Se trudite najti pravo osebo za e-pošto? Naučite se poenostaviti svoj postopek in vsakič poiskati pravi kontakt za profesionalna e-poštna sporočila.
Nehajte govoriti: "Upam, da ste prava oseba za to" v službeni e-pošti. Napačno usmerjena sporočila redko izzovejo pozitiven odziv. Zaradi njih zvenite negotovi in neprofesionalni, ker niste raziskali vaše kontaktne osebe.
Navadite se preverjati prejemnike. Tu je sedem nasvetov, s katerimi boste vedno našli pravo kontaktno osebo za službena e-poštna sporočila.
1. Googlajte osebo, ki ji želite poslati sporočilo
Pred vsem drugim poskusite uporabiti Google. Je zmogljiv iskalnik z več kot 100 bilijoni indeksiranih strani. Poiščete lahko kogarkoli. Hitro iskanje bo pokazalo njihove profile v družabnih medijih, osebna spletna mesta, fotografije, bloge, delovne izkušnje in kontaktne podatke.
Glede na Googlovo obsežno zbirko podatkov potrebujejo izpopolnjeni rezultati natančne poizvedbe. Morda ne boste našli ustreznih informacij, razen če poznate polno ime osebe. Na primer »Jose Luansing Jr.« ima 7.350 zadetkov. Medtem ko v Google vtipkate »Jose«, ustvarite 2,6 milijarde strani, ki bi jih bilo težko razvrstiti.
Za natančnejše rezultate posredujte Googlu dodatne informacije. Če poznate samo ime osebe, poiščite njeno podjetje ali spletno stran podjetja. Večina blagovnih znamk ima stran Meet the Team. Če uporabimo zgornji primer, če izrazu »Jose« dodamo »makeuseof.com pisec«, zmanjšamo rezultate na 10,1 milijona.
Težko je najti ljudi s splošnimi imeni. Razen če so močno prisotni na spletu, se ne bodo pojavili v prvih nekaj Googlovih SERP-jih. Imena, kot so John, Joe, Smith in Mary, imajo na milijarde zadetkov. Tudi za vplivneže in zvezdnike prehitevanje istoimenskih zgodovinskih osebnosti ne bo enostavno.
Namesto da brskate po stotinah rezultatov iskanja, se obrnite na družbena omrežja. Še vedno boste prišli do več zadetkov. Vendar vam večina platform omogoča filtriranje možnosti glede na lokacijo, skupne prijatelje, izobrazbo in delo. Ne boste izgubljali časa z nepomembnimi rezultati.
Ko najdete profil potencialne stranke, poiščite njen poklicni e-poštni naslov. Ne dodajajte jih ali jim sledite. Vsi se ne počutijo prijetno, če imajo svoje sodelavce in poslovne partnerje na družbenih medijih.
Raziščite nišnih družbenih omrežjih če ne najdete svoje kontaktne osebe na Twitterju, Facebooku ali Instagramu. Mnogi raje uporabljajo kanale, ki niso glavni.
3. Uganite e-pošto in navzkrižno preverjanje v Googlu
Ugibanje e-poštnih naslovov vključuje manj negotovosti, kot si ljudje mislijo. Čeprav postopek zahteva poskuse in napake, vam ni treba pošiljati sporočil naključnim neznancem. Samo navzkrižno preverite kontaktne podatke na spletu. Z Googlom, platformami za poštne storitve in spletnimi mesti družbenih medijev boste natančno odpravili napačna ugibanja.
Delovni e-poštni naslovi imajo podobne oblike. Recimo, da iščete kontaktne podatke Joseja Luansinga, zaposlenega pisca pri MakeUseOf. Njegov e-poštni naslov bi bil verjetno:
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
Ko navedete možne kombinacije, jih poiščite na spletu. Facebook, Twitter in Instagram pogosto skrivajo e-poštne naslove – več sreče boste imeli, če jih preverite v Googlu in LinkedInu.
Preverite tudi, ali ima e-poštni naslov Gmail profil. Vnesite svoje morebitne naslove v Gmailov osnutek in nato premaknite miškin kazalec na vsak stik. Na spodnji fotografiji ima samo en naslov profil.
4. Uporabite platforme za iskanje WHOIS
Zgornji nasveti delujejo le pri sledenju posameznikom. Morda vam ne bodo v pomoč, če se boste morali obrniti na lastnike spletnih mest, ki jih ne poznate. Podjetja le redko predstavijo svoje spletne skrbnike. V večini primerov stran znamke Meet the Team sestavljajo njeni ustanovitelji, izvršni direktor, upravni odbor in menedžerji na srednji ravni.
