Priprava 1 Nikoli ne načrtujte sestanka brez namena. Če lahko z e-pošto ali beležko dosežete tisto, kar morate doseči, je bolje, da prihranite nekaj časa sebi in svojim kolegom. 2 Začnite z enim glavnim dejanjem, končnim namenom sestanka. Kakšen je vaš cilj oziroma želeni rezultat? Zakaj se sklicujete? Kaj je treba storiti? 3 Ko si zadate cilj sestanka, razmislite o tem, katera vrsta srečanja bi bila najboljša – ena na ena? Seja med dvema majhnima ekipama? Ali preprosto vi, vodja, govorite z nekaj ključnimi igralci o svojem načrtu igre? 4 Ko se odločite za svoj primarni fokus, opišite vse, kar se mora zgoditi v podporo temu izidu. Poenostavite načrt kot celoto na manjše akcijske elemente; vse konkretno, oprijemljivo in ga je mogoče dodeliti kohorti. 5 Številne pisarne so že opremljene z delom na daljavo in uporabljajo običajne aplikacije za virtualna srečanja, kot so Zoom, Skype ali Google Meet. Če ste vi ali vaše podjetje novi v svetu oddaljenih prostorov za srečanja, naredite nekaj raziskav in izberite najboljšo aplikacijo za virtualna srečanja za svoje potrebe. 6 Odločite se, kako dolgo naj traja vaš sestanek; praviloma vaš sestanek ne sme trajati več kot eno uro. Ustvarite preprost urnik za trajanje vašega sestanka, tako da razdelite svoj skupni čas, dodeljen na ločene, določene bloke, od katerih je vsak namenjen nečemu posebnemu. 7 V primeru sestanka, ki res mora biti daljši od ene ure, je morda primeren kratek odmor na sredini. Načrtujte pet minut, če je predvideno, da bo dolga pot. 8 Če vaša domača pisarna ali delovni prostor še ni opremljen za virtualno srečanje, se pred dnevom sestanka prepričajte, da so stvari v obliki ladje. Svetlo, nevtralno ozadje in močan vir osvetlitve omogočata profesionalno sličico. 9 Vnaprej pripravite list dnevnega reda, ki ga bodo navzoči uporabili, ko vodite virtualni sestanek. Ta list jim bo pomagal ostati z vami, ko govorite; prav tako vam bo pomagal razjasniti vizijo sestanka in organizirati svoje misli. 10 Uradna diaprojekcija ali PowerPointova predstavitev lahko prav tako prihrani čas, še posebej, če imate v tem omejenem časovnem obdobju veliko dejstev, statističnih podatkov ali številk. 11 Če je vir mogoče dati v skupno rabo digitalno, je vedno hitreje zagotoviti seznam hiperpovezav, dokumentacije in reference za vašo ekipo, kot da bi jih naučili vsega, kar bodo morali vedeti med sestankom sama. Če je potreben bolj zapleten trening, ga je treba načrtovati ločeno in po možnosti v skupinah. 12 Ugotovite morebitne ovire in neznane stvari, ki jih še vedno delate sami. Če je potrebno, si vzemite nekaj časa za odprto razpravo. Navedite nekaj različnih možnosti za cilj, če je pot pred vami nejasna. 13 Dajte si kontrolni seznam, na katerega se boste morali sklicovati, ko boste dali svojo misel. To bi moral biti seznam vsega, kar morate posredovati svoji ekipi, pa tudi vaših akcijskih elementov in vsega, kar logistično vodi do njih. Ta določba zagotavlja, da se v tem trenutku nič ne pozabi.
