Kako napisati profesionalen e-poštni odgovor za odsotnost

Ko gre za e-pošto, je lahko težko vzpostaviti poklicne meje. Navsezadnje mnoga podjetja domnevajo, da dokler imate internet, lahko odgovarjate na vsa sporočila.

Medtem ko je bilo včasih pričakovati, da bodo strokovnjaki vedno dežurni, se časi počasi spreminjajo. Dandanes je vse pogosteje, da ljudje na prostih dnevih niso povezani z internetom, in to z dobrim razlogom.

Če se odpravljate na počitnice, si vzamete prost čas zaradi svoje zdrave pameti ali morate biti odsotni iz pisarne iz kakršnega koli drugega razloga, je tukaj nekaj nasvetov, kako napisati profesionalen e-poštni odgovor, ki ni v pisarni.

1. Počisti naslov teme Odsotnost

Eden najpreprostejših načinov, kako ljudem povedati, da ste odsotni, je, da spremenite naslov teme odgovora na e-pošto. Namesto da samo napišete »Odsotnost«, lahko vključite tudi vrsto dopusta, ki ga uporabljate, če ga želite deliti.

Tukaj je nekaj primerov naslovov e-poštnih naslovov o odsotnosti pisarne:

• Odsotnost – dopust (25. december – 4. januar)
• [Odsotnost] Zdravstveni dopust
instagram viewer
• Odsotnost | Očetovski dopust
• *Odsotnost iz pisarne* Nujni dopust
• Odsotnost (zapuščen dopust)
• Odsotnost | Porodniški dopust
• Zunaj pisarne ~ Delo na terenu
• [Odsotnost] Praznični dopust (božični dan)
• Odsotnost – bolniška odsotnost
• Odsotnost – Poroka!

2. Omenite, kakšen dopust si vzamete

Za nekatere ljudi je običajno domnevati, da je vsaka e-pošta, ki ni v pisarni, namenjena prosti čas. Vendar to ni vedno tako za vse.

Nekateri ljudje uporabljajo e-poštna sporočila, ki niso v pisarni, ko delajo, vendar ne morejo dostopati do e-pošte čez dan. Na primer, prodajni zastopniki ali tisti, ki opravljajo delo na terenu, bodo morda morali potovati na območja brez internetne povezave.

Poleg tega je možno tudi, da si vzamete dopust za osebne zadeve, kot so obiski v bolnišnici, pogrebi ali okrevanje po bolezni. Ob tem je lahko nerodno odgovoriti na: "Upam, da ste imeli dobre počitnice."

Povezano: Načini, kako narediti počitnice bolj zabavni s tehnologijo

Da bi se temu izognili, lahko namesto tega v telo e-pošte vstavite podrobnosti o dopustu. Ni vam treba biti pošten glede svoje situacije, če vam je zaradi tega neprijetno, toda če ste iskreni s svojim šefom, soigralci ali strankami, lahko pomagate graditi empatijo.

Na primer, če ste bili v prometni nesreči in potrebujete nekaj časa, da si opomorete od poškodb, pustite vaši stiki vedo, jim pomaga obvladovati njihova pričakovanja glede vašega zakasnjenega rezultata in pričakovanega vrnitev.

3. Izogibajte se nepotrebnim opravičilom

Za mnoge deloholike je običajno, da v e-poštna sporočila, ki niso v službi, vključijo opravičila, na primer »Oprosti, ker ne morem odgovoriti takoj!« Vendar je pomembno razumeti, da se vam ne bi smelo opravičevati, ker ste si vzeli odsotnost z dela, še posebej, če je to za vedno razlog.

Namesto da bi se oprostili, lahko uporabite nekaj izrazov:

• "Hvala, ker ste se oglasili!"
• "Hvala za e-pošto."
• "To e-pošto je bilo prejeto."

Namesto opravičila lahko vljudno potrdite, da je bilo njihovo sporočilo uradno prejeto. S tem se lahko odločite za jezik, ki se osredotoča na zahvalo za njihov čas in trud.

