Kako deliti in zaščititi svoje Google Preglednice

Google Preglednice so zmogljivo orodje za sodelovanje s sodelavci. Kaj pa, če morate v datoteki Google Sheet skriti občutljive podatke, hkrati pa omogočiti dostop drugim uporabnikom?

Na srečo imajo Google Preglednice robustne funkcije skupne rabe in zasebnosti, ki vam omogočajo skupno rabo določenih listov v datoteki, ne da bi pri tem ogrozili zasebnost drugih informacij.

Tukaj je, kako lahko to storite.

Kako deliti datoteko Google Preglednic

Če nameravate delati z več uporabniki, morate najprej poznati osnove skupne rabe datoteke Google Sheet. Za varno skupno rabo morate datoteko najprej shraniti. Ko to storite, sledite spodnjim korakom.

1. Kliknite na Ikona za skupno rabo v zgornjem desnem kotu zaslona.
2. A Delite z ljudmi in skupinami pojavi se okno. Od tam, v Dodajte osebe in skupine V polje vnesite e-poštni naslov oseb, s katerimi želite dati datoteko v skupno rabo.
3. Ko vnesete njihove e-poštne naslove, a spustni meni meni se bo pojavil tik ob polju za e-pošto. Izberite Urednik tako da jo lahko osebe, s katerimi ste dali v skupno rabo, urejajo.
instagram viewer
4. Za dodatno varnost kliknite na Ikona za nastavitve v zgornjem desnem kotu okna Share.
5. Spodaj Nastavitve delite z ljudmi, obvezno odkljukajte Uredniki lahko spreminjajo dovoljenja in delijo, in Gledalci in komentatorji lahko vidijo možnost prenosa, tiskanja in kopiranja.
6. Ko končate, kliknite na ikona puščice nazaj da se vrnete v okno Skupna raba z ljudmi in skupinami.
7. Pod poljem za e-poštni naslov kliknite na Obvesti ljudi potrditveno polje, da zagotovite, da prejmejo obvestilo o datoteki v mapi »Prejeto«. Dodate lahko tudi opombe ali navodila zanje v Sporočilo polje.
8. Ko ste zadovoljni z vsemi nastavitvami, kliknite na Pošlji.

To bo uporabnikom omogočilo ogled in urejanje datoteke Google Preglednic. Vendar tega še ne storite, če še niste končali s pripravo datoteke.

Povezano: Kako zaščititi z geslom in zakleniti svoje Google Preglednice

Dodeljevanje urednikov za posamezne liste

Ko pripravite posamezne liste za različne uporabnike, jih lahko zdaj zaklenete na dodeljenega uporabnika. Tako vam ni treba skrbeti, da bi uporabniki motili vnašanje podatkov za druge ljudi. Obstajajo koraki za dodelitev edinstvenih urejevalnikov na list.

1. Desni klik na zavihku, ki ga želite dati v skupno rabo z določeno osebo.
2. Kliknite na Zaščitni list.
3. Poklicano stransko okno Zaščitene plošče in obsegi se bo odprlo.
4. Svoje opombe o listu lahko dodate v izbirno Vnesite opis polje.
5. Pod List zavihku, zagotovite, da je v spustnem meniju izbran pravilen list.
6. Od tam kliknite na Nastavite dovoljenja.
7. The Dovoljenja za urejanje obsega se bo prikazal. V zgornjem delu okna kliknite na Omejite, kdo lahko ureja ta obseg radijski gumb. Pri spustni meni pod to možnostjo izberite Po meri.
8. Če ste datoteko že dali v skupno rabo z drugimi uporabniki, lahko odkljukate uporabnike, s katerimi ne želite deliti lista. V nasprotnem primeru lahko dodate nove urejevalnike v e-poštno polje blizu dna okna.
9. Ko končate z dodajanjem vseh urejevalnikov, ki jih potrebujete, kliknite na Končano.
10. Ko Google shrani vaše nastavitve skupne rabe in dodelite novega urejevalnika, "Nekdo potrebuje dostop do datoteke"prikaže se okno.
11. Izberite Delite z osebo X: Uredi izbirni gumb, nato kliknite na Deliti.

