Kako delati zapiske med Zoom sestanki kot profesionalec

Ne glede na to, ali gre za skupinski sestanek ali klic s stranko, so sestanki Zoom postali bistven del življenja vsakega oddaljenega delavca. Vendar pa večina ljudi pozabi na razpravo po koncu sestanka. Če se ne spomnite najpomembnejših dogodkov sestanka, lahko postanete neučinkoviti, kar lahko privede do neproduktivnosti. Torej, kako ste na tekočem z vsemi svojimi spletnimi sestanki?

Vnesite zapiske sestanka. Čeprav to ni nov koncept, mnogi ljudje nimajo vzpostavljenega pravega sistema beleženja, ki bi jim pomagal slediti svojim klicem. Toda kako si delate zapiske med sestanki Zoom? Pa ugotovimo.

Opombe s sestanka vs. Minute: v čem je razlika?

Ljudje večino časa uporabljajo zapiske s sestankov in zapisnike sestankov izmenično. Vendar pa niso enake stvari in razumevanje njunih razlik vam lahko pomaga povečati učinkovitost.

Opombe in zapisnik sta dejanja, ki beležita bistvene točke, o katerih se razpravlja na sestanku, vendar so namenjeni različnim stvarem. Beležki sestanka so kratke informacije o idejah, načrtih, ciljih, dejanjih, rokih, omenjenih na sestanku. Vsebino lahko spreminjate glede na vaš namen in namen.

Po drugi strani pa so zapisniki sestankov formalne podrobnosti, ki lahko služijo kot pravni dokument seje, ki si jo lahko ogledajo revizorji in sodišča. V bistvu zapisniki zajemajo informacije, kot so udeleženci in odsotni sestanki, teme, o katerih se razpravlja, čas začetka in konca sestanka, sprejete odločitve in drugo. Minute sledijo določeni strukturi, za razliko od zapiskov, ki jih je mogoče spreminjati.

Povezano:Najboljše predloge zapisnikov sestankov za strokovnjake

Kako delati zapiske na sestanku Zoom

Poleg osebne uporabe lahko zapiski s sestankov služijo tudi kot vir, ki ga lahko uporabljajo vaši kolegi, še posebej, če ste pripravljeni deliti svoje. Ker imajo vse pomembne informacije, o katerih se razpravlja na sestanku, lahko pomaga povečati produktivnost vaše ekipe.

Vendar bi morali imeti zapiski s sestanka strukturo. V nasprotnem primeru jih nihče ne bo razumel. Tako lahko kot profesionalec vzamete zapiske s sestankov:

1. Seznanite se z osnovami beleženja

Ko delate zapiske, morate obravnavati več tem. Spodaj so stvari, ki jih morate vključiti:

PRED SREČANJE: Preden se sestanek začne, si zapišite podrobnosti, ki so vam že na voljo, da ne boste izgubljali časa. Tukaj so:

• Datum in čas: To vam bo pomagalo dobro organizirati in razvrstiti zapiske.
• Udeleženci in vrsta srečanja: Je to klic stranke ali sestanek ekipe? Kdo se ga je udeležil?
• Dnevni red: Povzetek tega, o čem je srečanje namenjeno.
• ideje: Ali imate kaj, kar bi radi delili med srečanjem? Zapišite jih, da jih ne pozabite.

MED SREČANJEM: Ko se sestanek začne, se lahko osredotočite na beleženje pomembnih stvari, omenjenih med sestankom, kot so:

• Elementi dejanja: Če se na sestanku razpravlja o kakšnih načrtih, jih zapišite. Navedite omenjene podrobnosti, kot so vključene osebe, naloge in odgovornosti, časovnica in rok.
• dejstva: Vsa pomembna dejstva, navedena med sestankom.
• Vprašanje in odgovor: Zabeležite vprašanja, zastavljena na sestanku, in njihove odgovore, da se lahko po potrebi obrnete nanje.