4. Ne zagotavljajte datuma odgovora

Za mnoge ljudi je lahko presenetljivo videti ogromen zaostanek e-pošte, ko se po daljši odsotnosti vrnejo v pisarno. Pravzaprav se lahko tesnoba celo podvoji, če uporabite fraze, kot je "Odgovoril se bom takoj, ko se vrnem v pisarno."

Ne samo, da lahko to povzroči veliko nepotrebnega pritiska, da zagotovite odgovor na prvi dan vašega vrnitve, ampak tudi postavlja napačna pričakovanja za ljudi, ki poskušajo stopiti v stik z vami.

Povezano: Nasveti, kako spodbuditi ljudi k odpiranju in branju vaših e-poštnih sporočil

Čeprav je pravilno potrditi prejem e-poštnega sporočila, ni treba zagotoviti takojšnjega odgovora nanj. Da se izognete pretiranemu zavezovanju, ko ste na voljo za odgovor, je najbolje, da se raje držite širokega odgovora ali splošnega obsega.

Tukaj je nekaj primerov stavkov, ki jih lahko uporabite:

• Odgovoril bom, ko bom na voljo po praznikih.
• Prosim pričakujte moj odgovor do konca _______.
• Če ni nujno, pričakujte odgovor do ________.

Ne pozabite, da če je e-poštno sporočilo kritično, se bodo ljudje čez nekaj časa potrudili poklicati ali pa vas kontaktirati. Pri tem je pomembno, da postavite blažilnike, da ljudje ne upajo na hiter odgovor.

Za nekatere vloge je običajno, da imate rezervne stike, ki prevzamejo obremenitev, ko ste odsotni. Preden pa šefu, sodelavcu ali članu ekipe dodelite breme, ko niste dosegljivi, je nujno pridobiti soglasje.

Ker je veliko ljudi že preobremenjenih s svojim delom, je lahko stresno prevzeti odgovornost drugih ljudi, četudi le za kratek čas. Poleg tega jim morda ne bo udobno omogočiti strankam ali strankam dostopa do določenih e-poštnih naslovov ali osebnih telefonskih številk.

Iz tega razloga, preden dodate kontaktne podatke nekoga v svojo e-poštno sporočilo za odsotnost, se prepričajte, da ga vprašate, ali je v redu, da to storite, in katere podrobnosti so zadovoljni, da jih delite.

6. Ustvarite različna e-poštna sporočila o odsotnosti za notranje ali zunanje stranke

Glede na to, kdo bo prejel e-pošto, se lahko količina informacij, ki ste jih morda pripravljeni posredovati v odgovoru na e-poštno sporočilo o odsotnosti, razlikujejo. Konec koncev, še vedno morate vzeti varnostni ukrepi za zasebnost, še posebej, ko ste na dopustu.

Na primer, čeprav se počutite udobno, če s svojimi sodelavci delite, kam potujete, tega morda ne želite početi z naključnimi ljudmi.

S sistemi za upravljanje e-pošte lahko nastavite drugačen odgovor odsotnosti, odvisno od tega, kdo ga bo prejel. S tem lahko ljudem daste pravo količino konteksta o vaši situaciji zunaj pisarne.

Ustvarite boljše delovne meje z odgovori zunaj pisarne

V svetu, v katerem se od nas pričakuje, da smo vedno na voljo, lahko e-poštno sporočilo o odsotnosti, ki prikazuje meje, naredi razliko. Če ste odločni pri svojem osebnem prostem času, lahko ljudi okoli sebe naučite tudi vrednosti svojega osebnega življenja.

Poleg tega lahko druge spodbujate, da storijo enako, če prosite druge, naj spoštujejo vaš čas. Čeprav se to ne sliši tako velika stvar, lahko ekipam pomeni vse, če so v pisarni postavljeni zdravi standardi.

Kako napisati sporočilo odsotnosti na LinkedInu

Želite svojemu omrežju LinkedIn povedati, da niste v pisarni? Tukaj je opisano, kako napisati sporočilo o odsotnosti na LinkedInu.

Preberite Naprej

O avtorju