Kaj je časovni okvir in kako poveča vašo produktivnost?

Če vi ali vaši soigralci nimate časovne omejitve za izvedbo določene naloge, boste morda manj produktivni. Uporaba časovnega okvira za upravljanje vašega časa vam pomaga ublažiti uhajanje časa in povečati produktivnost.

Številne svetovne organizacije in zelo uspešni strokovnjaki uporabljajo tehnike časovnega okvira. V članku je razloženo, kaj je časovni okvir, kako deluje ter prednosti in slabosti.

Kaj je časovni okvir?

Časovni okvir je taktika upravljanja časa s poudarkom na ciljih projekta. Ko to strategijo uporabljate v svojem poklicnem ali osebnem življenju, ste za to bolj pripravljeni ustaviti odlašanje in povečati produktivnost.

Časovni okviri so enote časovnega okvira. Časovni okvir bi moral biti realen, vendar določen časovni okvir za nalogo. Če je delo zapleteno, lahko dodelite več kot en časovni okvir. Časovni okviri so lahko minute, ure, dnevi, tedni ali celo mesec, odvisno od projekta in njegovih nalog.

Timeboxing vam omogoča načrtovanje časovnega proračuna za vsako nalogo v projektu. Sedete s svojo ekipo in ustvarite seznam nalog za projekt. Vi in vaša ekipa bi morali skupaj razmišljati, da določite časovno omejitev za naloge.

Podatki, kot so opravila, viri in določeni časovni okviri, so običajno na voljo v aplikaciji za upravljanje opravil. Metoda časovnega okvira je svetovno priznan postopek upravljanja časa, ki zagotavlja kakovostno delo v najkrajšem možnem časovnem okviru.

Kako nastaviti časovni okvir

Če ne verjamete, da bi si za postavitev časovnega okvira bilo treba zelo potruditi, boste presenečeni, da v resnici ni tako težko, kot se sliši. Tu je nekaj hitrih korakov za enkratno nastavitev časovnega okvira in njegovo uporabo za prihodnje projekte:

1. Ustvarite seznam opravil za projekt:

Uporabite lahko katere koli spletne aplikacije, kot je Redbooth in OmniFocus da ustvarite seznam opravkov za naloge katerega koli projekta. Pred dokončanjem seznama opravil zagotovite, da vi in ​​vaša ekipa pravilno raziskujete.

Sorodno: Elegantne aplikacije s seznami opravil za produktivno minimalistično

2. Skupine in prednostne naloge:

Opaziti morate podobna opravila in jih združiti v sosednje časovne polja. Vam ali vaši ekipi bo pomagalo preprečiti nepotrebno izgubo časa pri preklapljanju med nalogami.

Nekaterim nalogam morate tudi dati prednost in jih premakniti v prvi nabor časovnih okvirov. Pogovorite se z lastnikom projekta ali stranko o natančnem določanju prednostnih nalog. Prednostna opravila označite v ločeni barvni kodi.

Uporabljate lahko aplikacije, kot je nTask, Wrike, Trello, Basecamp itd. Za hitrejše spletno združevanje in določanje prednostnih nalog.

3. Dodelite časovni okvir vsaki nalogi:

Če želite določiti določen čas za posamezna opravila, morate upoštevati rok dobave, ki ste ga ponudili stranki. Zdaj se lahko s svojo ekipo sestanete na sestanku možganov, da se dogovorite o realni dodelitvi časovnega okvira za projektne naloge.

4. Določite časovni okvir za odmore:

Nastavite racionalne fiksne čase za odmore, tehnične izpade in druge neproduktivne naloge, ki bodo prav tako porabile časovni proračun za kateri koli projekt.

Na voljo je veliko aplikacij za opomnike, s katerimi vas opomni, naj si oddahnete, ko je v časovnem polju odmora. The priljubljene opomnike so TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Reminder itd.

Sorodno: Kako slediti svobodnemu delovnemu času s pravočasno aplikacijo

5. Kateri časovni okvir izbrati:

Obstajata lahko dve vrsti časovnega boksa: trdi in mehki. Mehko časovno omejevanje na koncu kaže, da dokončate nalogo. Po drugi strani pa trdi časovni okvir vam neha delati na nalogi, če je dodeljeni čas potekel, tudi če delo ostane nepopolno.

