Za mnoge ljudi je preverjanje elektronske pošte neizogiben del njihovega delovnega ali akademskega življenja. Vendar se lahko zasvojenost z e-pošto (ali utrujenost od e-pošte) prikrade na skoraj vsakogar in zlahka se navadite pregledovati svojo mapo »Prejeto« ves dan in noč.
Tukaj je opisano, kako ustvariti bolj zdrav odnos z e-pošto, da zmanjšate stres in uživate v nedelovanju z manj motenj. V veliki večini primerov nova sporočila tako ali tako ne zahtevajo takojšnje pozornosti.
O zasvojenosti z e-pošto
Kako pogosto čez dan preverjate e-pošto? Na splošno je manj pogosto preverjanje e-pošte – recimo približno trikrat na dan – povezano z manj stresa in občutkov preobremenjenosti. Računalniki v človeškem vedenju. Verjetno je, da mnogi uporabniki e-pošte veliko bolj natančno preverjajo svoje račune.
Na prvi pogled to ni slabo: poskušate biti odgovorni in pravočasno odgovarjati na sporočila. Vendar pa lahko to povzroči občutek, da morate nenehno paziti na svojo mapo »Prejeto«.
Čeprav morajo nekateri ljudje za svoj poklicni uspeh tako pozorno spremljati e-poštna sporočila, lahko mnogim drugim koristi, če svoje mape »Prejeto« odpirajo nekoliko manj pogosto. V večini primerov lahko tista sporočila z oglasi, ki vas ne zanimajo, ali opomniki za sestanke počakajo nekaj ur.
Tukaj je opisano, kako zmanjšati čas, ki ga vsak dan porabite za preverjanje (in skrbi za) e-pošte.
1. E-pošte ne uporabljajte v telefonu
Zmanjšajte utrujenost od elektronske pošte v vsakdanjem življenju tako, da brisanje vseh e-poštnih sporočil iz vašega telefona. To bo odpravilo skušnjavo, da bi pregledali mapo »Prejeto« v nenavadnih trenutkih dneva, še posebej, ko ste izven ure. To lahko postane samo računalniška dejavnost.
2. Ob določenih urah preverite svojo mapo »Prejeto«.
Preverjajte e-pošto ob določenih urah dneva, na primer ob 9.00, opoldne in 16.00. (ali kateri koli dogovor, ki ustreza vašemu urniku). Prizadevajte si za tri določene čase na dan ali celo manj, odvisno od vaših potreb.
Ta strategija, včasih znana kot paketno pošiljanje e-pošte, običajno vključuje manj čustvene izčrpanosti zaradi e-pošte, npr Internetne intervencije. Namesto občutka, da morate biti ves čas na voljo, e-pošta postane bolj obvladljiva dejavnost, ki se izvaja le nekajkrat na dan.
Če vas skrbi, da bodo morebitni e-poštni dopisovalci čakali, nastavite samodejni odgovor. Konfigurirajte a ponavljajoči se odzivnik o odsotnosti v Gmailu s sporočilom, v katerem je naveden čas, ko običajno vsak dan preverjate e-pošto. Kot morebitno varnostno kopijo vključite telefonsko številko in naročite prejemnikom sporočila, naj pokličejo ali pošljejo sporočilo, če nekaj zahteva nujno pozornost.
Večinoma lahko nastavitev teh meja s spremljanjem e-pošte vodi do veliko večje brezskrbnosti, hkrati pa zagotavlja, da vidite pomembna sporočila in nanje pravočasno odgovorite. To je najboljše iz obeh svetov.
3. Nehajte zjutraj najprej preverjati e-pošto
Približno ena tretjina milenijcev preveri elektronsko pošto takoj, ko se zbudijo, je pokazala raziskava iz Svetovalec za spanje, čeprav ta praksa pogosto vključuje povečano tesnobo. Impulz je razumljiv – želite skočiti na delovni dan ali študij – vendar to ni najbolj prijeten način preživetja jutra. Misli o čakajočem seznamu opravkov začnejo brneti po vaših možganih, še preden vstanete iz postelje.
