Takojšnje sporočanje na oddaljenih delovnih mestih je tako integrirano v komunikacijsko tkivo, da se je pogosto težko spomniti, kakšno je bilo življenje brez njega. Orodja, kot je Slack, so postala privzete komunikacijske platforme, ki podpirajo sodelovanje in ekipno produktivnost v današnjih oddaljenih delovnih okoljih.
Kljub temu, da je morda priročno, morate še vedno sprejeti nekaj najboljših praks, da preprečite motnje vašega delovnega poteka. Ta članek bo obravnaval nekaj bistvenih pravil za takojšnje sporočanje za učinkovito komunikacijo na vašem oddaljenem delovnem mestu.
1. Določite pričakovanja
Takojšnje sporočanje običajno omogoča pošiljanje sporočil ljudem v realnem času, medtem ko pričakujete takojšen odziv. Čeprav je včasih to primerno in celo potrebno, je lahko tudi pomemben vir motenj.
To je zato, ker lahko svoje orodje za takojšnje sporočanje uporabljate za različne namene, kot so dejavnosti navideznega hladilnika vode, objave, deljenje datotek ali zastavljanje hitrih vprašanj. Vse to lahko hitro uide izpod nadzora, če se ljudje ves dan prekinjajo s prošnjami ali obvestili.
Zato je ključnega pomena zagotoviti, da imate pravilnike, ki pomagajo upravljati pričakovanja z orodjem za takojšnje sporočanje. Ustvarite lahko na primer kanale (skupine) za vodne hladilnike, da preprečite pogovor z drugimi kanali, povezanimi z delom. Svoje oddaljene sodelavce lahko spodbudite, da nastavijo svoje statuse, da nakazujejo njihovo razpoložljivost, in se vnaprej pozanimajo o nujnosti svojih zahtev.
To bo verjetno stalen proces, ki ga boste morali znova obiskati, ko bosta vaša ekipa in podjetje rasli. Ključno je imeti sistem, kot je interni wiki, ki ga posreduje trenutnim zaposlenim in ga predstavite novim zaposlenim.
2. Uredi pred pošiljanjem
Neposredna narava takojšnjega sporočanja in dejstvo, da ste pri pošiljanju sporočil navajeni uporabljati okrajšave, akronime in emoji prijatelji in družina lahko povzročijo, da spregledate možnost nesporazumov in pomen strokovnosti na delovnem mestu komunikacije.
Ker ste si že pridobili navado branja in urejanja svojih e-poštnih sporočil, preden jih pošljete, si vzemite čas, da to storite tudi s takojšnjimi sporočili. Preglejte svojo slovnico, črkovanje in ton, preden pritisnete na pošlji. Ne pozabite, da bi vaše sporočilo lahko motilo potek dela vašega sodelavca, zato poskrbite, da bo jasno in jedrnato. Ne želite, da bi porabili dodaten čas za ugotavljanje, kaj ste mislili.
Kljub temu se izogibajte prekomerni uporabi okrajšav ali akronimov v komunikaciji na delovnem mestu. Če jih morate uporabiti, uporabite tiste, ki so dobro znani in so povezani z vašo industrijo.
3. Bodite pozorni na časovne pasove
Verjetno imate oddaljene sodelavce, ki delajo na različnih koncih sveta in časovnih pasovih, kar pomeni, da se vaš delovni čas ne ujema. Zato je dobro, da se navadite, da upoštevate časovne pasove svojih soigralcev, preden pošljete takojšnje sporočilo.
To je zato, ker takojšnje sporočanje ustvarja občutek nujnosti, ki lahko pritisne na vaše oddaljene sodelavce da se odzovejo v njihovem osebnem času in spodbujajo stalno kulturo, ki lahko hitro vodi do izgorel. Poleg tega jih lahko pingi in obvestila odvrnejo med delovnim časom.
