5 Prednosti uporabe programske opreme za upravljanje projektov, ki prihranijo čas

Timsko delo omogoča, da sanje delujejo – razen če gre za napačne komunikacije. Ko razpravljate o novem projektu, lahko prekomerno komuniciranje, premalo komuniciranje in nesporazumi vzamejo veliko časa.

Verjetno ste porabili nekaj časa za iskanje delčkov informacij ali datotek, ki živijo v naših nabiralnikih, hitrih sporočilih ali samolepilnih zapiskih s sestankov in telefonskih klicev.

Če se lahko povežete, vam bo morda koristila uporaba programske opreme za upravljanje projektov. V tem članku vas bomo popeljali skozi seznam ugodnosti, ki prihranijo čas, ki jih ponuja ta vrsta programske opreme, s primeri iz ClickUp, Notion in Asana. Tudi če delate samostojno, boste morda našli nekaj zalogajev.

1. Nič več pošiljanja in iskanja po e-pošti

Zahvaljujoč programski opremi za upravljanje projektov se lahko opustite pošiljanje e-poštnih sporočil z nalogami.

Namesto tega lahko uporabite stolpec prejemnik v vašem ClickUp projektne plošče. To vam omogoča, da lastništvo projekta dodelite nekomu drugemu.

Ko dodate opis projekta, rok in vse druge podrobnosti, ki jih želite vključiti, preprosto dodajte svojega sodelavca v ta stolpec in prejel bo obvestilo ali ga bo videl v svojih opravilih seznam.

Če želite, da več kot ena oseba prevzame lastništvo nad projektom, lahko omogočite stolpec z več pooblaščenci z ClickUp-jevimi aplikacijami ClickApps.

To lahko omogočite pri ustvarjanju delovnega prostora. Če pa ga boste morali dodati pozneje, pojdite na avatar svojega profila v spodnjem levem kotu in ga kliknite, da poiščete Kliknite Aplikacije v meniju.

Od tam se pomikajte po možnostih za iskanje Več prejemnikov, ga vklopite in označite za delovni prostor, v katerem ga želite uporabljati.

Stolpec pooblaščenec je za tiste, ki ukrepajo na projektu. Če želite nekomu dati CC v projektu, ga dodajte kot opazovalca s klikom na simbol očesa v zgornjem desnem kotu kartice opravil.

Povezano: Pojem vs. Evernote: Kateri je pravi za vas?

Zdaj so pooblaščenci in opazovalci v zanki za kasnejše posodobitve, vključno z osebo, ki je ustvarila nalogo – in nikomur se ni treba pomikati po e-poštnem sporočilu, dolgem 50 niti, za podrobnosti.

2. Manj nepotrebnih srečanj

Če ste že kdaj slišali, da bi nekdo rekel, da bi bil sestanek lahko e-poštno sporočilo - lahko bi bila tudi stran v Notionu.

Namesto da se zbirate ali vodite seje možganov za manjše projekte in ideje, ustvarite novo stran in sodelujte znotraj.

Če ste novi v Notionu, Timske naloge predloga vam bo pomagala začeti. Če želite ustvariti novo stran v pogled na tablo te predloge kliknite gumb za dodajanje na dnu stolpca. če vam je ljubše pogled seznama, preprosto dodajte novo vrstico na svoj seznam.

Preden dodate svoje soigralce, izpolnite lastnosti, kot sta rok in prednost, ter podrobnosti in ideje, ki jih imate. Vključite poziv svojim sodelavcem, da dodajo svoje misli in predloge, nato pa jih dodajte kot pooblaščence.

To lastnost lahko pokličete tudi soigralci, če vam je ljubše kaj bolj nevtralnega.

Primer slike uporablja oblaček, da izstopa namen strani. Spodaj lahko vsakdo doda informacije z besedilom, glavami, slikami, prilogami, povezavami in številnimi drugimi priročnimi ukazi.

Če vi ali vaš sodelavec pomotoma izbrišete nekaj pomembnega, si lahko ogledate prejšnje različice strani tako, da kliknete ikono ure v zgornjem desnem kotu.

