Kako učinkovito omogočiti sestanek ekipe na daljavo

Ne glede na to, ali ste vodja, imate vodilno vlogo v svojem podjetju ali delate na projektu, je verjetno, da boste morali omogočiti skupinska srečanja. Velik plus tukaj je, da lahko organizirate svoje srečanje, kot se vam zdi primerno.

Kljub temu obstajajo velike razlike med sestanki iz oči v oči in sestanki na daljavo, kar lahko poveča ali zmanjša njihovo učinkovitost. Tukaj si ogledamo nekaj težav pri omogočanju oddaljenih sestankov skupine in kako jih lahko premagate, da jih učinkovito vodite.

Prednosti in slabosti vodenja sestankov na daljavo

Aplikacije za videokonference, kot so Google Meet, Zoom in Microsoft Teams, so naredile vodenje spletnih sestankov zelo priljubljeno. S klikom na gumb ste pripravljeni. Virtualno vodenje skupinskih sestankov ima številne prednosti, vključno z:

• Preprost dostop do digitalnih materialov, ki jih morate deliti.
• Sposobnost snemanja sej.
• Časovni premislek za potovanje ni potreben.
• Brez težav pri rezervaciji sob za sestanke.
• Srečate se lahko s kolegi in zunanjimi zainteresiranimi stranmi z vsega sveta.

In veliko več. Vendar pa pri tej metodi obstajajo tudi nekatere ovire, ki lahko ovirajo produktivnost. Nekateri primeri so lahko:

• Tehnične težave z zvokom in videom.
• Utrujenost zaradi videokonference.
• Komunikacijske težave, ko je veliko udeležencev.
• Zamuda ali pomanjkanje odzivnosti ekipe zaradi normalnega vidnega in slušnega zaostanka.
• Motnje vizualnih znakov in govorice telesa.

Obstaja nekaj vidikov pogovora iz oči v oči, ki jih preprosto ni mogoče virtualno ponoviti. Dobra novica je, da lahko to izkušnjo optimizirate z nekaj učinkovitimi nasveti in triki.

1. Ustvarite organske razprave z dnevnim redom

Načrt za vsako ekipno srečanje je nujen, ne glede na to, kako se izvaja. Dnevni red je preprosto strukturiran pregled tega, o čemer je treba razpravljati. Na splošno se ti delijo z vašimi udeleženci pred sejo. To je lahko po e-pošti ali z aplikacijami, kot je Google Workspace, lahko vključite dnevni red v povabilo v koledar.

Toda za učinkovito izvajanje sestanka na daljavo se izogibajte objavljanju posodobitev in opomnikov vsem. Namesto tega mora biti vaš dnevni red privlačen in spodbuditi razpravo. Tukaj je nekaj idej:

• Vzemite si čas za prijavo ekipe, ki ni povezana z delom.
• Začnite z odprto temo za razpravo, za katero veste, da bo imela vaša ekipa svoje mnenje.
• Vključite samo točke, za katere želite, da jih drugi komentirajo.
• Naj bo dnevni red kratek (ljudje se lahko osredotočijo le za omejen čas).

Vsega tega vam ni treba početi vsakič, vendar bodo zagotovo spodbujali organski pogovor, bolj ko jih boste izvajali.

2. Uporabite Break Out Rooms

Običajno se sestanki ekipe osredotočajo na določen dnevni red in so osredotočeni na združevanje ekipe kot celote. Kljub temu je včasih osvežujoče prekiniti te tradicije in poskusiti nekaj novega.

Zoom, Microsoft Teams in Google Meet imajo možnost ustvarjanja prostorov za razčlenitev. To so mini sejne sobe znotraj sestanka, tako da lahko vaša ekipa razpravlja o stvareh v manjših skupinah.

To je priročno, če imate večjo ekipo ali se srečate z več ekipami hkrati. Prav tako rešuje že omenjeno težavo, da imajo kolegi težave s komunikacijo, ko je veliko udeležencev.