Se pravi, da produktivno delajte s svojimi oddaljenimi ekipami v več časovnih pasovih, morate biti bolj pozorni, ko pošiljate sporočila. Če želite to doseči, se lahko uprete želji po pošiljanju neposrednih sporočil, razen če so nujna, razporedite svoja sporočila Slack vnaprejin izkoristite asinhrono komunikacijo, da preprečite motnje svojih kolegov.
4. Razmislite o drugih alternativah
Takojšnje sporočanje je odlično za hitre in kratke izmenjave, vendar ne uspe, ko potrebujete bolj poglobljene pogovore. Torej, če se vam zdi, da imate obsežno izmenjavo naprej in nazaj ali imate težave pri razlagi nečesa, je morda čas, da prenehate s sporočanjem in preklopite na drugo komunikacijsko metodo.
Glede na kontekst in naravo vašega pogovora boste morda želeli razmisliti o alternativah, kot so avdio ali video konference, saj vam omogočajo boljše posredovanje sporočila. Če pa niste dosegljivi hkrati, lahko uporabite komunikacijska orodja, kot je Twist oz asinhrone video rešitve všeč Voodle da posnamete in pošljete svoje sporočilo, ne da bi pričakovali takojšen odgovor.
E-pošta je lahko tudi boljša možnost za določene pogovore, saj zagotavlja pisni zapis, na katerega se lahko sklicujete pozneje. Poleg tega lahko vaši sodelavci preberejo vaše sporočilo in nanj odgovorijo ob času, ki jim ustreza.
5. Izogibajte se nepovezanim sporočilom
Glede na to, da vsako sporočilo, ki ga pošljete, ustreza novemu obvestilu in morebitni motnji, izogibajte se pošiljanju nepovezanih sporočil, da omejite število obvestil svojim sodelavcem prejeti.
Namesto tega pošljite združeno sporočilo, ki vsebuje vse informacije, ki jih potrebujete za komunikacijo. Tako lahko vaši sodelavci hitro pregledajo sporočilo in ne bodo večkrat prekinjeni. Uporabite lahko na primer naslednjo obliko:
Živjo, iščem informacije o projektu XYZ. Ali imate kakšne posodobitve? Hvala.
Namesto da bi vsak del informacij ločil v ločeno sporočilo.
6. Naj bo malo pogovorov čim manj
Pogovori o hladilniku vode imajo svoje mesto na oddaljenih delovnih mestih. Pravzaprav lahko pomagajo graditi odnose in spodbujajo občutek pripadnosti med zaposlenimi.
Vendar bi moral biti posebne kanale za priložnostne pogovore in druženje, da ne motite svojih kolegov, ko se poskušate osredotočiti na njihovo delo. Tako se lahko odločijo, da se bodo pogovoru pridružili, ko želijo, in ne bodo imeli občutka, da morajo odgovoriti takoj.
Ko torej pošiljate neposredna sporočila oddaljenim kolegom, še posebej med delovnim časom, poskusite čim manj govoriti, da spoštujete njihov čas in osredotočenost.
7. Potrdite prejem sporočil
Ko prejmete sporočilo, je dobra praksa, da pošiljatelju sporočite, da ste videli njegovo sporočilo, tudi če ne morete odgovoriti takoj. Tako se jim ne bo zdelo, da jih ignorirate, in se lahko med čakanjem na odgovor osredotočijo na druge naloge. Poleg tega vas prihrani pred morebitnimi motečimi nadaljnjimi sporočili.
Če ste zaposleni, ko prejmete sporočilo, ki potrebuje odgovor, lahko to sporočite pošiljatelju tako, da rečete nekaj takega: »Hvala, da ste me obvestili. Vrnil se vam bom." Če sporočilo ne potrebuje odgovora, lahko vnesete »Hvala« ali se odzovete z emodžijem.
Sprejmite te nasvete za bolj produktivno komunikacijo pri delu
Vlaganje truda v razvoj boljših komunikacijskih navad je bistvenega pomena za vsako oddaljeno ekipo. Upoštevanje zgornjih nasvetov lahko spodbudi bolj produktivno in učinkovito sodelovanje s sodelavci, ne glede na lokacijo.
