Kako hitro napisati učinkovito e-pošto (4 orodja AI, ki jih lahko uporabite)

Za razliko od običajnih besedilnih sporočil je pisanje e-pošte drugačno. Ljudje ponavadi veliko premislijo, ko gre za sestavljanje e-pošte iz nič. Sprašujete se, kaj vključiti, čemu se izogniti in Bog ve, ali je to, kar trenutno pišete, sploh prav?

Ker sem ponudnik storitev, moram vsak dan napisati na desetine e-poštnih sporočil. In zaradi tega sem popolna oseba, da odgovorim na vaša vprašanja.

Z ustreznimi informacijami postane hitrejše pisanje učinkovitih e-poštnih sporočil tako preprosto kot tipkanje sporočila v aplikaciji za klepet. Nato lahko uporabite tudi orodja AI, da pospešite postopek. Evo kako.

10 nasvetov za hitrejše pisanje učinkovitih e-poštnih sporočil

1. Zadevo obravnavajte kot povzetek vašega e-poštnega sporočila

Ko morate poslati e-pošto, je prva stvar, s katero se morate ukvarjati pisanje močne teme. To je prva stvar, ki jo vidi vaš prejemnik, in vsako e-poštno sporočilo s slabo zadevo ali brez vrstice se lahko izbriše ali konča v mapi z vsiljeno pošto.

Zato boste morda potrebovali dodatno minuto za premislek in pisanje. Najlažji način, da preprečite, da bi bile vaše teme splošne ali nejasne, je, da jih obravnavate kot naslove. Vse kar morate storiti je, da svojo e-pošto povzamete na jedrnat, a informativen način.

2. Pozdravite jih

Po vrstici z zadevo morate nastaviti ton za e-pošto in narediti vtis na prejemnika. Pozdravljanje, uradno ali neformalno, je popoln način za to. Če ste zmedeni, se odločite za formalni način.

Tu so različni načini, kako pozdraviti svoje prejemnike:

• Zdravo: To je za neposredne in prijateljske pogovore.
• Živjo: Je preprosto in vljudno.
• Dragi: To je nekoliko nenaravno, vendar ga lahko uporabite, ko stopite v stik z izvršnim direktorjem ali tako.

3. Dodajte uvodni stavek

Ko pozdravite prejemnika, vas mora začutiti srbenje, da bi spregovorili o tem, za kaj gre v e-pošti, vendar se za trenutek ustavite. Preden karkoli rečete, napišite uvodni stavek, da začnete svojo e-pošto z dobrim tokom.

Eden najboljših načinov za to je dodajanje začetne vrstice.

Tukaj je nekaj primerov, ki jih lahko uporabite neposredno:

• Dovolite mi, da se predstavim.
• Lepo vas je slišati.
• upam, da si v redu.
• Obračam se o ____
• Hvala za posodobitev.
• Prijavim se na ____
• Čestitamo za vaš (nedavni dosežek).

4. Predstavite se

Če nekomu prvič pošiljate e-pošto, se morate predstaviti, preden se pogovarjate o čemer koli drugem.

Čeprav ljudje običajno govorijo ure in ure, se začnejo potiti, ko jih prosijo, naj se predstavijo. ne skrbi Ni nujno, da je tako. Za lažjo uporabo uporabite enega od naslednjih formatov.

• Moje ime je (polno ime) in sem (vaša trenutna vloga).
• Sem (polno ime) in delam za podjetje (industrija) z imenom (ime podjetja).

Najboljša praksa je, da vključite le stavek ali dva o sebi in ne več kot to.

5. Hitro pridite do točke

Najboljši način, da zagotovite, da je vaša e-pošta dragocena za prejemnika, je, da hitro dobite informacije, ki jih potrebujejo. Z drugimi besedami, hitreje pridite do bistva.

Pozdravili ste svojega prejemnika, napisali uvodno vrstico/predstavili se, zdaj pa napišite, zakaj mu pošiljate e-pošto. Če se morate pogovarjati o več stvareh, jim dajte prednost in začnite e-pošto z najpomembnejšo stvarjo. Lahko je odgovor na vprašanje ali zahteva.

Povezano: Gmailovi triki, ki vam bodo pomagali narediti več

6. Vključite eno veliko idejo

Če se vaše e-poštno sporočilo izkaže za malce dolgotrajno, vzemite nasvet iz običajnega pisanja vsebine in na koncu dodajte zaključek ali veliko idejo.

Vse se bo osredotočilo na najpomembnejšo stvar. Na primer, morate najprej nekaj narediti ali pa potrebujete takojšen odgovor, da nadaljujete s projektom itd. Dodate lahko tudi zaključek tako, da rečete nekaj takega: Glavni izhod iz naše razprave je [____].

7. Naj bo jedrnat

Povprečen strokovnjak prejme več kot sto e-poštnih sporočil na dan. To pomeni, da je večina ljudi, s katerimi stopite v stik, zaposlena. Ne glede na to, kako zelo si jim morda všeč, verjetno ne bodo pripravljeni na kakršno koli razmetanje. Zato naj bodo vaša e-poštna sporočila kratka in sladka.

Druga pomanjkljivost dolgih e-poštnih sporočil je, da včasih postanejo nejasna, neustrezna ali pa lahko celo povzročijo nesporazume.

