Podjetja in korporacije po vsem svetu že stoletja uporabljajo Excel kot orodje za upravljanje zalog. Ker pa je uvedeno veliko namenske programske opreme za upravljanje zalog, je Excelova sposobnost preživetja za to nalogo vprašljiva.
Čeprav je Excel zelo uporaben program, ali je dovolj za upravljanje zalog? Da bi odgovorili na to vprašanje, primerjajmo Excelovo upravljanje zalog s programsko opremo za upravljanje zalog.
Zakaj veliko podjetij uporablja Excel za upravljanje zalog
Excel je v bistvu program za preglednice, ki uporablja celične mreže za hitro združevanje, organiziranje in izračun podatkov. Vendar pa presega osnovno aritmetiko –Excel ima predloge in funkcije za vodenje projektov, računovodstvo, napovedovanje in druge strokovne naloge. Zato je tudi aplikacija za upravljanje zalog v mnogih podjetjih.
Excel ima nizke ovire za vstop, ker je ekonomičen. Kupiti morate le licenco za Microsoft Office in pripravljeni ste. Zato bi ga uporabljali vsi, od startupov do korporacij.
Poleg tega je Excel zelo vsestranski. Lahko ga prilagodite svojim edinstvenim zahtevam in dodate makre, formule in predloge. Z Excelom niste omejeni le na dolgočasne številke. Ti lahko
ustvarite zmogljive grafe in grafikone v Excelu za vizualno predstavitev in analizo podatkov na prvi pogled.6 Slabosti upravljanja zalog v Excelu
Nobenega dvoma ni, da Excel ponuja impresivne funkcije, ki jih novoustanovljena in mala podjetja uporabljajo za upravljanje svojih zalog. Vendar pa se z rastjo podjetij pojavijo težave zaradi omejitev Excela kot orodja za upravljanje zalog. Tukaj je nekaj njegovih omejitev.
1. Dolgotrajen proces in pomanjkanje avtomatizacije
Večja podjetja imajo opravka z obsežnejšimi zalogami, ki jih je treba ročno dokumentirati v Excelu. Od vnosa in posodabljanja podatkov do organiziranja in pregleda, upravljanje zalog v Excelu stane podjetje veliko ročnega dela in časa.
V idealnem svetu bi želeli, da vas Excel pozove, ko vaša zaloga pade na določeno raven, da lahko preuredite. Na žalost temu ni tako zaradi pomanjkanja avtomatizacije v Excelu.
2. Povečana možnost človeških napak
Druga težava pri ročnem vnosu podatkov je možnost človeških napak. Medtem ko se je takšnim napakam pogosto mogoče izogniti v manjšem obsegu, so človeške napake skoraj neizogibne, ko imamo opravka z ogromnim dotokom podatkov iz več virov.
Nepravilna formula lahko na primer vpliva na več celic, če ne na celotno preglednico, kar povzroči napačna poročila. Takšne napake, ki so na videz neškodljive, lahko pogosto povzročijo napačne rezultate, ki podjetje stanejo milijone dolarjev.
Iskanje in odpravljanje teh napak je povsem nova igra z žogo. Kako najdete manjkajočo vejico ali decimalno vejico v tisočih podatkovnih celicah? Tudi če najdete težavo, jo je pogosto treba popraviti v več celicah, kar lahko traja več ur.
3. Pomanjkanje posodobitev v realnem času
Učinkovito upravljanje zalog zahteva podatke v realnem času za hitro in natančno odločanje. Vendar je to z Excelom nemogoče, saj morate ročno posodobiti preglednico po vsaki pošiljki ali prodanem izdelku. Tudi z najbolj predanim osebjem, ki si želi razpoložljivih zalog in zalog, bodo vaši Excelovi podatki pogosto korak zadaj.
Zaradi pomanjkanja posodobitev v realnem času se morajo podjetja pogosto odločati na podlagi zastarelih podatkov. To lahko privede do številnih težav, kot so prevelike ali premajhne zaloge.
4. Omejeno sodelovanje
Učinkovito sodelovanje je bistvenega pomena za upravljanje zalog, saj obravnava podatke iz več virov. V Excelu je poleg skupne rabe delovnega zvezka, komentiranja in dodatkov tretjih oseb nekaj funkcij za sodelovanje. Vendar pa je hkratno posodabljanje inventarnih podatkov v Excelu težava.
5. Pomanjkanje varnosti in zgodovine podatkov
V vsakem podjetju več zainteresiranih strani potrebuje dostop do določenih delov podatkov o inventarju. To postane problematično pri delu z Excelom, ker ne ponuja dostopa na podlagi vlog. Oseba z dostopom do preglednice inventarja lahko do nje dostopa v celoti ali pa sploh ne, kar oteži zaščito občutljivih podatkov podjetja.
Čeprav lahko sledite spremembam v Excelu, to ni dovolj za podjetja z večjimi in bolj zapletenimi nabori podatkov o zalogah. Težko je slediti, kdo je spreminjal podatke o inventarju, katere spremembe so bile narejene in kdaj so bile narejene.
Tako omejena revizijska sled vsakomur olajša spreminjanje podatkov o zalogah, da bi prikrila goljufive dejavnosti, s čimer je ogrožena celovitost podatkov o zalogah.
Zakaj preklopiti na programsko opremo za upravljanje zalog?
Če se soočate s težavami pri upravljanju zalog z Excelom, je čas, da preidete na programsko opremo za upravljanje zalog. Za razliko od Excela je ta programska oprema zasnovana posebej za upravljanje zalog in neopazno združuje vse vidike upravljanja zalog, kot so prodajne poti, obnavljanje zalog in skladiščenje.