Po zaključku tega postopka ste zdaj dali določen list v skupno rabo z nekom drugim.

Zdaj, ko ste dali nekatere liste v skupno rabo z določenimi osebami, boste morda želeli druge liste skriti pred vsemi drugimi. Ti listi lahko vsebujejo formule, opombe ali druge stvari, za katere ne želite, da jih vidijo. Na srečo lahko to enostavno storite s spodnjimi navodili.

1. Desni klik zavihek, ki ga želite skriti.
2. Izberite Zaščitni list.
3. V Zaščitite liste in obsege stranskem oknu, preverite, ali je izbran ustrezen list.
4. Kliknite na Nastavite dovoljenja.
5. V Dovoljenja za urejanje obsega okno, kliknite na Omejite, kdo lahko ureja ta obseg radijski gumb. Nato v spustnem meniju izberite Samo ti.
6. Kliknite na Končano.
7. Ko se vrnete v datoteko Google Sheet, znova z desno tipko miške kliknite zavihek, ki ga želite skriti.
8. Tokrat kliknite na Skrij list.
9. List, ki ga želite skriti, bo izginil iz pogleda.
10. Če želite ponovno videti list, kliknite na ikona menija za hamburgerje (tik ob ikona plus na vrstici z zavihki listov). Videti bi morali vse skrite liste sivo.
11. Kliknite na skritem listu, ki ga želite videti.
12. Skriti list se bo znova pojavil na svojem prejšnjem mestu v vrstici z zavihki listov. Vendar ga lahko vidijo tudi drugi uporabniki.
13. Če ga želite znova skriti, ponovite zgornje korake.

Ko je to opravljeno, lahko zdaj skrijete liste, ki jih ne želite dati v skupno rabo, ne da bi morali ustvariti drugo datoteko Google Preglednic.

Povezano: Nore formule Google Sheets, ki so izjemno uporabne

Odstranjevanje zaščite listov

Včasih boste morda želeli odstraniti zaščito lista, tako da jo lahko vidijo vsi drugi uporabniki. Če je temu tako, morate slediti tem korakom:

1. V menijska vrstica, kliknite na Podatki> Zaščitite liste in obsege.
2. V Zaščitene plošče in obsegi stranskem oknu, bi morali videti seznam zaščitenih predmetov, ki jih imate.
3. Kliknite na imenu lista, ki ga želite odkleniti.
4. Po kliku na lastnosti zaščitenega lista izberite Ikona koša poleg Polje za opis.
5. Okno bo vprašalo, Ali ste prepričani, da želite odstraniti to zaščiteno območje? Izberite Odstrani.
6. Google Preglednice vas bodo vrnile v glavno okno preglednice, prej zaščiteni list pa je zdaj dostopen vsem uporabnikom v skupni rabi.

Delite samo tisto, kar je potrebno

Te funkcije za zaščito listov zagotavljajo, da lahko ohranite celovitost svojih podatkov. Tako ste prepričani, da lahko samo določeni uporabnik dostopa do listov, ki jih potrebujete.

To je tudi dobra rešitev za pospravljanje datotek. To je zato, ker vam ni treba ustvarjati ločenih datotek za skupno rabo z različnimi uporabniki, in lahko preprosto povežete rezultate z vsakega lista z glavnim listom, ki ga lahko skrijete pred drugimi uporabniki.

S temi funkcijami Google Preglednic lahko zaščitite svoje podatke, ne da bi morali plačati niti centa.

10 najboljših hitrih trikov za Google Preglednice, ki jih verjetno niste poznali

Ugotovite, kako lahko Google Preglednice dvignete na višjo raven in dodate udobje svojemu poklicnemu ali osebnemu življenju.

Preberite Naprej

O avtorju