Kako izpeljati uspešen začetni sestanek projekta

Uvodni sestanki projekta so odlična priložnost, da se vsi člani ekipe zberejo na isti strani in si prizadevajo za skupni cilj. Zato bi morali biti dobro pripravljeni in premišljeni, saj vam bodo pomagali, da kar najbolje izkoristite razpravo s stranko.

V tem članku bomo delili nekaj nasvetov in orodij, ki vam bodo pomagala pri uspešnem uvodnem srečanju s svojo ekipo.

Kaj je začetni sestanek projekta?

Uvodni sestanek projekta je, kjer se vodja projekta sreča z ekipo, včasih pa tudi s stranko, da predstavi cilje projekta, razloži, kako jih bo dosegel, in pregleda vloge vseh. Običajno se izvaja na samem začetku novega projekta, čeprav je morda primerno, da ga imate pozneje v procesu, če se pojavijo nove ovire ali vprašanja.

Ta vrsta sestanka vam pomaga začeti svoj nov projekt na trdnih temeljih, tako da jasno sporočite, kaj pričakujete, kako se bo napredek meril in kakšne pasti se lahko obetajo. Vse skupaj določa smer za nemoteno projektno sodelovanje z vsemi deležniki.

Prednosti začetnega sestanka projekta

Kot že omenjeno, so začetni sestanki projekta priložnost, da se vsi uskladijo z vizijo vašega projekta in njihovimi vlogami v njem. Spodaj je nekaj drugih pomembnih prednosti uspešnega uvodnega sestanka:

• Projekti tečejo učinkoviteje, če vsi člani ekipe razumejo svoje odgovornosti.
• Začetni sestanki vam pokažejo, kako daleč je vaša ekipa pri razumevanju, kaj bo projekt vključeval. To vam lahko pomaga prepoznati morebitne težave, ki se lahko pojavijo na poti.
• Začetni sestanki pomagajo vzpostaviti odnos med vami in vašo stranko, tako da na začetku postopka postanejo vsi enakopravni.
• Če je vse načrtovano zgodaj, se zmanjša verjetnost sprememb, ki lahko povzročijo morebitne zamude pozneje med projektom.
• Vaša stranka bo imela priložnost posredovati dragocene povratne informacije in ideje, preden gre predaleč v življenjski cikel projekta.
• Uspešen uvodni sestanek projekta poveča verjetnost, da ostanete v skladu s proračunom in po urniku.

5 nasvetov za izvedbo uspešnega uvodnega sestanka projekta

Spodaj je nekaj bistvenih korakov, ki jih morate sprejeti, ko se pripravljate na začetni sestanek projekta:

1. Ustvarite svoj dnevni red

Vaš dnevni red daje sestanku jasno smer, ki mu je treba slediti, zato je ključnega pomena, da ga ustvarite in razdelite pred začetnim sestankom. Vnaprejšnje načrtovanje dnevnega reda vam bo pomagalo ostati osredotočen in na nalogo.

Uporabite lahko aplikacijo za beleženje, kot je Evernote ustvariti načrt srečanja, do katerega imajo dostop vsi člani. Lahko začnete iz nič ali prihranite čas z uporabo enega od njegovih predloge za sestanke.

Ko se lotite osnov, dodajte vse pomembne podrobnosti o projektu, vključno s trajanjem sestanka in predsednikom (vodja projekta). Čeprav bodo ti odvisni od posebnega projekta, na katerem delate, je treba upoštevati nekaj splošnih idej:

• Lep pozdrav in uvod
• Jasna razlaga, kaj nameravate doseči med uvodnim sestankom
• Namen projekta
• Obseg projekta
• Omejitve, povezane s časom in proračunom
• Trenutna znana tveganja
• Seznam rezultatov
• Odprta razprava in vprašanja.

2. Povabite prave ljudi

Na tej stopnji se želite osredotočiti na povabilo vseh ključnih deležnikov. Vendar pa bi vas v svoji želji, da bi se začeli ukvarjati, morda zamikalo, da bi povabili vse, ki imajo karkoli v zvezi s projektom. To lahko vpliva na vaše srečanje, saj bo upravljanje velike množice zahtevnejše. Vključiti morate samo člane ekipe, ki imajo vlogo v projektu (in lahko dajo dragocen prispevek).

