5 učinkovitih nasvetov za izboljšanje vaše pisne komunikacije

Ali berete kakšna sporočila svojih kolegov, ki vas napačno drgnejo? Sporočila morda niso žaljiva, vendar je ton preprosto izključen. Počutite se užaljenega in to se odraža v vašem odnosu do njih. Verjetno niso mislili nič hudega, ampak so uporabili napačno izbiro besed.

Pisna komunikacija lahko poteka na več načinov. Pri izboljšanju načina pisne komunikacije morate biti premišljeni, da ne boste napačno razumeli vaših namer.

Kaj je pisna komunikacija?

Pisna komunikacija je proces pošiljanja besedilnih sporočil in navodil prek pisem, poročil, priročnikov itd.

Pisna komunikacija, ki se uporablja za posredovanje informacij na delovnem mestu, ima pogosto formalen pristop. Vsebujejo ga uradni dokumenti, ki služijo kot dokaz in referenčna točka.

O novostih se ekipa obvešča pisno. Ko se člani ekipe pokažejo neukrotljivo vedenje, jim s pisno komunikacijo izdajo poizvedbo in odgovorijo na enak način.

Za razliko od verbalne komunikacije, ki jo lahko pozabimo, če je ne posnamemo, pisna komunikacija traja dolgo, še posebej, če se v njo ne posega.

Izzivi pisne komunikacije

Tako kot pri drugih oblikah komunikacije je tudi cilj pisne komunikacije premagan, če prejemniki ne razumejo vsebine sporočila.

Pisna komunikacija ima več težav, ki lahko spremenijo pomen sporočila ali namen pošiljatelja. Oglejmo si nekaj izmed njih.

1. Pomanjkanje jasnosti

Komunikacija izgubi svoje bistvo, ko je zapletena. Izbira besed, ki jih pošiljatelj uporablja v pisni komunikaciji, lahko zbudi prejemnika. In ker pošiljatelj ni na voljo za razjasnitev stvari, zmeda ostaja.

Če se zaposleni počutijo prisiljeni ukrepati ob prejemu zapletenih pisnih sporočil, lahko na koncu naredijo napake zaradi nerazumevanja sporočil.

Napake pri delu zaradi težav z jasnostjo predstavljajo oviro za organizacijo, saj se zapravljajo čas in viri.

2. Časovna omejitev

Najučinkovitejši potek dela je tisti, ki se nenehno premika. Člani ekipe bi morali takoj dobiti vse informacije, ki jih potrebujejo, in jih uporabiti pri svojem delu. A pri pisni komunikaciji ni vedno tako.

V pisni komunikaciji pošiljatelj pošlje sporočilo prejemniku. Namesto da bi dobili takojšen odgovor, morajo počakati, da prejemnik prejme sporočilo in nato odgovori. Vmesni čas je lahko v nujnih situacijah drag. Škoda je bila morda že storjena, preden so bili podatki zbrani.

3. Pomanjkanje fleksibilnosti

Sporočilo, ki ste ga poslali kolegu v službi, lahko vsebuje netočne podatke. Morda boste želeli posodobiti sporočilo za večjo jasnost. Ko pa ste ga že poslali, tega ne morete storiti.

Iz nič morate napisati še eno sporočilo, ki obravnava napačne informacije ali vključuje posodobitve, ki jih želite posredovati. Početi vse, kar je stresno, še posebej, če imaš na rokah kup dela.

4. Zamuda pri odločanju

Sprejemanje odločitev na delovnem mestu zahteva določeno stopnjo hitrosti. Vsi, ki so vključeni v proces odločanja, morajo biti obveščeni o najnovejših dogodkih in pravočasno prispevati svoje prispevke.

Ko je proces odločanja usklajen s pisno komunikacijo, čas, porabljen za prejemanje, branje in odgovarjanje na sporočilo, upočasni proces odločanja. Svojo skupino lahko izboljšate proces odločanja s pravimi orodji.

5 načinov za izboljšanje vaše pisne komunikacije

Če želite uspeti v službi ali karieri, morate več pozornosti nameniti svoji pisni komunikaciji. In to zato, ker skoraj vsak dan komunicirate z ljudmi pisno.

Zagotavljanje, da razumejo sporočila, ki jim jih posredujete, vam pomaga dobiti želeni odgovor. Glede na to razpravljajmo o nekaterih načinih, kako lahko bolje komunicirate v pisni obliki.

