Kaj je varnostna politika e-pošte in kako deluje?

Kdaj ste nazadnje poslali e-pošto? Verjetno je bilo danes. Tako kot vi, mnogi ljudje po vsem svetu dnevno pošiljajo e-pošto.

E-pošta je že najdalj časa del našega življenja. Ker je brez njih skoraj nemogoče, se morate zavarovati z učinkovito politiko varnosti e-pošte.

Ne želite, da bi vaša e-pošta prišla v napačne roke, kajne? Uvedba varnostne politike za e-pošto pomaga ohranjati njihovo varnost.

Kaj je varnostna politika e-pošte?

Varnostna politika e-pošte je niz postopkov, ki urejajo uporabo e-pošte v omrežju ali ustanovi. Podrobno opisuje, kako kategorija uporabnikov komunicira s sporočili, ki so poslana in prejeta po e-pošti.

Poskrbite za organizirano in varno e-pošto poveča vašo produktivnost. Cilj varnostne politike e-pošte je zaščititi sporočila pred nepooblaščenim dostopom.

Kdo morda poskuša dostopati do e-pošte brez dovoljenja, bi se lahko vprašali? Kibernetski kriminalci – zelo jih zanimajo zaupna sporočila, ki jih pošiljate znotraj in zunaj vaše organizacije. In to zato, ker vedo, da so takšne informacije dragocene. Če ga dobijo, ga lahko uporabijo za vrsto zlonamernih dejavnosti, da se obogatijo.

Kako deluje varnostna politika e-pošte?

Privzeta varnostna moč e-pošte ni tako močna. Sporočila, poslana po e-pošti, so v javnem prostoru. Zato lahko do njih zlahka dostopa vsak s povprečnimi hekerskimi veščinami. Ustvarjanje varnostne politike e-pošte je ena od osnovnih stvari, ki jih lahko storite, da preprečite napadalce.

Prepričanje, da vi ali vaša organizacija ne morete postati žrtev kršitve e-pošte, je napačna predpostavka. Dokler uporabljate e-pošto, ste lahko ciljno usmerjeni.

Vaša nepripravljenost do izvajanja varnostne politike e-pošte lahko zadrži vodo le, če so e-poštna sporočila, ki jih pošiljate, nesmiselna. Toda to skoraj ne drži, če vodite dostojen posel.

Da je varnostna politika e-pošte učinkovita, mora vključevati naslednje elemente:

1. Obseg in namen politike.
2. Informacije o lastništvu vsebine v e-poštnih sporočilih.
3. Pomisleki glede zasebnosti in pričakovanja strank, ki uporabljajo e-pošto.
4. Odgovornosti uporabnikov elektronske pošte.
5. Smernice za uporabo e-poštnih računov organizacije.
6. Nasveti za odkrivanje in izogibanje varnostnim grožnjam e-pošte.
7. Posebni ukrepi, ki jih je treba sprejeti v primeru suma kršitve varnosti e-pošte.

Dostopnost je ključna za uspešno izvajanje politike. Člani ekipe so lahko seznanjeni z informacijami v pravilniku le, če imajo dostop do dokumenta.

Namesto shranjevanja dokumenta na fizično napravo je priporočljivo uporabiti orodje za potek dela s shranjevanjem v oblaku in oddaljenim dostopom. Tako lahko pooblaščeni člani skupine dostopajo do pravilnika od koder koli in kadar koli.

Usposabljanje je še en bistven element za uspešno izvajanje politike varnosti e-pošte. Nekateri uporabniki morda neradi spoštujejo pravilnik, še posebej, če česa podobnega v preteklosti niso uporabljali. Na vas je, da poskrbite za ustrezno usposabljanje, da bodo razumeli, kako je uporaba pravilnika v najboljšem interesu vseh.

Kako zgraditi učinkovito politiko varnosti e-pošte

Varnostna politika e-pošte ni enotna za vse, ker nobena organizacija ni enaka. Toda kibernetske grožnje, ki ogrožajo uporabo e-pošte, imajo podobne učinke na organizacije, ne glede na njihovo ponudbo in velikost. So skupni atributi, ki jih je treba upoštevati pri oblikovanju standardne politike.

Tukaj je nekaj praktičnih nasvetov za izdelavo varnostne politike e-pošte, ki deluje.

1. Sprejmite predlogo

Ustvarjanje varnostne politike e-pošte iz nič ni slaba ideja, vendar si lahko prihranite nekaj časa, če sprejmete obstoječo predlogo. To je potrebno, še posebej, če niste seznanjeni z vsebino pravilnika.

