Nič ni tako elegantno kot pisanje vaših odgovorov na spletno anketo neposredno v Excelovo preglednico v realnem času. Na srečo lahko uživate v tej funkciji, če uporabljate Microsoft Forms. Obstajajo ponavljajoči se in dinamični (avtomatizirani) načini za to.

Samodejne metode so bolj priročne, vendar boste v tem članku videli, kako jih uporabiti.

Kako izvoziti odzive Microsoft Forms v Excel

Izvoz odgovorov Microsoft Forms v Excel vam pomaga pridobiti najnovejše odgovore na vašo anketo. Vključuje prenos odgovorov na anketo na vaš računalnik kot datoteko Excel. Postopek je enostaven, če ste ustvaril Microsoftov obrazec za anketo že:

  1. V Microsoft Forms pojdite na Odzivi v zgornjem desnem kotu.
  2. Kliknite Odpri v Excelu na desni strani zaslona, ​​da prenesete trenutne odgovore v svoj računalnik.
  3. Ta postopek morate ponoviti vsakič, ko želite prejeti posodobitev odgovora.

Vendar ta metoda ni najboljša, saj boste morali pogosto znova izumljati kolesje, da posodobite svojo preglednico; to pomeni prenos nove Excelove datoteke vsakič, ko nekdo odda odgovor. To je lahko naporno, zlasti če se veliko ljudi odziva v realnem času.

instagram viewer

Da bi si olajšali življenje, lahko avtomatizirate postopek z OneDrive for Business in Power Automate, kot je opisano v naslednjih razdelkih.

Kako sinhronizirati Microsoft Forms z Excelom prek storitve OneDrive za podjetja

Če uporabljate račun Microsoft 365 Business, lahko preglednico Excel dinamično posodobite. Če želite to narediti, boste ustvarili obrazec za anketo, ki lahko dinamično piše odgovore v Excel neposredno iz storitve OneDrive.

Ko uporabite OneDrive for Business za ustvarjanje obrazcev Microsoft Forms za Excel, naredi različico Excelove preglednice tega obrazca s stolpci, ki imajo ustrezne atribute polj obrazca.

Če želite ustvariti Excelov obrazec, ki samodejno posodablja odgovore Microsoft Forms v realnem času:

  1. Prijavite se v svoj Microsoft 365 Business Admin Center.
  2. Kliknite kvadratno ikono menija zgoraj levo in pojdite na OneDrive.
  3. Ko ste v OneDrive, kliknite Novo v zgornjem levem kotu.
  4. Med možnostmi izberite Obrazci za Excel.
  5. Poimenujte svojo anketo in kliknite Ustvari.
  6. OneDrive bo zagnal vaš brskalnik, kjer boste lahko poljubno ustvarili polja obrazca.
  7. Excelova preglednica z imenom vašega obrazca se bo pojavila v OneDrive.
  8. Ko ustvarite in delite svojo anketo, odprite Excelovo preglednico v spletu in zdaj boste videli nove podatke, ki se posodabljajo v realnem času.
  9. Če delite Excelovo preglednico s člani svoje ekipe, bodo tudi ti prejeli posodobitev odgovorov v realnem času, ko bodo ljudje odgovorili na vašo anketo.

Kako sinhronizirati odzive Microsoft Forms z Excelom prek Power Automate

Power Automate je a zmogljivo orodje za avtomatizacijo rutinskih opravil. Zanimivo je, da ponuja tudi odličen način za sinhronizacijo Microsoft Forms z Excelom. To je najboljši način, če ste že delili svoj obrazec za anketo.

Metoda Power Automate deluje samo z obrazci Microsoft Forms, ustvarjenimi z vašim računom Microsoft Business. In vključuje ustvarjanje avtomatiziranega toka v oblaku v Power Automate.

Zato morate imeti tudi račun Microsoft Business, če želite uporabljati to funkcijo toka v Power Automate. Uporabite spodnje korake za samodejno povezavo Microsoft Forms z Microsoft Excelom s pomočjo Power Automate:

Vstavite tabelo v svoj Excelov delovni zvezek na spletu

Vaš spletni Excelov delovni zvezek mora biti v obliki tabele, saj obrazci pišejo samo v tabele v Excelovi preglednici.

Če ste prenesli Excelovo preglednico iz odgovorov Microsoft Forms, jo lahko naložite v OneDrive, prezrete ta podrazdelek in skočite na sinhronizacijo Microsoft Forms z Excelom.

