Večina korporacij, vključno z vladnimi organizacijami, podjetji in neprofitnimi organizacijami, uporablja Microsoft Excel za svoje proračune. Excel jim ponuja prilagodljivost, domačnost in enostavnost zbiranja, razvrščanja, upravljanja in analiziranja podatkov za proračun in napovedovanje.
Toda ali je Excel pravo orodje za poslovni proračun? Za odgovor na to pomembno vprašanje pretehtajmo prednosti in slabosti uporabe Excela kot programske opreme za proračun.
Prednosti poslovnega proračuna v Excelu
Microsoft je leta 1985 predstavil Excel. Po raziskavi avtorja Centage Corporation, večina finančnih direktorjev (skoraj 88 %) še vedno uporablja preglednice za svoje poslovne proračune. To pove veliko o uporabnosti programa. Toda zakaj je Excel tako priljubljen kot poslovno orodje za proračun? Pa ugotovimo.
1. Vsi znajo uporabljati Excel
Večina diplomantov je med študijem na tak ali drugačen način uporabljala Excel. To dokazuje vsestranskost programa in da skoraj vsi poznajo osnove programa. Ker se večina vaših zaposlenih že zaveda osnov Excela, potrebujejo le malo spodbude v pravo smer in v hipu bodo upravljali vaše poslovne finance.
Z načrtovanjem proračuna v Excelu boste prihranili čas in vire, ki bi jih sicer porabili za usposabljanje – kar je še posebej koristno, če vodite majhno podjetje ali novo podjetje z omejenimi viri.
2. Excel je poceni in lahko dostopen
Skoraj vsakdo ima kopijo programa Microsoft Excel. Če vaše podjetje zahteva, da več ljudi sodeluje pri procesu načrtovanja proračuna, lahko delite dostop s komer koli, ki ima kopijo Excela, ne da bi morali kupiti dodatne licence. Kadar je mogoče, naj se mala podjetja izogibajo programski opremi za proračun podjetja, saj lahko poveča stroške.
3. Excelove preglednice lahko prilagodite
V podjetjih, zlasti startupih, je prilagodljivost izjemno uporabna in iskana funkcija, saj različne razvojne faze podjetja zahtevajo različne pristope. Ena največjih prednosti Excelovih preglednic pred drugo programsko opremo za proračun je, da je moč v rokah uporabnikov.
Excel je dokaj kompleksen program, ki svojim uporabnikom ponuja prilagodljivost v obliki številnih funkcij in formul. Enkrat ti razumeti Excelove formule, lahko v bistvu počnete karkoli, od načrtovanja poslovnega proračuna do finančne analize in grafa. Ustvarite lahko celo lastne formule, makre in predloge za proračun v Excelu, da izpolnite edinstvene zahteve vašega podjetja.
Slabosti poslovnega proračuna v Excelu
Kot kar koli drugega ima tudi Excel precejšen delež omejitev, ko gre za poslovni proračun.
1. Je dolgotrajen in nagnjen k napakam
Poslovni proračun v Excelu zahteva ročni vnos podatkov. Ker je tako odvisen od človeškega truda, so napake praktično neizogibne. Verjetnost takšnih napak se povečuje z naraščajočo velikostjo in kompleksnostjo proračunov, kar vodi do napačnih proračunskih napovedi in projekcij prihodkov.
V večmilijonskih podjetjih lahko celo preprosta tipkarska napaka ali napaka pri prenosu stane milijone dolarjev. Vzemite primer TransAlta: preprosta napaka izreži in prilepi je podjetje stala 24 milijonov dolarjev. Podjetja pogosto pregledujejo in popravljajo težave v svojih Excelovih preglednicah, da preprečijo takšna tveganja, kar jih stane dragocenega časa, truda in stroškov.
2. Težave z razširljivostjo za večje nabore podatkov
Ker je Excel poceni in dostopen, ponuja malim podjetjem nizko vstopno oviro z brezhibno uporabnostjo in funkcionalnostjo. Vendar pa se z rastjo podjetja podatki, potrebni za načrtovanje in napovedovanje, drastično povečajo. Excel se pogosto ne more ukvarjati z velikimi količinami podatkov s številnimi formulami in makri in se bo verjetno upočasnil ali celo zrušil.
3. Pomanjkanje dostopa na podlagi vlog in varnostne težave
Datoteke Excel lahko preprosto delite z vsemi, ki imajo kopijo programa, s čimer ogrožate zaupne podatke podjetja. Dokler lahko Excelove datoteke zaščitite z geslom, je treba geslo deliti z ustreznimi osebami med načrtovanjem proračuna.
Excel ne ponuja dostopa na podlagi vlog, zato lahko vsak z geslom dostopa do celotne preglednice. To je lahko velika skrb glede skladnosti za večino podjetij.
Ali je Excel prava programska oprema za vaše poslovne proračunske potrebe?
Excel ima svoje prednosti kot poslovno orodje za proračun, vendar je najbolje, da vlagate v programsko opremo za proračun podjetja, če se soočate s težavami. Večja podjetja bodo verjetno trpela zaradi Excela kot edine proračunske rešitve.
Težave s konsolidacijo podatkov, koordinacijo, varnostjo in sodelovanjem so le nekatere težave, s katerimi se lahko soočijo večje organizacije pri načrtovanju proračuna v Excelu. Če pa ste še vedno majhno podjetje ali zagon z omejenimi gibljivimi deli, je Excel lahko vsestransko, poceni in učinkovito orodje za načrtovanje proračuna.
Če uporabljate Excel za načrtovanje poslovnega proračuna, vendar ste še vedno obtičali z osnovami, razmislite o učenju nekaj tečajev na višji ravni, da izboljšate svoj proces načrtovanja poslovnega proračuna.
