6 razlogov, zakaj so faksi še vedno v uporabi leta 2022

Nekaj ​​ostankov preteklosti daje enak občutek kičastega šarma iz obdobja Seinfelda kot pisarniški faks. Morda ne boste verjeli, vendar še vedno obstaja na tisoče faksov, ki še vedno stojijo in služijo po vsej državi. Zakaj?

Medtem ko je digitalna komunikacija, kot sta e-pošta in besedilna sporočila, postala norma, je nekaj stvari v življenju, ki jih lahko naredi samo faks. Tukaj je nekaj razlogov, zakaj ljudje še danes uporabljajo fakse.

1. Fizične evidence, še posebej pomembne v pravu in medicini

V mnogih kontekstih prejemniki menijo, da je faksiran dokument ali sporočilo pravno veljaven in zavezujoč. Zaradi tega so s stališča odvetnika ali podjetja veliko bolj izvedljiva papirna sled kot e-poštna veriga. Kljub resnim in dobronamernim prizadevanjem Obamove administracije se velik del zdravstvenega sektorja ZDA za komunikacijo zanaša na fakse.

Praksa, skladna s HIPAA, dodaja veliko birokracije dejanju izmenjave zdravstvenih kartotek. Še posebej strogi so, če dokumenti potujejo med dvema ali več bolnišnicami ali zdravstvenimi centri. Tudi to ni vedno vprašanje varnosti. Šifriranje od konca do konca ne bo preprečilo, da bi nekdo na primer poslal zdravstvene kartoteke napačni osebi.

Pošiljanje podatkov o pacientih po faksu (zlasti med specialisti) je odobreno s strani HIPAA, zato toliko zdravnikov še vedno uporablja faks v svojih ordinacijah. Enako velja za številne odvetnike. Komunikacija po faksu je trenutna, priročna za vložitev na kraju samem in velja kot časovno označena razstava dokazov na sodišču. V mnogih primerih e-poštno ali besedilno sporočilo morda ne vsebuje toliko vode.

2. Strah pred hekanjem in druge varnostne skrbi

Tradicionalni faksi uporabljajo telefonske linije kot svoj način tranzita. To ne pušča veliko prostora za poseganje v sporočila ali prestrezanje s strani tretje osebe. Pravi faks ne uporablja digitalnega omrežja, kar hekerjem preprečuje dostop do vsega, kar ste poslali ali prejeli prek naprave.

E-faksi preskočijo telefonsko linijo in pošiljajo sporočila drug drugemu po internetu. Pogosto vključujejo izboljšano združljivost z običajnimi telefonskimi faksi.

Sodoben e-faks morda ne nudi vseh varnostnih prednosti, ki jih prinaša resnična izkušnja faksiranja, vendar je vredno razmisliti o tej potencialni prednosti pravega, verodostojnega faksa.

3. Posodobljena tehnologija, vključno z integracijo e-pošte

Eden od pozitivnih vidikov gibanja e-faksa je, kako so te naprave uvedle novo zlato dobo za fakse.

Tehnologija faksa je precej napredovala, tudi v zadnjih nekaj letih. Zdaj lahko za pošiljanje faksov s pametnim telefonom ali prenosnim računalnikom uporabljate pametni faks z združljivostjo Wi-Fi in vsemi potrebnimi funkcijami. Lahko celo pošiljate fakse brez faksa nasploh.

Medtem ko digitalna integracija izniči številne varnostne prednosti faksov, dodatna priročnost in združljivost z obstoječe komunikacijske metode se morda splačajo, razen če imate opravka s sporočili ali dokumenti posebej občutljivega narave.

4. Stari uporabniki in stara podjetja

Inercija zadrži veliko ljudi na faksu. Številni lastniki podjetij, ki so začeli na vrhuncu fax manije, so morda preveč odvisni od te komunikacijske metode, da bi se zdaj od nje umaknili. Ali pa preprosto niso pripravljeni narediti prehoda iz enega ali drugega razloga.

Ali vaš oče še vedno uporablja svoj stari iPhone 4 iz preteklosti? Stare navade težko odmrejo – če se ne pokvari, mnogi raje odložijo popravljanje.

Povezano: Stvari, ki jih zaradi sodobne tehnologije ne počnemo več

Ta prednost je enak razlog, zaradi katerega je e-pošta vsaj v določeni funkciji uzurpirala polžjo pošto. Namesto, da bi morali vedeti prejemnikovo polno ime in fizični naslov, morate uporabiti le kratek ekvivalent.

Enako ugodnost ponujajo faksi. Vse, kar potrebujete za pošiljanje faksa, je številka faksa vašega prejemnika ter območna koda številke in koda države, če je na voljo. To zagotavlja tudi dodatno plast varnosti za vse, ki morajo objaviti svoje podatke o faksu. Ljudje lahko te informacije uporabijo za vzpostavitev stika, ne pa nujno, da vas lovijo doma. Majhne zmage.

6. Podpisovanje dokumentacije na daljavo

S podpisovanjem papirjev na dolge razdalje je pridobitev verodostojnega podpisa priročna in preprosta. E-podpisi nimajo enake pravne teže kot pravi podpis s pisalom in papirjem.

Pošiljanje podpisa po faksu je eden najzanesljivejših načinov za sklenitev pogodbe in zagotovitev, da je oseba, s katero delate, zakonita. Veliko težje je ponarediti podpis prek stacionarnega telefona kot preprosto, nezahtevno e-poštno transakcijo.

Povezano: Stari tehnološki pripomočki in naprave, ki zmedejo mlajšo generacijo

Telefaksi leta 2022, skozi rožnato lečo nostalgije

Zagotovo ne nameravamo predati naših pametnih telefonov in nabiralnikov Outlooka za najnovejšo in najboljšo tehnologijo faksiranja. Za mnoge strokovnjake pa je privlačnost skromnega faksa več kot očitna. Prihodnost je morda tu, a smo pripravljeni nanjo?

5 najboljših orodij za pošiljanje e-pošte na faks

Pokažemo vam, kako brezplačno pošljete faks z e-pošte. Priporočamo vam pet brezplačnih spletnih e-poštnih storitev za faksiranje za delo.

Preberite Naprej

O avtorju