Kako nastaviti odzivnik za ponavljajoče se počitnice v Gmailu

Verjetno poznate Gmailov odzivnik za odsotnost. To je tista samodejna e-pošta, ki jo lahko vklopite, ko greste na dopust. Vaše prijatelje in sodelavce obvesti, da niste poleg računalnika, in jim boste odgovorili, ko se vrnete.

Čeprav je ta funkcija uporabna, včasih ni dovolj. Na primer, če imate med tednom redni prost dan, boste morda želeli, da se obvestilo o odsotnosti vedno izvaja na ta dan.

Čeprav Gmail tega ne more storiti sam, sta tu še dva načina za dosego tega samodejno ponavljajočega se e-poštnega sporočila.

Uporabite Auto Reply Pro za vašo e-pošto odsotnosti

Prva možnost je dodatek Google Marketplace, imenovan Auto Reply Pro. Čeprav je to plačljiva funkcija, ima tudi brezplačno stopnjo, ki vam omogoča pošiljanje 50 samodejnih e-poštnih sporočil na mesec. Če vaš nabiralnik običajno ne dobi toliko prometa, je lahko popolna rešitev za vas.

Sledite tem korakom, da ga konfigurirate:

1. Namestite aplikacijo in jo povežite z želenim Gmail računom.
2. V svojem Gmail računu pritisnite Auto Reply Pro ikono na desni strani zaslona. Izgleda kot moder, kvadraten srečen obraz.
instagram viewer
3. V oknu, ki se prikaže, kliknite Začeti.
4. Kliknite Dodaj / upravljaj pravila v aplikaciji. To bo odprlo novo okno.
5. Pritisnite Preskoči da pristane na domačem zaslonu aplikacije.
6. Na levi strani kliknite Samodejni odgovor, in v meniju, ki se odpre, kliknite Dodaj novo Odsotnost.
7. Poimenujte pravilo in kliknite Naslednji.
8. Na tem zaslonu lahko izberete pogoje. Na primer, samo e-poštna sporočila z določeno temo ali od določenih prejemnikov. Ker želimo to poslati na vsa e-poštna sporočila, nismo ničesar označili in pritisnili Naslednji.
9. Mark Omogoči samo za določen datum in čas.
10. Tukaj lahko nastavite, kdaj bo e-poštno sporočilo poslano. Vendar pa je malo zapleteno. Lahko izbirate OmogočiDnevno, ki bo pošiljala e-pošto ob določenih urah vsak dan (na primer ob kosilu in po delu).
11. Če želite blokirati cel dan, boste morali izbrati Omogoči za dogodke v koledarju. Tukaj imate dve možnosti. Ali izberete svoj običajni koledar in redno blokirate svoje proste dneve na njem, ali pa ustvarite nov koledar, namenjen samo blokiranju prostih dni. Upoštevajte, da če izberete prvo, bo e-poštno sporočilo poslano vsakič, ko boste imeli dogodek, tudi če ne na vaš prosti dan.
12. Ko udariš Naslednji, kliknite Dodaj novo dejanje>Ustvari in pošlji novo e-pošto (v novi niti).
13. Tu lahko končno prilagodite svojo e-pošto. Dodajte vsebino, pritisnite Dodatne nastavitve pošte nastaviti Zadeva in vse druge prilagoditve, ki jih želite. Ko končate, kliknite Ustvari odgovor zunaj pisarne na dnu zaslona.

To je to, vse je pripravljeno. Če ste nekoliko zmedeni glede tega, kako nastaviti svoj koledar, da bo deloval s samodejnim odzivnikom, preberite več o kako blokirati čas v Google Koledarju. Lahko tudi določi določen delovni čas če imate račun prek organizacije.

Kako nastaviti redni samodejni odzivnik z Zapierjem

Druga dobra možnost za nastavitev ponavljajočega se samodejnega odzivnika je Zapier. Ta možnost zahteva plačljivo naročnino; vendar se morda za nekatere ljudi splača. Je veliko bolj prilagodljiv in vam omogoča avtomatizacijo številnih delov vaših delovnih tokov, ne samo e-pošte.

Takole ustvarite odsotnost, ko se prijavite za storitev:

Ustvarite nov sprožilec

Če želite, da se kroglica zavrti, morate Zapierju povedati, kdaj želite, da se izvede akcija. To se imenuje sprožilec.

1. Kliknite Ustvari Zap v zgornjem levem kotu začetnega zaslona.
2. Izberite Gmail kot Sprožilec za Zap.
3. V spustnem meniju pod Sprožilni dogodek, izberite nova elektronska pošta in pritisnite Nadaljuj.
4. Prijavite se v svoj Gmail račun, da omogočite dostop, in ko končate, pritisnite Nadaljuj.
5. Izberite mapo, za katero želite to uporabiti. Običajno je dovolj, da pošljete samodejni odzivnik v vaš nabiralnik. Če pa imate filter, kjer nova e-poštna sporočila gredo neposredno različnim oznakam, boste morda želeli izbrati tudi te. Privzeta možnost je za vsa e-poštna sporočila. Pritisnite Nadaljuj.
6. Pritisnite Testni sprožilec da zagotovite, da povezava deluje in Nadaljuj.

Uporabite filter

Nato morate zagotoviti, da Zapier ne pošlje odgovora na vsako novo e-pošto, ampak samo na tista, poslana na določen datum. A Filter pomaga pri nastavitvi tega.

1. Spodaj Ukrep, izberite Filter.
2. Spodaj Nadaljujte samo, če…, izberite iz spustnih menijev Datum>(Besedilo) se začne z in na zadnje polje napišite tri črke dneva, za katerega želite, da se pošlje. V našem primeru smo dali Sobo ali ned, ki vključuje celoten vikend.
3. Ko programska oprema preizkusi filter, pritisnite Zapri, nato pa še + da dodate dejanje.

Nastavite odzivnika

Čas je, da končno nastavite odzivnik na e-pošto in spravite tega otroka k delu.

1. Izberite Gmail spet kot tvoj Dogodek v aplikaciji.
2. Izberite Poslano e-pošto kot tvoj Akcijski dogodek in pritisnite Nadaljuj.
3. Ker ste se že prijavili v svoj račun, ga morate zdaj izbrati v meniju in nadaljevati.
4. Na tem zaslonu lahko prilagodite svojo e-pošto po svojih željah. Obvezni polji sta Zadeva in Telo. Dodali smo tudi svoj redni podpis, da bo videti bolj profesionalno.
5. Spet, potem ko zadeneš Nadaljuj, lahko preizkusite e-pošto, da se prepričate, da je dobro videti v Gmailu. Preveri svoj Poslano mapo, da vidite, ali odobrite.
6. Če ste zadovoljni z rezultatom, kliknite Vklopite Zap.

Naučite se uživati ​​v avtomatizaciji

Možnost pošiljanja ponavljajočega se sporočila o odsotnosti je lahko zelo koristna za samostojne delavce in mala podjetja. Nočete biti vezani na svoj računalnik in to pomaga zagotoviti, da bodo vaše stranke v nekem trenutku spet prišle do njih.

S tema dvema aplikacijama lahko avtomatizirate tudi druge procese in e-pošto, da si dolgoročno olajšate življenje. Kmalu boste ugotovili, da ko enkrat poskusite avtomatizacijo, se zlahka zasvoji.

Najboljša orodja za avtomatizacijo, s katerimi lahko samostojni delavci povrnejo svoj čas

Preberite Naprej

O avtorju