Tehnologija skupne rabe datotek omogoča preprosto deljenje podatkov s komer koli, ne glede na njihovo lokacijo. Medtem ko je to olajšanje za delovne ekipe, kibernetskim napadalcem ponuja priložnost za napad.
Če datotek v skupni rabi ne zaščitite pred nepooblaščenim dostopom, jih kibernetski kriminalci z veseljem ukradejo ali razkrijejo. Nočeš, da se to zgodi, kajne?
Torej, tukaj bomo našteli najboljše prakse skupne rabe datotek za zaščito vaših podatkov.
1. Sprejmite integrirano programsko opremo za skupno rabo datotek
Sprejetje integrirane rešitve ali programske opreme za skupno rabo datotek je eden najboljših načinov za zaščito datotek pred kibernetskimi napadalci. Rešitve za skupno rabo datotek so nastavljene tako, da lahko uporabniki delijo datoteke le znotraj programske opreme, ne pa zunaj nje.
Uporaba integriranega sistema za skupno rabo datotek preprečuje pošiljanje datotek napačnemu prejemniku, saj ima vsak uporabnik, ki je član ekipe, namenski uporabniški račun.
Edina slaba stran je, da je večina teh programov plačljiva. Brezplačni ponujajo omejen prostor za shranjevanje in uporabo zainteresiranim uporabnikom, kar vključuje Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive, iCloud Drive in druge.
2. Izogibajte se skupni rabi datotek prek e-pošte
Poleg izgube datotek, ki ne pridejo do prejemnikove mape »Prejeto«, je goljufija po e-pošti vedno bolj razširjena.
Eno mesto, kjer hekerji iščejo občutljive podatke uporabnikov, so e-poštna sporočila njihovih žrtev. Ker ima večina ljudi šibka gesla za e-pošto, je vsakodnevno vdiranje v e-pošto za kibernetske kriminalce skoraj enostavno. Poleg tega napadajo svoje nevedne žrtve z lažnim predstavljanjem po e-pošti, pri čemer okužene povezave prikažejo kot datoteke. Uporabniki se ujamejo v njihove pasti, ko kliknejo povezave ali prenesejo datoteke.
Da preprečite, da bi vaša organizacija postala ranljiva za to prevaro, spodbujajte svoje zaposlene, naj ne pošiljajo ali prejemajo datotek po e-pošti. Namesto tega bi morali uvesti uporabo programske opreme za skupno rabo datotek, do katere imajo dostop samo notranji člani ekipe.
3. Uporabite varno povezavo za skupno rabo datotek
Omrežna povezava lahko prvotno vključuje dve ali več strank, vendar lahko vsiljivci vdrejo v omrežje. Zato je pomembno, da to upoštevamo in zaščitite svoje omrežje s šifriranjem.
Varna povezava šifrira enega ali več varnostnih protokolov, kar ljudem oteži dostop. Ko omrežje ni šifrirano, je izpostavljeno vsem, ki znajo zlahka ugrabiti in groziti.
Če omrežje ne šifrira močnih ovir, lahko kibernetski kriminalci prodrejo vanj in pridobijo vaš občutljive podatke, kot so poverilnice za prijavo, finančne evidence, gesla in drugo zasebno informacije.
4. Sprejmite varne storitve v oblaku
Varne storitve v oblaku ponujajo dodatno raven varnosti podatkov. Imajo boljšo prilagodljivost, dostopnost in zmogljivost v primerjavi z običajnimi računalniškimi metodami in metodami shranjevanja. Poleg tega računalništvo v oblaku hitro nadomešča tradicionalno računalništvo kot temelj za številna današnja podjetja.
Večina ponudnikov storitev v oblaku aktivno vzdržuje celovitost svojih strežnikov z upoštevanjem standardnih varnostnih praks. Ti ponudniki tretjih oseb so zadolženi za upravljanje infrastrukture storitev v oblaku ter varnost in odgovornost podatkovnih sredstev.
5. Implementiraj format arhivske datoteke
Pri formatu arhivske datoteke gre za zlaganje ene ali več datotek in metapodatkov. Več podatkovnih datotek lahko združite v eno arhivsko datoteko za lažji dostop in shranjevanje. Omogoča tudi stiskanje datotek, da zavzamejo manj prostora za shranjevanje.
Shranjevanje vaših podatkov v arhivskem formatu ščiti te podatke pred uhajanjem ali razkritjem. Ker je v arhivski datoteki več datotek, bo prevarant težko hitro prepoznal določeno datoteko.