Sestavne sobe niso vedno primerne, na primer, če imate manj članov ekipe. Prav tako morate zagotoviti, da je vsaka razprava nujna in ne le za zapolnitev časa. Ko se vsi vrnejo v glavno sejno sobo, lahko prosite za povratne informacije o razpravah svojih kolegov. To je zato, da lahko zberete glavne točke in jih popeljete naprej.

3. Predstavite informacije z uporabo Share Screen

Ena od težav pri izmenjavi informacij na daljavo je, da včasih ljudje preprosto ne razumejo, kaj govorite. Zato, namesto da samo poveste svoji ekipi, kaj naj naredi, zakaj jim ne bi pokazali? Skupna raba zaslona v aplikacijah za videokonference prinaša številne prednosti, vključno z:

• Zagotavlja vizualno sliko vaši ekipi.
• Računi za različni stili učenja.
• Daje vaši ekipi možnost opazovanja procesov.
• Dodaja dodatno plast informacij, poleg slušne razlage.

Kljub temu to ne pomeni, da bi morali svoj dnevni red le deliti na zaslonu, saj je malo verjetno, da bo to pritegnilo pozornost vaše ekipe. Namesto tega razmislite, katere točke dnevnega reda je treba podrobneje pojasniti ali potrebujejo spremne dokaze. Nekaj ​​primerov je lahko:

• Če ste ugotovili, da vaše osebje naloge ne opravlja pravilno, jim pokažite, kako naj sledijo določenemu postopku.
• Predstavitev podatkov in raziskav.
• Možnosti usposabljanja.

4. Kdaj gostiti sestanek vs. Pošiljanje e-pošte

Bilo je veliko izvedene študije, ki sklepajo, da pretirana srečanja škodujejo produktivnosti, dobremu počutju in motivaciji zaposlenih. Kolikokrat ste se udeležili videoklica, ki bi lahko bil samo e-poštno sporočilo?

Ko gostite srečanje, v bistvu prekinete potek dela in koncentracijo vaše ekipe. Zaradi tega se morate prepričati, ali je vsebina potrebna. Videoklici naj bodo rezervirani za poglobljeno razpravo, sodelovanje in spodbujanje sodelovanja ekipe. Samo zato, ker je virtualna srečanja enostavno rezervirati in se jih udeležiti, še ne pomeni, da se morate zanašati nanje.

Tukaj je nekaj primerov, ko se lahko odločite za videokonference:

• Zahteva za povratne informacije od pošiljanje Googlovega obrazca.
• Uporabite aplikacijo Messenger oz asinhrone komunikacijske aplikacije za posodobitve statusa ekipe.
• Pošljite e-pošto z nedavnimi posodobitvami ali novicami (o katerih ni potrebna razprava).

Včasih se vaši sodelavci želijo samo odpočiti od tipkanja in se namesto tega pogovarjati z ljudmi. To je vsekakor nekaj, kar je treba upoštevati, vendar tega ne zapravljajte na sestankih, kjer so vsi tihi in poslušajo vaše govorjenje.

Učinkoviti sestanki na daljavo zahtevajo načrtovanje

Gostovanje sestankov prek aplikacij za videokonference zahteva nekoliko drugačno načrtovanje v primerjavi z osebnimi. Težave nastanejo predvsem v primeru premajhne pozornosti do udeležencev.

Vendar pa je lahko vsako srečanje na daljavo učinkovito s popolnoma zaokroženim dnevnim redom, ki produktivno izrablja čas. To pomeni raziskovanje tem razprave, ki resnično zanimajo vse vpletene, in preprosto vztrajati pri zahtevanem. Z nasveti, ki smo jih raziskali tukaj, boste imeli veliko praktičnih načinov za gostovanje vaših srečanj na daljavo, tako da bodo učinkovita in pomembna za vse vpletene.

Kako začeti uporabljati Zoom avatarje za zabavna srečanja

Preberite Naprej