Namesto tega se uprite želji, da zjutraj najprej odprete mapo »Prejeto« in ustvarite boljšo jutranjo rutino ki vključuje nekatere dejavnosti, v katerih uživate. Pripravite si okusen zajtrk, raztegnite se ali za nekaj časa vodite dnevnik. Vsa čakajoča e-poštna sporočila lahko počakajo.
4. Bodite pozorni na svoj impulz preverjanja
Kdaj najpogosteje čutite potrebo po preverjanju elektronske pošte? Ali je to takoj po tem, ko se zbudite, ali ves dan, ko je nekaj minut nedelovanja? Impulz preverjanja je lahko tako običajen in samodejen, da ga v resnici ne opazite.
Če želite bolje spremljati to navado, prenesite aplikacije, namenjene spreminjanju vaših navad, kot je Strides. Postavite si cilj, da zmanjšate število pregledov e-pošte ali (če je mogoče) skupno količino časa, ki ga porabite za interakcijo z e-pošto. Če se odločite za jasen cilj, bo zmanjšanje časa za e-pošto nekoliko bolj izvedljivo.
5. Zaprite zavihek E-pošta v računalniku
Enostavno je med delom pustiti odprt zavihek e-pošte in tapniti zavihek vsakič, ko prispe novo sporočilo. Vendar lahko odvračanje pozornosti od e-pošte z obvestili iztiri koncentracijo in prekine potek dela. Ni presenetljivo, da je preverjanje e-pošte eden od skupne izzive upravljanja nalog zaradi česar se je težko osredotočiti na to, kar morate narediti.
Če je mogoče, spodbudite svojo ekipo, da komunicira z drugim orodjem, kot sta Slack ali Microsoft Teams. Funkcije klepeta lahko v mnogih primerih nadomestijo e-poštno komunikacijo.
Če se je te navade težko znebiti, se odjavite iz e-pošte in vsakič vnesite prijavo in geslo. Celotnemu procesu doda dodaten korak in ga naredi manj samodejnega. Sčasoma pa boste cenili možnost, da se osredotočite, ne da bi nenehno pogledovali na zavihek e-pošte in čakali, da se prikaže dohodno sporočilo.
6. Spremljajte svoj čas na e-pošti
Če natančno spremljate, koliko časa porabite za e-pošto, ga boste lažje zmanjšali. V iPhonu funkcija Screen Time prikazuje, koliko časa porabite za e-poštno aplikacijo. Medtem pa Androidova orodja za digitalno dobro počutje ne pomagajo samo spremljati časa, ki ga porabite za e-pošto, ampak vam omogočajo tudi, da e-pošto vstavite v določeno delovno aplikacijo, ki ostane skrita, ko niste na delovnem mestu.
Namesto tega uporabite aplikacijo za sledenje časa, kot je Toggl Track ali RescueTime, da spremljate uporabo e-pošte. Včasih je že to, da vidite, kam gre vaš čas, dovolj motivacija, da zmanjšate svoje e-poštne navade.
Ukrotite svoje navade preverjanja e-pošte, da zmanjšate stres
Skorajda niste sami, če se čez dan težko uprete želji, da bi pokukali v svoj nabiralnik, vendar je to navada, ki jo je mogoče odpraviti. Tako, da ne uporabljate e-poštnih aplikacij iz telefona, omejite, kolikokrat ga vsak dan preverite, in preprosto postanete bolj zavedajoč se vaše nagnjenosti k ogledovanju mape »Prejeto«, je mogoče premagati preobremenjenost z e-pošto in sprostiti čas za druge aktivnosti.
Preizkusite te nasvete in ugotovite, kateri vam bodo najbolje pomagali pri upravljanju vaših e-poštnih navad, in v hipu se boste počutili nekoliko manj vezani na ta obvestila v mapi »Prejeto«.
