Če vas skrbi, da se vaše e-poštne predstavitve zdijo šibke, ne skrbite – niste edini. Celo izurjeni pisci porabijo ure za ustvarjanje popolnega uvoda. Vsi vedo, da morajo pritegniti bralčevo pozornost, a le redkim to uspe.
Če želite obvladati uvodne vrstice e-pošte, najprej preučite, kako izgledajo slabe. Tukaj je nekaj škodljivih, a pogosto spregledanih napak, ki se jim morate izogniti pri pisanju profesionalnih e-poštnih sporočil.
1. Vnašanje emojijev in pretirano število ločil
Emojiji so postali tako pogosti, da jih celo odrasli, ki niso tehnično podkovani, uporabljajo v dnevnih pogovorih. Navsezadnje je izražanje čustev skozi besedilo težavno. Namesto natančnega opisovanja odtenkov neverbalne komunikacije boste lažje klikali digitalne slike. Za bolj oseben občutek bi lahko celo ustvarite prilagojene emojije z uporabo aplikacij.
Kljub priročnosti emotikonov jih ne smete uporabljati v službeni e-pošti. Izgledajo neprofesionalno. Nekateri bralci vas morda celo povezujejo z nadležnimi tržniki, ki začenjajo e-pošto z ogromnimi emojiji.
Enako pravilo velja za preveč ločil. Medtem ko več klicajev in pik pomeni povečana čustva, so včasih videti kot vsiljena pošta. Uporabljajte jih samo s tesnimi prijatelji in vrstniki. V nasprotnem primeru tvegate, da boste videti kot sumljivi tržniki, ki pretiravajo z »!!!« ustvariti lažno nujnost.
2. Uporaba jezika Sales-y
Agresivna e-poštna taktika le redkokdaj deluje. Prejemniki samodejno zaprejo e-poštna sporočila s prodajnimi predstavitvami, ne glede na namen sporočila. Ko to storijo, jih ne odprejo znova. Nekateri ljudje bodo celo popolnoma blokirali pošiljatelja, če ga ne poznajo osebno.
Da bi se izognili enakemu zdravljenju:
- Opustite vsiljive uvodne vrstice e-pošte.
- Uporabite prvih nekaj stavkov, da poudarite svojo osebno blagovno znamko, namesto da bi predlagali CTA.
- Pridobite zaupanje bralca pred vsem drugim. Ne glede na to, ali želite od delodajalca povišanje plače ali sestanek s toplim vodstvom, se morate najprej uveljaviti kot zaupanja vreden posameznik.
3. Predolgo traja z uvodom
Ironično je, da ljudje ponavadi preveč razlagajo, ko jim zmanjka besed. Negotovost kompenzirajo s potepanjem in preusmerjanjem bralcev na povezane, a nebistvene elemente. To je naraven odziv. Če ste neprevidni, se vam lahko zgodi, da boste vtipkali več odstavkov, preden dosežete jedro sporočila.
Čeprav je na videz koristno, pretiravanje odvrne bralce. Digitalni domorodci imajo običajno kratek razpon pozornosti – vašemu sporočilu ne bodo dali priložnosti, če se začne z dolgim, dolgočasnim uvodom. Začetek naj bo jasen. Omenite svoje poverilnice, povejte, zakaj se obračate nanje, nato pa vzbudite njihovo radovednost z bolečino.
Ne pozabite: Uvodi morajo nastaviti ton vašega sporočila, ne pa ga povzemati. Poskusite napisati informativen uvod, ki pritegne pozornost, ki zagotavlja kontekst in spodbuja bralce k sodelovanju. Prav tako se omejite na dva ali tri stavke.
4. Predstavljamo Preveč žargona
Žargon se nanaša na tehnične besede, ki se uporabljajo v določenih skupnostih. Hitro posredujejo zapletene koncepte, ki bi sicer zahtevali dolge in odvečne razlage. Ti pojmi nimajo sinonimov. Nanje se boste najbolj zanesli, ko boste s kolegi strokovnjaki razpravljali o zadevah, ki so specifične za panogo.
Čeprav so žargoni bistveni, se zdijo tudi izključujoči. Ne smete brezbrižno domnevati, da bodo prejemniki razumeli zapletene tehnične zamisli. V nasprotnem primeru jih lahko prestrašite. E-poštna sporočila vedno začnite s splošnimi frazami in jedrnatim jezikom. Žargon uporabljajte šele, ko se predstavite in določite namen sporočila.