Torej, preden začnete, ustvarite novo Excelovo preglednico v OneDrive. Zagotovite, da do storitve OneDrive dostopate prek računa Microsoft Business:

  1. Kliknite Novo v zgornjem levem kotu OneDrive.
  2. Izberite Excelov delovni zvezek.
  3. V Excelovi preglednici, odprti v brskalniku, kliknite Shranjeno zgoraj levo. Nato v polje vnesite želeno ime Ime datoteke polje. Kliknite poljuben prazen prostor, da zaprete to modalno polje.
  4. Sedaj ustvarite svoje stolpce in zagotovite, da se ujemajo s polji v obrazcu Microsoftove ankete. Na primer, če ste dali v skupno rabo obrazec, ki zahteva e-pošto in spol, bo vaš Excelov delovni zvezek imel stolpec e-pošte in spola.
  5. Označite stolpce. Nato pojdite na Vstavi jeziček na traku in kliknite Tabela.
  6. Kljukica Moja tabela ima glave označite in kliknite v redu.

Sinhronizirajte Microsoft Forms z Excelom z uporabo Power Automate

  1. Prijavite se v svoj Power Automate račun.
  2. Kliknite Ustvari v levi stranski vrstici.
  3. Izberite Avtomatiziran pretok oblaka.
  4. Nato kliknite Ko je odgovor oddan iz modalne škatle.
  5. Nato kliknite Ustvari na dnu odprtega modalnega polja.
  6. Kliknite Vpis če ste pozvani. Prepričajte se, da za prijavo uporabljate račun Microsoft 365 Business, če uporabljate osebni Microsoftov račun. To lahko storite s klikom Uporabite drug račun na polje za prijavo.
  7. Ko ste prijavljeni, kliknite Izberite obrazec polje v Power Automate.
  8. Nato izberite obrazce, ki ste jih ustvarili prej.
  9. Kliknite Nov korak. Nato z iskalno vrstico poiščite »obrazce«.
  10. Kliknite Microsoft Forms in izberite Pridobite podrobnosti odgovora med možnostmi pod Dejanja.
  11. Kliknite na ID obrazca in znova izberite obrazec za anketo. Nato izberite ID odgovora Iz ID odgovora polje.
  12. Kliknite Nov korak. Nato izberite Excel na spletu.
  13. Nato izberite Dodajte vrstico v tabelo med možnostmi pod Dejanja.
  14. Pod Lokacija polje, izberite OneDrive za podjetja.
  15. Izberite OneDrive Iz Knjižnica dokumentov Polje.
  16. Kliknite brskalnik datotek na mapa in izberite Excelov delovni zvezek, ki ste ga ustvarili prej. Lahko pa izberete tisto, ki je bila naložena iz vašega računalnika, če uporabljate predhodno izvoženo preglednico.
  17. Izberite ime tabele na Excelovem listu. Zdaj bi se morala prikazati nova polja, ki ustrezajo Excelovim stolpcem v tej preglednici. Ta morajo biti tudi v korelaciji s polji anketnega obrazca.
  18. Kliknite vsako od novih polj in izberite ustrezno polje obrazca iz Dinamična vsebina opcije.
  19. Na koncu kliknite Shrani.

To je to! Zdaj ste ustvarili avtomatiziran tok v oblaku za Microsoft Forms v Power Automate.

Power Automate bo zdaj dinamično zapisoval nove odgovore v vaš Excelov delovni zvezek, ko bodo odzivniki pošiljali odgovore v realnem času.

Če ste svoje odgovore Microsoft Forms že izvažali v Excel na vašem računalniku, lahko kopirate in prilepite obstoječe podatke v na novo avtomatiziran delovni zvezek Excel. To dejanje ne bo ustavilo vaših tokov Power Automate.

Posodobite odgovore na anketo v Excelu v realnem času

Avtomatizacija posodobitev odgovorov Microsoft Forms v realnem času v Microsoft Excelu olajša življenje. Medtem ko neposredna možnost OneDrive for Business omogoča enostavno sinhronizacijo, če obrazca niste dali v skupno rabo, Power Automate je bolj priročen, če ste dali svojo anketo Microsoft Forms v skupno rabo in so jo ljudje že delili odzivanje.

Čeprav lahko Microsoft Forms uporabljate na osebnem računu, morate za dinamično pisanje odgovorov v Excel še vedno imeti račun Microsoft Business. Morda boste želeli videti tudi primerjavo Google Forms z Microsoftovimi obrazci, saj so ti tesni konkurenti.