Udeležence sestanka lahko povabite po e-pošti ali še bolje, prek interno komunikacijsko orodje všeč Ohlapnost. S tem orodjem lahko ustvarite kanal (skupino), ki ga boste uporabljali za skupno rabo dnevnega reda sestanka in drugih ustreznih dokumentov, tako da jih lahko vsi pregledajo pred sestankom.

3. Naj bo srečanje interaktivno

Naj bo vaš uvodni sestanek interaktiven, tako da zagotovite odprto platformo za izražanje idej ali predlogov. Cilj tukaj je zagotoviti, da vsi aktivno sodelujejo med srečanjem. Tukaj je nekaj idej, kaj bi lahko naredili:

• Skupinske možganske nevihte: To najbolje deluje, če ima več članov ekipe podobno strokovno področje. Avtor skupaj razmišljati o idejah, lahko hitro gradite na znanju drug drugega in razvijate kreativne rešitve, ki utirajo pot do uspeha.
• Izmenično vodite sestanek: Čeprav je idealno, da vodja projekta vodi uvodni sestanek, lahko predsednike zamenjate, da ne izgubite pozornosti ljudi. Omogoča vsakomur, da se obrne na vodenje posebnih vidikov dnevnega reda sestanka ali predstavi predstavitve, kar lahko pomaga tudi ekipi, da se počuti bolj vključeno v projekt.
• Prosite za povratne informacije: Kadar koli predstavite nekaj novega, vprašajte udeležence, če imajo o tem kakršna koli vprašanja, da bodo vsi povedali svoje mnenje na sestanku. To priložnost lahko izkoristite tudi za odkrivanje drugih misli ali pomislekov, ki bi jih morda imeli da se negotovosti sčasoma ne kopičijo – glavni vzrok za frustracije med ljudmi, ki so vključeni v a projekt.

Te interaktivne tehnike bodo zagotovile, da bodo vse vaše zainteresirane strani aktivno vključene na uvodnem sestanku.

4. Pojasnite vloge in odgovornosti

Ob predpostavki, da vsi razumejo celoten projekt in kako se vanj prilegajo, bi bil naslednji korak opredelitev njihovih vlog in odgovornosti. Izkoristite to priložnost, da ponovite prejšnje razprave o tem, kaj vsi pričakujejo drug od drugega. Uporabite lahko spletno orodje, kot je Asana ustvariti kontrolne sezname, da lahko vsak vidi, za katere naloge je odgovoren.

Začnete lahko z dodelitvijo elementov dejanj, ki jih je treba dokončati v dogovorjenem roku, nato pa jih razdelite med člane ekipe. Te dejavnosti razporedite po prednostnem vrstnem redu, pri čemer so najpomembnejše naloge navedene najprej. Na ta način lahko zagotovite, da so roki izpolnjeni, ne da bi morali ljudi preveč raztezati.

5. Dodajte povzetek srečanja v svoj interni Wiki

Ko je sestanek končan, spremenite svoje zapiske v dobro organiziran dokument, da boste lažje sklicevali na prihodnost. Lahko uporabite svoje interni wiki kot spletni repozitorij, do katerega lahko vsi v projektu zlahka dostopajo.

Na ta način se lahko vedno sklicujete na zapiske sestankov, ko se pojavijo vprašanja o nečem, ki je zajet med uvodno sejo. Svoj wiki lahko uporabite tudi za dodajanje posodobitev, ko napredujete skozi življenjski cikel projekta.

Nastavite pravi ton za celoten projekt z začetnim sestankom

Uvodni sestanek je pomemben korak v vsakem projektu, saj določa ton celotnemu življenjskemu ciklu projekta in vodi vse vpletene v isto smer.

Zgornje nasvete in orodja lahko izkoristite, da pridobite vse svoje zainteresirane strani na isti strani in utrdite pot produktivnemu delovnemu toku.

6 preprostih načinov, kako narediti sestanke bolj produktivne

Če želite vedeti, kako izvesti uspešen timski sestanek, si oglejte teh 6 bistvenih nasvetov, ki jih morate upoštevati.

Preberite Naprej

O avtorju