Poleg tega, da ponuja rešitev na enem mestu, programska oprema za upravljanje zalog, kot je Cin7 in Inventar Zoho avtomatizirajte postopek z obvestili in opozorili. Zagotavljajo posebne funkcije poročanja, ki pomagajo napovedati prodajne trende in sprejemati odločitve, podprte s podatki o zalogah v realnem času.
5 prednosti programske opreme za upravljanje zalog pred Excelom
Najnovejša programska oprema za upravljanje zalog ponuja izjemne prednosti pred Excelom. Zaradi tega postanejo težave z avtomatizacijo in razširljivostjo, s katerimi se soočajo uporabniki Excela, s programsko opremo za upravljanje zalog odveč.
Oglejmo si prednosti aplikacij za upravljanje zalog, da vidimo, v čem prekaša Excel.
1. Avtomatizacija prihrani čas in vire podjetja
Programska oprema za upravljanje zalog avtomatizira upravljanje zalog z uporabo tehnologije RFID ali čitalnikov črtne kode. Avtomatizira tudi preurejanje. Ko vaše zaloge dosežejo določen prag, se naročila samodejno ustvarijo, kar preprečuje prevelike ali premajhne zaloge.
Avtomatizacija procesa naredi stvari obvladljive, podjetju pa prihrani čas in sredstva. To je korak naprej v primerjavi z Excelom, ki omogoča veliko lažje povečanje vašega poslovanja s strateškim dodeljevanjem prihranjenega časa in virov prizadevanjem za ustvarjanje dobička.
2. Bolj zanesljivi podatki
Z avtomatizacijo večine vidikov upravljanja zalog programska oprema za upravljanje zalog zmanjša možnosti človeških napak. Ne samo, da so pridobljeni podatki bolj zanesljivi, ampak tudi zmanjša čas in vire, ki bi jih sicer porabili za revidiranje in odpravljanje napak.
Zanesljivi podatki pomenijo natančne napovedi, ki so ključne za rast vsakega podjetja. Natančna analiza podatkov lahko pomaga podjetjem pri sprejemanju dobro informiranih odločitev glede preurejanja in dodeljevanja virov, izboljšanja donosnosti in omogočanja razširljivosti.
3. Sistemska integracija postane preprosta
Programska oprema za upravljanje zalog se lahko integrira z drugimi oddelki vašega podjetja, kot so nabava, prodaja, računi itd. Takšna brezhibna integracija podjetjem prihrani ročno zbiranje podatkov iz različnih oddelkov in njihovo združevanje v Excelov delovni zvezek.
Skaliranje pogosto vključuje hkratno poslovanje na več prodajnih trgih. Z Excelom bi morali ustvariti in upravljati številne delovne zvezke inventarja za različne prodajne kanale ter si prizadevati, da bi bili zanesljivi in posodobljeni.
Programska oprema za upravljanje inventarja olajša postopek z integracijo vseh kanalov. S programsko opremo za upravljanje zalog vam ne bo treba iti skozi težave pri upravljanju tako obsežnih podatkov, saj bo samodejno zbirala podatke in zagotavljala sledenje zalog v realnem času.
4. Lažje napovedovanje in načrtovanje
Upravljanje inventarja Excel zaostaja za dogajanjem zaradi narave ročnega vnosa. Ta vrzel med inventarjem v preglednici in inventarjem v skladišču postane pomembna ovira pri učinkovitem napovedovanju, načrtovanju in odločanju. Konec koncev se podjetja trudijo zadovoljiti vedno večje zahteve trga in ne uspejo tekmovati s podjetji, ki uporabljajo avtomatizirane rešitve.
Uporaba programske opreme za upravljanje zalog odpravi to vrzel s podatki o zalogah v realnem času. V vsakem trenutku ste seznanjeni s svojimi ravnmi zalog na več lokacijah, naročilnicami in drugim. Napovedovanje in načrtovanje postane lažje in natančnejše s pomočjo dostopnih podatkov v realnem času.
5. Povečana varnost podatkov z dostopom na podlagi vlog
Za razliko od Excela programska oprema za upravljanje inventarja omogoča dostop na podlagi vlog. Skrbniki lahko dodelijo vloge z različnimi dovoljenji in stopnjami dostopnosti.
Vodja skladišča ima lahko na primer popoln dostop do programske opreme z dovoljenjem za dostop do razpoložljivih podatkov, ustvarjanje poročil, oddajo naročil in več. Hkrati lahko vnosnik dostopa le do zaslonov za vnos podatkov.
Dostop na podlagi vlog pomaga ustvarjati in vzdrževati hierarhijo podjetja ter izboljšuje varnost občutljivih informacij podjetja. Poleg tega pomaga ugotoviti, katere spremembe so bile narejene v sistemu, kdo jih je naredil in kdaj. To poveča odgovornost in zmanjša možnosti za kršitve zasebnosti in goljufije.
Aplikacije za upravljanje zalog pomagajo razširiti vaše podjetje
Excel običajno zadostuje za mala podjetja, še posebej, če nimajo denarja za specializirane aplikacije in storitve. Vendar pa je to ovira za razširljivost, ko vaše podjetje raste. Prišel bo torej čas, ko se bodo pojavile opazne težave. Ko pride tak čas, je specializirana programska oprema za upravljanje zalog del rešitve.
S programsko opremo za upravljanje zalog lahko podjetja bolje upravljajo svoje zaloge z avtomatizacijo procesa, odstranitvijo človeških napak in izboljšanjem sodelovanja. Avtomatizacija pa ne bi smela biti omejena na upravljanje zalog. Podjetja bi si morala vedno prizadevati za izboljšanje učinkovitosti in donosnosti z avtomatizacijo različnih vidikov poslovanja.