Namesto ustvarjanja nepomembnih informacij imate ključne informacije za ustvarjanje politike, ki deluje.

2. Spremenite predlogo

Če sprejmete obstoječo predlogo, ne pomeni, da jo morate uporabljati takšno, kot je. Predloga vam daje predstavo o tem, kako izgleda politika.

Namesto da vzamete vse, kar je v šabloni za kavelj in grezilo, jo prilagodite edinstvenim potrebam vašega podjetja.

Na koncu boste imeli izvirni dokument, ki je prilagojen vaši organizaciji.

3. Določite pogoje sodelovanja z uporabnikom

Uporabniki vaše e-pošte se lahko ukvarjajo z nediskriminatornimi dejavnostmi, če se ne zavedajo, da so te dejavnosti prepovedane. Vaša odgovornost je, da izrecno navedete, kako naj uporabljajo vašo e-pošto.

Prepoznajte nezdrave e-pošte, ki lahko izpostavijo vaše omrežje kibernetskim napadom, in svari pred vključevanjem v takšne dejavnosti.

Vaša politika varnosti e-pošte je nepopolna brez implementacije orodja, ki izboljšuje varnost vaših e-poštnih sporočil.

Ročna zaščita vaše e-pošte pred kibernetskimi grožnjami ne zadostuje, zlasti ker kibernetski kriminalci za svoje napade uporabljajo napredne tehnologije. Njihovo energijo povežite z orodji, kot so peskovniki, filtri neželene pošte in programska oprema za preprečevanje zlonamerne programske opreme. Učinkovit filter za neželeno pošto preprečuje ogled zlonamerne e-pošte.

5. Uveljavi potrditev uporabniške politike

Uspešno izvajanje vaše politike se začne s pripravljenostjo vaših uporabnikov, da jo spoštujejo. Sprememba pride z nekaj odpora. Člani ekipe, ki niso seznanjeni z varnostno politiko e-pošte, se lahko odločijo, da jo spregledajo.

Spodbudite uporabnike, da se zavežejo k uporabi pravilnika, tako da pripnejo svoje podpise kot obliko potrditve. Na ta način imate dokaz, da se strinjajo, da ga uporabijo v primeru, da tega ne storijo.

6. Uporabnike vlakov

Uporabniki vaše e-pošte morda ne bodo razumeli nekaterih informacij v pravilniku. Če jih pustite v stanju zmede, je tvegano, saj lahko sprejmejo neprimerna dejanja, ki bodo ogrozila vaše omrežje.

Z izvajanjem usposabljanja zagotovite, da bodo vsi razumeli politiko. Ustvarite jim prostor, da postavljajo vprašanja o sivih območjih, tako da bodo vsi seznanjeni, kaj naj in česa ne.

7. Razvijte načrt odzivanja na incidente

Kljub vsemu usposabljanju o tem, kako učinkovito izvajati varnostno politiko e-pošte, bi lahko šle stvari narobe.

Razvijte načrt odziva na incidente v primeru kršitve varnosti. Vaš pravilnik mora vsebovati, kaj naj uporabniki storijo, ko sumijo na zlonamerno dejavnost ali napad. S pravilnimi ukrepi lahko ublažite učinke kibernetskega napada.

Gojite zdravo kiberkulturo s politiko varnosti e-pošte

Takojšnje sporočanje je morda v trendu pri komunikaciji s prijatelji in družino. Ko pa gre za delo in posel, je dobra stara e-pošta še vedno aktualna. Organizacijam pomaga ohranjati občutek reda in formalnosti.

Morda ne boste mogli preprečiti napadalcem, da bi ciljali na vaša e-poštna sporočila, vendar lahko njihove napade izničite z učinkovito politiko varnosti e-pošte.

Ko bodo vsi, ki uporabljajo vašo e-pošto, razumeli, kako zaščititi podatke, kibernetski kriminalci ne bodo imeli možnosti za stavka. Le vprašanje časa je, kdaj nehajo poskušati prodreti v vaše omrežje in preidejo na naslednje.

Kako hitro napisati učinkovito e-pošto (4 orodja AI, ki jih lahko uporabite)

Ali imate težave s pisanjem e-pošte, da bi opravili stvari? Tukaj je nekaj nasvetov, kako hitreje napisati boljša e-poštna sporočila, skupaj z nekaterimi orodji za uporabo.

Preberite Naprej

O avtorju