Kako orisati potek dela v pojmu

Ne glede na to, ali gre za ustvarjalnost, gradnjo, administracijo ali kaj drugega, se boste v katerem koli delovnem okolju pogosto znašli s ponavljajočimi se nalogami. Ustvarjanje uveljavljenega poteka dela vam in vašim sodelavcem bo pomagalo priti v ritem, še posebej, ko vključite nekoga novega.

V tem članku vas bomo vodili skozi opis poteka dela v Notionu, tako da boste vi in ​​vaša ekipa vedeli stanje in korake vsake naloge, na kateri delate.

Prednosti predstavitve delovnega toka v pojmu

Postavitev vašega delovnega poteka v Notionu bo vaši ekipi pomagala vizualizirati in si zapomniti korake, ki jih morajo izvesti, ko začnejo ali dokončajo nalogo. Prav tako bo vsem pomagal vedeti, v kateri fazi je določena naloga.

Na primer, če je pisanje objav v spletnem dnevniku ponavljajoče se opravilo, lahko ustvarjalni proces razdelite na štiri korake: pripravo, urejanje, slike in nalaganje. Ko pisci v vaši ekipi dokončajo osnutek, lahko svoj del naloge označijo kot dokončan na tabli in za pooblaščenca določijo osebo, ki je odgovorna za urejanje.

Tudi če delate sami, je to odličen način za spremljanje svojega napredka, saj boste imeli podrobnejši pregled svoje delovne obremenitve. Pomaga tudi razbiti obsežnejša opravila na manjše naloge, kar lahko pomaga preprečiti preobremenjenost.

Oris poteka dela v pojmu s statusi

Uporaba preprosta tabela baze podatkov in Notion vam bo dal zgoščen pregled vašega poteka dela. Hitro lahko vidite, na katerem koraku je posamezno opravilo, ga primerjate z rokom zapadlosti in preverite, kdo dela na tem, ne da bi vam bilo treba veliko pomikati.

V tem primeru vsak stolpec predstavlja korak v procesu pisanja. Če želite začeti, se odločite, v katere korake želite razdeliti ponavljajoča se opravila, in ustvarite novo stran, tako da izberete možnost v spodnjem levem kotu Notion. Ko ste na novi strani, namesto da izberete predlogo, prikličite ukaze s poševnico naprej in izberite Podatkovna baza tabel – v vrstici.

The ime stolpec bo tam, kamor vnesete ime opravila, dodatni stolpec, ki se prikaže, pa lahko izbrišete. Nato dodajte nov stolpec tako, da izberete simbol za dodajanje v zgornjem desnem kotu tabele in v vrsta nepremičnine meni, izberite izberite.

Kliknite v spodnjo celico in vnesite stanje, ki ga želite uporabiti, in Notion vam bo dal poziv, da ga spremenite v možnost. Od tam lahko spremenite barvo s tremi pikami ob njej.

Po istih navodilih ustvarite vsa stanja, ki jih želite uporabiti, in kliknite naslov stolpca, da odprete meni, in ga podvojite, dokler nimate enega stolpca za vsak korak. Ustrezno jih poimenujte.

Zdaj, ko greste vi in ​​vaši sodelavci, lahko s statusi sporočite, na katerem koraku ste in kako gre. Torej, namesto da preprosto označite opravljeno nalogo, lahko svoji ekipi pokažete, da delate na predmetu, ne da bi to dejansko povedali.

Primer uporablja narediti da pokažem, da še nihče ne dela na tem, v delu reči, da je v teku, dokončan pokazati, da je storjeno, na čakanju da drugi vedo, da je zaustavljen, in zaljubljen navesti, da prejemnik potrebuje pomoč.

Povezano: Bližnjice na tipkovnici Notion za Windows in Mac

Če mora vaša ekipa sporočiti podrobnosti, lahko komentira stran z opravilom tako, da kliknete njeno ime in jo odpre. Prazno polje spodaj je idealno mesto za začetne podrobnosti. Polje za komentarje je optimalno za zastavljanje vprašanj, sporočanje, da predajate projekt, ali dajanje predlogov.

S temi pogovori v Notionu bodo vsi imeli dostop do informacij, namesto da bi omejili dostop v neposrednem sporočilu ali se izgubili v skupinskem klepetu.

Tudi če delate sami, sta uporaba statusov in puščanje komentarjev koristna, ko znova izbirate nalogo.

Oris poteka dela v konceptu s kontrolnimi seznami

Če ste ljubitelj preprostega in raje samo sporočite drugim, da je naloga končana, lahko svoj potek dela opišete s stolpci kontrolnega seznama. To je tudi odličen način za prihranek prostora, če morate v svoj potek dela vključiti veliko stolpcev. Vendar je najbolje, da jih zmanjšate na minimum, če lahko.

Ti dodaš stolpci kontrolnega seznama na enak način kot bi a izberite stolpec s klikom na gumb za dodajanje v zgornjem levem kotu tabele in vse, kar morate storiti, je, da jih poimenujete.

Z uporabo teh boste še vedno dobili hiter pregled nad tem, kje ste vi in ​​vaša ekipa z nalogami, z nekoliko manj natrpanim videzom besedila v stanjih. Še posebej odlično je za ekipe, ki morda želijo, da bi raven prioritete izstopala pred vsem ostalim.

Povezano: ClickUp vs. Pojem: kar je bolje za projektno sodelovanje

Seveda lahko še vedno komunicirate v komentarjih, vendar status vsakega koraka ni v središču pozornosti – samo to, ali je dokončan ali ne.

Drugi elementi, ki jih boste morda želeli vključiti v svoj potek dela

Nekateri drugi stolpci, ki jih boste morda želeli vključiti v svoj potek dela Notion, so a stolpec povezave če so vaši projekti v pogonu ali spletni programski opremi ali a datoteke in medijski stolpec če oddajate dokumente naprej in nazaj.

Če ugotovite, da ne želite določeno lastnino da se prikaže kot stolpec v vaši bazi podatkov, ne pozabite, da ga lahko skrijete v svoji tabeli, vendar se bo še vedno prikazal na seznamu lastnosti, ko kliknete v projekt.

Dodajanje opomb na stran nad ali pod tabelo bo pomagalo vam in vašim sodelavcem, da se naučite in si zapomnite korake v vašem delovnem toku.

To je še posebej koristno za vključitev novih članov ekipe, saj bodo poznali vse korake, vaša navodila pa jim bodo natančno povedala, kaj morajo storiti, ko pridejo do naslednjega.

Pojdite v ritem s pojmom

Z opisom poteka dela v Notionu odstranite ugibanje iz procesa in razdelite večje projekte na manjše, organizirane mejnike. Tako boste vi in ​​vaša ekipa imeli vse na enem mestu in nikomur ni treba iskati.

Če še niste preverili Notiona, vam njegova prilagoditev in preprostost omogočata upravljanje katerega koli projekta. Če pa se počutite zataknjeni, lahko začnete z nekaterimi od njegovih številnih predlog in se med seboj učite.

Kako začeti s pojmom: 7 bistvenih nasvetov in trikov

Pojem je eno najboljših orodij za produktivnost in hitro raste. Tukaj je nekaj trikov in nasvetov, ki jih lahko uporabite za začetek.

Preberite Naprej

O avtorju