8. Bodite spoštljivi in ​​velikodušni

Lepota pisanja spoštljivih in vljudnih e-poštnih sporočil je v tem, da se morda ne strinjate z nekom, predstavite druga mnenja ali celo prosite za uslugo, vendar bo še vedno zvenelo v redu za branje.

Če nameravate narediti kaj takega v svojem e-poštnem sporočilu, se najprej zahvalite prejemniku ali ga pohvalite za njegovo delo ali ideje. Nato predstavite svoje mnenje, ne da bi neposredno navedli, da je to, kar so storili, slabo ali popolnoma napačno.

9. Dodajte zaključni stavek

Vaša zaključna vrstica je odvisna od vrste odgovora, ki ga pričakujete od osebe, ki ji pošiljate e-pošto. E-poštno sporočilo lahko končate z izjavo ali zaprtim vprašanjem, odvisno od konteksta. Vendar se za vsako ceno izogibajte zaključku z odprtim vprašanjem.

To je predvsem zato, ker izjava in zaprto vprašanje dajeta vašemu pogovoru smer, ohranjata stvari na pravi poti in zagotavljata odgovor.

Vendar odprto vprašanje po nepotrebnem poveča nit razprave. Poleg tega, če se obrnete na nekoga, ki je zelo zaposlen, bo vaša e-pošta morda popolnoma prezrta.

Tukaj je primer zaprtega vprašanja.

Pogovorimo se o tem na klicu. Kateri čas vam najbolj ustreza? [Čas 1] [Čas 2] [Čas 3]

Vašemu prejemniku olajša postopek odločanja.

Po drugi strani pa je tukaj primer odprtega vprašanja.

O tem se lahko dodatno pogovorimo prek klica. Torej, kdaj si prost?

Prejemnika pritiska, da preveri svoj koledar, preden odgovori, kar otežuje ukrepanje.

Poleg tega je lahko izjavo dobra ideja, da dodate e-poštnemu sporočilu. Na primer:

Veselimo se vašega odziva/sodelovanja z vami. Imej lep dan. Hvala vam.

10. Odjavi se

Končno lahko svojo e-pošto končate s katero koli od teh odjavnih fraz, odvisno od konteksta vašega e-poštnega sporočila.

• Prijazni pozdravi
• S spoštovanjem
• S spoštovanjem
• Najboljši
• Na zdravje
• Najboljše želje

Vsi ti nasveti so dovolj za pomoč pri sestavljanju in odgovorite na vsa e-poštna sporočila na pravi način.

Če želite pridobiti nove projekte ali novo službo ali če vaše trenutno delo zahteva, da pošljete več e-poštnih sporočil na dan, so lahko ta orodja AI v pomoč.

To orodje vam pomaga ustvariti začetne vrstice po meri na podlagi podatkov vašega LinkedIn profila vaših prejemnikov. Vse, kar morate storiti, je, da v orodje dodate URL LinkedIn prejemnika in prikaže se edinstvene začetne vrstice na podlagi podrobnosti njihovega profila.

Orodje stane 36 $ na mesec za do 200 začetnih vrstic.

SmartWriter.ai vam pomaga zbrati podatke iz prejemnikovega javnega profila in novic, v katerih so omenjeni. Pomaga vam ustvariti prilagojena e-poštna sporočila za ljudi, na katere se obrnete.

Uporabite ga lahko za pošiljanje hladnih e-poštnih sporočil ali sporočil LinkedIn za ozaveščanje. Naročnina na orodje se začne pri 49 USD na mesec.

Če začenjate nov posel in potrebujete finančna sredstva, je Snazzy.ai lahko popolno orodje za vas. Pomaga vam s predlogami e-pošte, da predstavite VC-je ali angelske vlagatelje.

Toda najprej boste morali ustvariti račun na platformi. Če želite začeti pošiljati e-pošto, vnesite ciljno skupino, na katero ciljate, ključne besede, ki jih iščete, in opis vaše ponudbe. In prihranil vam bo veliko časa, tako da boste zagotovili prilagojen prvi osnutek.

Po tem ga lahko nekoliko prilagodite, da zagotovite popolnost. Naročnina se začne pri 25 $ na mesec.

To je še eno orodje AI, ki vam pomaga pri iskanju popolnega kaveljčka za vaše prejemnike. Če želite začeti uporabljati Lyne.ai, vnesite CSV vaših potencialnih strank z njihovimi službenimi e-poštnimi naslovi ali URL-ji njihovih profilov na LinkedIn.

Odločite se lahko tudi, koliko stavkov želite, da orodje napiše za uvod, na primer 1-2 stavka ali 3-4 stavke itd. Naročnina se začne pri 99 $ na mesec.

Pisanje e-pošte še nikoli ni bilo lažje

Če se vam je kdaj zdelo težko zbrati vse točke, da bi sestavili dobro e-pošto, se vaš boj danes konča.

Uporabite te nasvete ali orodja za hitrejše pisanje naslednje učinkovite e-pošte!

4 najboljše e-poštne aplikacije za Windows, za katere še niste slišali

Vsi poznamo klasične e-poštne aplikacije v sistemu Windows, ki jih vsi radi uporabljajo, kaj pa nekatere, za katere še niste slišali?

Preberite Naprej

O avtorju