6. Ustvari močna gesla
Šibka gesla so prvo sredstvo, ki ga kibernetski kriminalci uporabljajo za dostop do računov ali omrežij svojih žrtev. To storijo z ugibanjem gesla ali z razbijanjem gesla prek a napad s surovo silo.
Ustvarjanje močnih gesel bi moralo biti del vaše kulture kibernetske varnosti. Člane svoje ekipe morate poučiti o pomenu in koristnosti uporabe močnega in varnega gesla. Namesto številk, datuma rojstva ali dogodkov naj se odločijo za geslo.
Pomnjenje na tone gesel je lahko utrujajoče in vodi do utrujenost gesla. Olajšajte svojo ekipo tako, da uporabite učinkovito orodje za upravljanje gesel, ki bo poskrbelo za njihove potrebe po geslu.
7. Omejite uporabo USB-jev
Za zaščito občutljivih podatkov in delovnih datotek na splošno prepovejte uporabo USB-jev v vašem omrežju. In to zato, ker je enostavno prenašati informacije, datoteke in podatke z enim potegom z USB ali bliskovnimi pogoni.
Drug razlog, zakaj bi morali prepovedati USB-je v vaši organizaciji, je preprečiti prenos virusov ali poškodovanih datotek v vaše omrežje. Nimate pojma, kje so bile te naprave in kaj so sklenile. Uporaba z virusom okuženega USB-ja lahko popolnoma uniči vaše podatke brez možnosti za to obnovitev podatkov.
8. Izberite sistem za skupno rabo datotek, enostaven za uporabo
Čeprav se morda zdi uporaba najnovejše tehnologije ali programske opreme za skupno rabo datotek v vaši organizaciji dobra ideja, ne zamenjajte tega za preprostost. Sofisticiran sistem za skupno rabo datotek je neuporaben, če ga vi in vaša ekipa ne morete uporabljati brez pomoči, vodenja ali usposabljanja.
Če je sistem za skupno rabo datotek težko uporabljati, se lahko vaši podatki v njem izgubijo in jih ne boste mogli obnoviti. Obstaja tudi možnost nenamernega pošiljanja občutljivih informacij napačnim ljudem, ko poskušate krmariti po sistemu.
9. Med deljenjem datotek uporabljajte verodostojna VPN
z Tehnologija navideznega zasebnega omrežja (VPN)., lahko uporabniki pošiljajo in prejemajo vsebino prek skupnih ali odprtih internetnih povezav, tako kot če bi bile njihove naprave povezane v zasebno omrežje. To koristi regionalnim pisarnam ali zaposlenim na daljavo, ki potrebujejo oddaljeni dostop do podatkov in datotek iz centralnega centralnega sistema ali baze podatkov.
Obstajajo razširjeni, verodostojni VPN-ji, kot so ExpressVPN, CyberGhost, Torguard VPN, NordVPN in mnogi drugi. Poleg tega, če uporabljate rešitev ali storitev za skupno rabo datotek, kot je DropBox, vam ni treba kupiti zunanje storitve VPN, saj ponujajo alternativno storitev VPN. Zaradi tega je stroškovno učinkovit.
Druga preprosta, a zelo učinkovita varnostna praksa deljenja datotek je, da vedno dvakrat preverite povezave, preden jih kliknete. Ne glede na to, kako preprosto se to morda zdi, lahko zanemaritev povzroči velike posledice izgube podatkov.
Negujte poslovni bonton in poučite svoje sodelavce in zaposlene o tem, kako pomembna je ta preprosta poslovna dejavnost. Natančnejši pregled povezav, preden jih kliknete, prepreči ugrabitev in vdiranje v omrežje. Hekerji pogosto prikrijejo povezave z dvomljivimi povezavami, ki lahko takoj prevzamejo nadzor nad vašimi poslovnimi datotekami ali celo prijavami.
Preprečite kibernetske napade z varnimi praksami deljenja datotek
Skupna raba datotek je neizogibna za sodelovanje. Dokler dva ali več dela skupaj, si morajo deliti datoteke, zlasti če so na različnih lokacijah. Vendar pa je njihova odgovornost, da zavarujejo svoje datoteke.
Gojenje praks varne izmenjave datotek je zanesljiv način, da ne postanete žrtev preveč vnetih kibernetskih kriminalcev, ki čakajo na najmanjšo priložnost za napad.
