ustvarjanje opomb na beli tabli ali zaslonu v skupni rabi, ne da bi vas skrbelo brisanje ali razveljavitev vaših čečkanj.

Med skupno rabo zaslona med sestankom je funkcija žarometa na voljo šele v orodni vrstici »Pripombe«, ko začnete deliti zaslon.

9. Izboljšajte izkušnjo srečanja s poglobljenim pogledom

Poglobljeni pogled vam lahko pomaga naredite svojo izkušnjo Zoom bolj zabavno. Ta funkcija ponuja več virtualnih ozadij, kot so avditorij, učilnica in kavarna, kjer so lahko prikazani vsi udeleženci.

Če udeleženec uporablja namizni odjemalec, mobilno aplikacijo ali Zoom Room, ki ne podpira potopnega pogleda, bo videl druge udeležence v privzetem pogledu galerije ali pogledu zvočnika.

Funkcija Immersive View je na voljo, ko kliknete Pogled v zgornjem desnem kotu zaslona srečanja.

10. Mojstrski sestanki z bližnjicami na tipkovnici

Zoom lahko izkoristite veliko več, če si vzamete čas za učenje in uporabo različnih bližnjic na tipkovnici, ki so na voljo. Ti vam omogočajo, da hitro naredite stvari, kot je utišanje ali vklop zvoka, preklop v celozaslonski način, deljenje zaslona in drugo.

Tukaj je nekaj priročnih bližnjic, ki jih lahko preizkusite:

• Alt + V za začetek/ustavitev videoposnetka
• Alt + A da izklopite/vklopite zvok sebe
• Alt + F za vstop/izhod iz celozaslonskega načina
• Alt + Shift + I da kopirate povezavo do povabila na sestanek

Za ogled vseh bližnjice na tipkovnici, ki so na voljo v storitvi Zoom, Pojdi do nastavitve > Bližnjice na tipkovnici.

Povečajte svojo pot skozi spletne klice

S tako neverjetnimi lastnostmi je Zoom idealno orodje za vzdrževanje povezav v oddaljenem delovnem ali učnem okolju. Je odličen način za ohranjanje stika z ljudmi v tej dobi dela na daljavo in socialne izolacije, ne glede na to, ali imate sestanek s sodelavci, se pogovarjate s sorodniki ali prirejate virtualni rojstni dan zabava.

Raziščite zgoraj omenjene nasvete in funkcije za učinkovitejše klice Zoom, ki bodo navdušili vaše sodelavce in prijatelje.