3. Projekta ni treba večkrat razlagati

Ne potrebujete preveč stolpcev ali lastnosti, da zagotovite, da so podrobnosti vaše naloge jasne in dosledne. Pravzaprav se lahko verjetno izognete z uporabo samo pooblaščenca, roka in prednosti.

Povezano: Ustvarjalni načini, kako kar najbolje izkoristiti Asano

Preden dodate svoje sodelavce kot pooblaščence ali sodelavce v nalogo v vašem projektnem vodenju programsko opremo, izpolnite podatke v vsakem stolpcu in odprite kartico ali stran naloge, da izpolnite opis.

Evo, kako to izgleda z uporabo preproste postavitve brezplačna različica Asane.

Zahvaljujoč jasni postavitvi in ​​oznakam bodo vsi vedeli, kdo je pooblaščenec ali sodelavec, ko jih dodate. Poleg podrobnosti bodo imeli tudi jasna navodila o tem, kdaj je rok, prednostna stopnja naloge in kateri projekt ali odsek prispeva naloga.

4. Izogibate se odgovarjanju na isto vprašanje ob ponavljanju

Če nekdo prosi za pojasnilo prek Slacka ali elektronske pošte, nima vsakdo dostopa do odgovora. Če vprašajo v razdelku za komentarje ustrezne naloge v vaši programski opremi za upravljanje projektov, bodo to videli vsi.

Tukaj je primer uporabe ClickUp.

Kar je odlično pri komentarjih ClickUp, je, da vsak ustvari novo nit. Če prejmete dve vprašanji, lahko na nju odgovorite ločeno z izbiro odgovori pod komentarjem. Na vprašanje lahko dodelite tudi nekoga, če menite, da ima morda boljši odgovor.

Javno vprašanje in odgovor morata preprečiti, da bi se pojavila ista vprašanja. Če pa spet dobite vprašanje in to ni hiter odgovor, lahko svojega sodelavca usmerite v pravo smer, tako da ga tudi dodelite odgovoru.

5. Veliko manj preganjanja drugih zaradi njihovega dela ali iskanja datotek

Ker programska oprema za upravljanje projektov spodbuja sodelovanje, imate na voljo veliko orodij za komunikacijo s sodelavci. Če želite hitro posodobitev stanja, jih morate samo označiti v komentarju – v Notionu. To lahko storite z uporabo ob znaku (@) in povlečete njihovo ime v iskalno vrstico.

Prav tako vam ne bo treba prebirati e-pošte ali prositi sodelavcev, da vam pošljejo dokument po e-pošti, saj jih lahko dodajo neposredno v kopijo strani projekta. Če pa želite, da so dokumenti vsakič prikazani na istem mestu, lahko dodate stolpec dokumenta v svoj stran projektne plošče.

Stolpec dokumenta dela čudeže, če imate soigralca, ki je znan po tem, da vas prosi, da znova pošljete datoteko vsakič, ko ji izgubijo sled. Lahko jim prijazno poveš, da je tam na projektni plošči, če mu spet izgubijo sled.

Povečajte svojo produktivnost s programsko opremo za upravljanje projektov

Timsko delo je zabavno, še posebej, če projekt teče gladko. Z upravljanjem svojih nalog v programski opremi za upravljanje projektov lahko pomagate zmanjšati trenja in prihranite sebi in svojim sodelavcem veliko časa, tako da vse organizirate na enem mestu.

Tudi če delate sami, vam bo še vedno koristilo vedeti, kje najdete vse podrobnosti in dokumente, ki jih potrebujete. Katero programsko opremo boste izbrali, je odvisno od vas. S številnimi odličnimi možnostmi, ki so na voljo, je več kot verjetno, da boste našli tisto, ki bo ustrezala vam in vaši ekipi.

Notion, ClickUp in Asana so odlične izbire, če iščete nekaj predlogov za začetek.

ClickUp vs. Asana: Kaj je boljše za vodenje projektov?

Obstaja veliko možnosti za programsko opremo za upravljanje projektov, tukaj je nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali pri izbiri med Asano in ClickUp.

Preberite Naprej

O avtorju