Za preprosta opravila bi pomagalo, če izberete trde časovne okvire. Čas, ki ga prihranite pred trdimi časovnimi okviri, vložite v zapletena opravila z mehkim časovnim okvirom.

6. Za naloge uporabite časovnik:

Ko boste vi ali vaša ekipa začeli opravilo, s časovnikom sledite času. Čas, potreben za dokončanje naloge, zapišite na seznam opravil za analizo. Pomagalo bi, če v računalnikih uporabljate aplikacije za samodejni časovnik, na primer Peščena ura in SnapTimer.

7. Naj bodo moteči pozorni:

Časovni okviri vam in vaši ekipi pomagajo, da se osredotočite na nalogo. Prav tako pomaga najbolje izkoristiti časovni tok za večjo produktivnost. Vendar pa boste izboljšave skozi časovni okvir videli le, če boste v tekočem časovnem polju resnično posvetili svojo nalogo.

Če želite ustaviti moteče delo, morate ustaviti vsa obvestila, ki bi vas lahko odvrnila od trenutne naloge. Uporabite lahko orodja, kot so Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl itd.

8. Pregled in nagrada:

V začetni fazi morate posneti veliko podatkov iz postopka časovnega okvira. Shraniti morate podatke, kot so številke opravil, časovni predali, čas na opravilo itd. Na podlagi teh zbranih podatkov ocenite, kako časovni okvir pomaga vam in vaši ekipi doseči želeno raven produktivnosti.

Člane svoje ekipe lahko občasno nagradite, ko opravijo naloge v vnaprej določenem časovnem okviru. Pomaga pri naraščanju motivacije med člani ekipe.

Prednosti Timeboxinga

Taktika časovnega okvira velja za vse, kar je povezano s porabo časa. Ne glede na to, ali gre za vaša hišna opravila ali poklicne odgovornosti, lahko takoj vadite čas, ko vadite čas. Nekatere prednosti so:

1. Vi in vaša ekipa postanete resnično previdni pri porabi časa.
2. Timeboxing vam omogoča, da se učinkovito osredotočite na projektno delo za zagotavljanje visokokakovostnih izdelkov ali storitev.
3. Timeboxing zagotavlja, da dokončate eno nalogo hkrati, s čimer zmanjšate obremenitev opravila.
4. Timeboxing je ciljno usmerjena tehnika upravljanja dela. Ko vi ali vaša ekipa delate v ciljno usmerjenem okolju, se počutite motivirani.
5. S časovnim boksom lahko uživate v boljšem ravnovesju med poklicnim in zasebnim življenjem. Časovniki vam učinkovito sporočajo, kdaj je vaš koledar prost za priložnostno srečanje ekipe ali udeležbo družinske večerje.

Proti Timeboxingu

Poleg njegovih vsestranskih prednosti obstaja tudi nekaj pomanjkljivosti, in sicer:

1. Za postavitev ustrezne strategije časovnega okvira lahko traja nekaj izkušenj.
2. Nekateri trdijo, da zaradi ciljev časovnega okvira ne morejo ponuditi kakovostne storitve ali izdelkov.
3. Nekateri strokovnjaki se lahko počutijo preobremenjeni, ko v svojih koledarjih vidijo veliko nalog.
4. Nekaj ​​posameznikov verjame, da jih časovniki časovnih omaric odvrnejo od dela, ko ugasnejo.

Čas je za časovni okvir

Zgoraj omenjene strategije in nasveti za časovni okvir vam bodo pomagali doseči trajnostno produktivnost in rast v vašem poklicnem ali osebnem življenju.

Če boste uporabljali avtomatizirane in spletne aplikacije za upravljanje opravil, boste lažje uvedli časovni okvir. Če želite uporabiti aplikacijo za upravljanje opravil, ki vam bo pomagala pri časovnem skrinjstvu, se prepričajte, da ste izbrali pravega, tako da vam ni treba pogosteje preklapljati med aplikacijami.

Spletni vodnik za upravljanje opravil: 10 nasvetov za pravilno izbiro aplikacije

Če želite izbrati aplikacijo za upravljanje nalog, s katero boste bolj učinkovito upravljali svoje projekte, morate upoštevati nekaj stvari!

Preberite Naprej

O avtorju

Razširi na Branje celotne zgodbe