Povezano: Nasveti za boljše beleženje z Microsoft OneNote

2. Ne snemajte vsega, kar slišite

Pri zapisovanju ne gre za zajemanje vsega, kar je omenjeno med Zoom srečanje. Zapisovanje celotnega srečanja je pristop stare šole; profesionalci tega ne počnejo več. Če poskusite s staro metodo, vam verjetno ne bo uspelo. To je zato, ker je celoten postopek dolgotrajen in premaga glavni namen zapisovanja. Prav tako bo zmedlo vas ali tistega, ki ga bo prebral, saj bo vseboval odvečne informacije, ki so nepotrebne.

Namesto tega zapišite samo ključne besede in elemente dejanja. V bistvu zgrabite ključne besede in ustvarite povzetek bistva in vsega, kar je treba z njim narediti. Ogledate si lahko osnove zapisovanja, da bodo zapiski jedrnati in lahko razumljivi.

3. Ustvarite predlogo

Če želite pospešiti celoten postopek beleženja, morate ustvariti predlogo. To vam prihrani čas pri razmišljanju o tem, katera podrobnost kam gre. Hkrati vam po sestanku ni treba porabiti več časa za njegovo urejanje, saj je že oblikovan.

Ustvarite lahko predlogo, ki ustreza vašim potrebam, ali pa sledite različnim strategijam beleženja. Preizkusite lahko na primer metodo kvadrantov in svoje zapiske razdelite na štiri dele: vprašanja, opravila, dodeljene in opombe. Če ste vizualna oseba, je miselni zemljevid lahko idealna predloga.

Poleg strategij lahko uporabite tudi aplikacije za beleženje da vam olajšam vse organizirati. Nekatere aplikacije že imajo pripravljeno predlogo za uporabo, zato vam ni treba razmišljati o ustvarjanju ali iskanju.

Povezano: Čiste in preproste aplikacije za beleženje, ki delujejo brez povezave

4. Določite svoj cilj

Če želite biti uspešni pri pisanju zapiskov sestankov Zoom, je najpomembnejša stvar, ki jo morate upoštevati, vaš cilj. Vprašajte se: zakaj pišete zapiske? Ali želite to uporabiti za učinkovit in napredek v karieri? Ali kot del svojega dela pišete zapiske? Ali jih želite deliti z drugimi? Ali to počnete zato, da bi bili bolj organizirani? Kaj hočeš dobiti od tega?

Opredelitev cilja beleženja vam omogoča, da ste bolj motivirani, da to naredite bolje. Če veste, kaj želite doseči, pisanje zapiskov s sestankov postane sprehod po parku, saj boste bolje razumeli, kakšen je vaš želeni rezultat. Ne pozabite, da bi vam morali zapiski s sestankov pomagati, da postanete boljši v svoji karieri. To ni samo nekaj, kar počnete; vam lahko bistveno pomaga napredovati in postati veliko bolj učinkovit pri delu.

Ali je praktično med sestanki Zoom vedno delati zapiske?

Med sestanki vam ni treba vedno delati zapiskov. Vendar se morate naučiti oceniti pomen vsakega klica, ki ga sprejmete. Na primer, če gre samo za klic za poravnavo in ni omenjenih pomembnih podrobnosti, lahko preskočite opombe in se osredotočite na sam klic.

Kljub temu je zapisovanje bistvena veščina, ki se je morate naučiti za napredovanje v karieri. Poleg tega, da pomaga pri učinkovitosti, lahko vodi do boljšega zadrževanja, kar lahko izboljša vaš dolgoročni spomin. Prav tako gradi odgovornost in povečuje uspešnost vaših soigralcev, kar jim omogoča, da se bolj zavedajo, kaj naj bi počeli. Nazadnje daje smer, tako da veste, kam osredotočiti svojo pozornost.

Digital vs. Opombe na papirju: katere bi morali uporabiti?

Vaše navade zapisovanja so lahko srce vaše produktivnosti. Ali radi hodite v staro šolo s papirnatimi zapiski ali imate raje digitalne aplikacije za beleženje?

Preberite Naprej

O avtorju