Če želite poiskati tehnične informacije o spletnem mestu, uporabite Orodja za iskanje WHOIS. Povedo vam lahko lastnika katere koli domene, kontaktne podatke, podatke o registratorju in registrirano lokacijo. Nekatera spletna mesta celo razkrijejo svoje poslovne številke. Preden pokličete, prosite za dovoljenje in se predstavite.
5. Vprašajte svojo mrežo
Če vaše raziskovanje zaide v slepo ulico, prosite za pomoč na spletu. Preverite, ali vas bo kdo usmeril do osebe ali oddelka, ki ga potrebujete. Kdo ve? Vaši spletni prijatelji morda poznajo vašo kontaktno osebo. Lahko celo zahtevate priložnostno predstavitev, da vam ne bo treba poslati hladnega e-poštnega sporočila.
Naložite kratko objavo na svoje platforme družbenih medijev. Omenite oddelek ali osebo, ki jo iščete, razložite, zakaj jo potrebujete, in vprašajte, kako najbolje stopiti v stik. Upajmo, da vam bo kdo od znotraj odgovoril. Če ne, zberite koristne podrobnosti – uporabite jih za ustvarjanje natančnih rezultatov v Googlu in družbenih medijih.
Za boljše odgovore obiščite skupine za posamezne panoge. Recimo, da potrebujete kontaktne podatke določenega blogerja. Namesto objave na svojem zidu se raje pozanimajte skupnosti za svobodne pisce.
Medtem ko zgornji nasveti dajejo natančne rezultate, je za njihovo izvajanje potreben čas. Morda boste porabili več ur za brskanje po straneh v Googlu ali spraševanje po družbenih medijih.
Če sledite več osebam, razmislite o uporabi orodja za iskanje elektronske pošte. Čeprav večina premium platform zaračunava naročnine, natančno preverjajo e-poštne naslove v velikem obsegu. Prihranili boste veliko časa.
Vzemimo Snov.io kot primer. Paket Starter stane od 30 do 39 dolarjev na mesec. Vendar pa preveri na tisoče e-poštnih naslovov hkrati, poleg tega pa lahko ekstrahirate vse registrirane e-poštne naslove znotraj domene.
7. Samo pošljite svojo e-pošto
Če kljub zgornjim nasvetom še vedno ne najdete pravilnega e-poštnega naslova, poiščite druge možnosti. Vaše sledi bi se morale vsaj zmanjšati. Poiščite tiste, ki so povezani z vašo kontaktno osebo, in poglejte, kdo vam lahko pomaga.
Kot vedno ohranite pravilen ton. Čeprav niste prepričani o svojem prejemniku, se izogibajte splošnim, napol pečenim vrsticam, zaradi katerih so e-poštna sporočila neprofesionalna, kot so:
- Upam, da si dobro ko prejmeš to elektrosko pošto.
- Za koga se to lahko nanaša.
- Pozdravljeni vsi skupaj!
- Upam, da ste prava oseba za to.
Ne pozabite: Ljudje redno prejemajo na desetine e-poštnih sporočil. Potrebujete prilagojeno vsebino, prilagojeno potrebam druge strani, da presežete hrup. V nasprotnem primeru ne boste posredovali svojega sporočila. In namesto splošnih izjav o zavrnitvi odgovornosti, pojasnite svojo situacijo. Če ste vljudni in iskreni, vas bodo prejemniki usmerili k pravi kontaktni osebi.
Ne glede na to, ali pošiljate prodajne predstavitve ali postavljate delovna vprašanja, poiščite ustrezno kontaktno osebo. Ni opravičila za napačno usmerjena e-poštna sporočila. Iskalniki, spletna mesta družbenih medijev in orodja za iskanje so olajšali preverjanje e-pošte kot kdaj koli prej. Z malo raziskovanja boste našli kontaktne podatke kogar koli.
Poleg dvojnega preverjanja prejemnikov uredite svoj uvod. Izrežite splošne, preveč uporabljene fraze. Samozavestna, edinstvena uvodna vrstica, ki odmeva s prejemnikom, bo povečala vašo stopnjo odprtosti e-pošte. Samo prilagojena sporočila lahko presežejo hrup.