1. Določite cilj

Kaj poskušate doseči s sporočilom? Pomembno je, da to prepoznate na začetku, da lahko svoje misli izrazite v tej smeri. Ljudi lahko spraviš k odprite in preberite svoja e-poštna sporočila enostavno z učinkovitim pisanjem.

Napisano sporočilo brez jasnega cilja je kot tekoči komentar. Imeli boste celotno stran vsebine, ne da bi rekli kaj konkretnega. Vsebina vašega sporočila je lahko zavajajoča za prejemnika, če ne ugotovite svojega cilja.

2. Stopite v prejemnikove čevlje

Pisna komunikacija zgreši cilj, če prejemnik nima potrebnih osnovnih informacij ali konteksta, da bi razumel sporočilo, ki ga bere. Če nekomu pišete in omenite stvari, na katere se ne zaveda, se bodo izgubili.

Postavite se v kožo bralca, ko sestavljate svoje sporočilo. Koliko vedo o temi? Ali potrebujejo osnovne informacije ali kontekst?

Razumevanje bralčevega stanja duha v zvezi s temo vam prav tako pomaga izbrati prave besede in ton za posredovanje svojega sporočila.

3. Zapišite ideje

Ko si v mislih zapišete sporočilo, se začnite pripravljati nanj tako, da si zapišete ideje, ki vam pridejo na misel.

Ker svojega sporočila ne morete preprosto pridobiti od prejemnika, da bi ga uredili ali posodobili, si vnaprej zapišite vse svoje točke, da jih lahko vključite v svoje sporočilo.

Za ta namen vam ni treba nositi zvezka. Aplikacija za beleženje, kot je Simplenote vam olajša zapisovanje idej na mobilnih napravah na poti. Do svojih zapiskov lahko dostopate na daljavo, kadar koli jih potrebujete.

4. Bodite jasni in preprosti

Najučinkovitejša pisna komunikacija je jasna in preprosta. Zdaj ni čas, da svojega bralca navdušite z velikimi besedami in slovničnimi izrazi.

Obstaja težnja, da bi se z uporabo modnih besed želeli izkazati kot inteligentni, vendar je to v pisni komunikaciji kontraproduktivno. Ne pozabite, da ne boste fizično prisotni, ko bralec prebere sporočilo. Torej stvari ne morete razjasniti, če bralca zmedejo.

Če delate na projektu, lahko napišite izjavo o namenu ubijalskega projekta z učinkovito pisno komunikacijo.

5. Temeljito uredite

Branje sporočil s slovničnimi napakami in tipkarskimi napakami je izklop. Prejemniku prihranite težave tako, da temeljito uredite svoja sporočila, preden jih pošljete.

Upira se želji po pošiljanju pisnih sporočil v naglici. Ne glede na to, kako nujen je, si vzemite čas, da ga uredite. Morda so v sporočilih nepotrebne besede, izrazi in napake. Če jih boste še enkrat pregledali, jih boste opazili, vendar se to ne bo zgodilo, če si ne boste vzeli časa za to. Aplikacije, kot so Slovnični so odlični za urejanje in fino nastavitev vašega pisanja.

Če imate sloves po pošiljanju sporočil z napakami, bodo ljudje neradi brali vaša sporočila. Dovolili bodo, da se vaša sporočila zadržijo, dokler ne bodo imeli duševne moči, da prenesejo stres, ki jim ga povzroča branje vaše vsebine.

Učinkovito posredovanje vaših sporočil

Verbalne interakcije pri delu so lahko hrupne. Pisna komunikacija pomaga ustvariti nekaj tišine. Soigralci lahko komunicirajo v kateri koli situaciji, ne da bi pritegnili pozornost nase.

Ko je vaša pisna komunikacija jasna s pravim tonom, lahko ljudi spodbudite, da naredijo, kar želite, ne da bi vam sledili, da bi razjasnili stvari. Prav tako si ustvarite ugled kot oseba, ki učinkovito komunicira.

Kako hitro napisati učinkovito e-pošto (4 orodja AI, ki jih lahko uporabite)

Ali imate težave s pisanjem e-pošte, da bi opravili stvari? Tukaj je nekaj nasvetov, kako hitreje napisati boljša e-poštna sporočila, skupaj z nekaterimi orodji za uporabo.

Preberite Naprej

O avtorju