Profesionalni nasvet: Izogibajte se tehničnim izrazom in žargonu, ko pišete ljudem zunaj industrije. Če morate pojasniti preveč zapletene zadeve, naložite ustrezne vire kot velike priponke namesto tega.
5. Igranje nad znanim
Komunikacija na delovnem mestu ne zahteva vedno prijaznega, veselega obnašanja. Osebne zgodbe, besedne zveze in neumnost bodo zmedle vašo uvodno besedo, če jih vzamete iz konteksta. Preden določite ton svoje predstavitve, razmislite o svoji stopnji bližine prejemniku. Spoštujte njihove poklicne meje.
Odvečni, formalni izrazi zvenijo neosebno, a oster, neprimeren odnos bi lahko bil žaljiv. Bodite osebni, ne da bi se delali pretirano znanega. In če niste prepričani o svojem pristopu, igrajte varno in se nagnite k formalnemu tonu. Izogibajte se frazam, ki bi jih lahko napačno razlagali. Zavzemite manj formalen odnos šele, ko se druga stran ogreje za vas.
6. Razmetavanje šal in zapletov
Mnogi tržniki prisegajo na šaljive e-poštne predstavitve. Trdijo, da duhovite pripombe vzpostavijo odnos in pritegnejo bralčevo pozornost. Zabavni uvodi lahko naredijo vaša e-poštna sporočila bolj privlačna, vendar tveganja prevladajo nad koristmi. Šale je težko prenašati po elektronski pošti.
Celo lahkotna igra besed se lahko spremeni v žaljivo žalitev, če uporabite napačen ton, frazo in kontekst. Razmislite o uporabi šal samo v priložnostnih pogovorih s kolegi, ki jih poznate na osebni ravni. V nasprotnem primeru naj bo vaša službena e-pošta profesionalna.
7. Po nenavadnih formatih
Večina ponudnikov e-pošte podpira enake sloge pisav, velikosti in barve kot v urejevalnikih besedil. Nove lahko celo prenesete iz spletna mesta z brezplačnimi pisavami. Čeprav pisave izražajo kreativnost, pazljivo izberite tiste, ki jih uporabljate v profesionalnih sporočilih. Vsi ne cenijo nenavadnih formatov.
Za varno uporabo pri pisanju službenih e-poštnih sporočil uporabite privzeti slog. Nezaslišani dizajni niso samo neprofesionalni, ampak tudi ogrožajo berljivost. Bela ozadja na primer izperejo svetle barve, medtem ko velika pisava odvrne bralce od manjšega besedila.
Obstaja več profesionalnih načinov izražanja kreativnosti. Namesto da se igrate s pisavami, pokažite svoj talent z izdelava spletne strani iz nič, nalaganje ustreznih sredstev ali ustvarjanje pisnega portfelja.
8. Izdelava agresivnih opozoril
Tržniki, kot so tisti na zgornji sliki, začnejo svoja e-poštna sporočila z izmišljenim rokom. Čeprav pritegne pozornost, je tudi moteč. Celo poslovne banke in posojilodajalci se predstavijo, preden se lotijo posla. Če se vaše sporočilo odpre z agresivnim opozorilom, ga bodo bralci zavrnili kot vsiljeno pošto.
Raziščite druge načine, kako lahko ustvarite nujnost. Namesto da vodite z roki, ki le redko vplivajo na nakupe, poudarite vrednost vaše časovno omejene ponudbe. Obeti se ne odzivajo dobro na agresivne pristope.
Če pa bi se lahko izognili dodajanju rokov v začetni vrstici, to storite. Zagotovite vrednost, preden ustvarite nujnost. Če sklenete posel, ne da bi pojasnili svoj predlog, boste videti vsiljivi in obupani. Shranite svoje CTA-je za konec.
Začnite e-pošto z močnim, profesionalnim uvodom
"Popolna" uvodna linija ne obstaja. Namesto da se zanašate na predloge, ustvarite edinstvene predstavitve, ki so v skladu z namenom vašega sporočila in odmevajo pri prejemniku. Ne pozabite: generični, preveč uporabljeni uvodniki nikoli ne prinesejo rezultatov.
Čeprav uvodna vrstica določa ton vašega e-poštnega sporočila, ne porabite vsega časa zanjo. Službena elektronska sporočila so sestavljena iz več delov. V osnutku preverite morebitne druge nepazljive napake, npr. prazne zadeve, slovnične napake in manjkajoče priponke.