vabi 14 Ocenite svoj seznam dejanj in vizualizirajte ekipo, ki jo morate sestaviti, da boste zanje učinkovito in učinkovito poskrbeli. Kdo se mora udeležiti? Kaj je razlog za vključitev vsakega udeleženca? 15 Povabite samo tistega, ki ga potrebujete. Čeprav se ne bi smeli počutiti omejene na eno ali drugo številko, se vedno izplača, da je vaš seznam gostov čim krajši, ne da bi pozabili na koga pomembnega. 16 Če je le mogoče, povabite svoj seznam udeležencev vnaprej. Sestanki v zadnjem trenutku so v redu, kadar so potrebni ali v nujnih primerih; pri načrtovanju bolj zapletenih, organiziranih projektov pa naj bo vaš um vedno nekaj tednov naprej. Dan-of 17 Preden začnete, počistite svoje območje morebitnih motenj, še posebej, če se uglašate od doma. 18 Pred tem pojejte kosilo ali hiter prigrizek in imejte ob sebi kozarec vode. 19 Tako kot pri vsakem drugem poklicnem srečanju mora biti tudi vaš videz lepo vzgojen in prijazen do pisarne. 20 Preverjanje mikrofona, kamere in Wi-Fi pred vašim sestankom je eden od načinov za preprečevanje neljubih tehničnih težav med oddajo. Če uporabljate prenosni računalnik, se prepričajte, da ste priključeni, napolnjeni in pripravljeni na ropotanje. 21 Vaša spletna kamera vas mora srečati v višini oči. Poskusite stisniti okno čim bližje očesu spletne kamere. Želite, da bo vaš vir udoben za gledanje za tiste, s katerimi se boste srečali. Stik z očmi pomaga. 22 Če ste živčni ali se še nikoli niste udeležili spletnega sestanka na daljavo, pred tem vadite pred kamero, ne da bi to kdo gledal. Vaš nasmeh na zaslonu bo verjetno videti in čutiti precej drugačen od vašega resničnega; čustvovanje pred kamero je veščina, a po nekaj virtualnih srečanjih vam o tem ne bo treba niti razmišljati. 23 Utišajte telefon; izklopite obvestila na namizju in vse drugo, kar bi lahko povzročilo hrup med sestankom. Če je mogoče, se tik pred sestankom dogovorite za nekaj časa, da odgovorite na sporočila v zadnjem trenutku ali se prijavite z vsem pomembnim, kar aktivno spremljate. 24 Za hitre zapiske in opravila bi morali imeti pri roki aplikacijo za beleženje ali blok papirja in pero. Biti morate prisotni, angažirani in zainteresirani za to, kdo govori in karkoli govori. Med 25 Če ste organizator srečanja, se hitro prepustite. Začnite takoj in natančno in povejte, kaj je treba povedati, preden se lotite svojega prvega dejanja. 26 Če je primerno, boste morda morali nekoga dodeliti, da snema zapisnik sestanka. Nekatere vrste programske opreme za sodelovanje bodo to dejansko lahko naredile namesto vas. Dokumentacija je najhitrejši način, da hitro ujamete tiste, ki niso prisotni, in zagotavlja, da so vsi vpleteni odgovorni za to, kar je bilo dejansko povedano in deljeno. Poskusite ga ne preskočiti, če je mogoče. 27 Glede na velikost in naravo srečanja so lahko predstavitve po vrsti. Načrtujte namenski blok časa za predstavitve na začetku sestanka, če je potrebno. 28 Dodelitev vlog vsakemu dejanju bo seveda eden najpomembnejših delov vsakega virtualnega srečanja. Ponovno bi morali vedeti, katere so te vloge in kdo jih bo opravljal, preden se sestanek začne. 29 Vzpostavite časovnico in jo naredite vizualno, če je mogoče. Sporočite vsem, kdaj se boste naslednjič dotaknili baze. Pametno določite roke. Začnite dovolj vnaprej, da bodo imeli vsi več kot dovolj časa za uspeh. 30 Zmanjšajte brezciljno klepetanje, zlasti na začetku sestanka. Ko enkrat pridobite zagon, vam običajno ne bo treba nadaljevati z mikroupravljanjem. 31 Eden od načinov za krepitev izida sestanka je hiter ponovni pregled na koncu, s pregledom vsake vloge in cilja. 32 Preden se sestanek prekine, poskrbite, da bodo vsi zapustili mizo z vsem, kar potrebujejo za naprej. Vsak bi moral vedeti svojo vlogo in kaj se od njega pričakuje, preden se odjavi. Na koncu si vzemite nekaj minut, da postavite kakršna koli vprašanja in razčistite zmedo. 33 Če vam ostane na zadnji strani časa in nihče nič ne reče, pokličite prej. Potrdite, da so vsi na isti strani in nadaljujte z dnem. Po 34 Če ste sami ali s strani nadrejenega dodelili dejanje, skočite nanj. Takoj začnite delati na kratkoročnih ukrepih. Začnite načrtovati stvari naprej. 35 Če ga še nimate, je nov skupinski koledar morda priročen način za načrtovanje naslednjih sestankov v prihodnosti. To bo še posebej koristno, če bo ta ekipa vsaj v bližnji prihodnosti pogosto sodelovala. 36 Če sledite navodilom ali naročilom, spremljajte vse težave, na katere naletite, ali vprašanja, ki se pojavijo. Poizvedbe, ki niso nujne, se na splošno lahko uvrstijo na seznam, ki ga med seboj dodajate. Seveda, če ste res obtičali, morate vedno nemudoma seziti nazaj, da se znova postavite na noge. 37 Zapomnite si vse svoje »zmage«, tudi majhne stvari, preden dejansko dokončate svoj akcijski predmet kot celoto. So odličen način za spremljanje vašega napredka in lahko zagotovijo prepotreben dvig morale v trenutkih frustracije. 38 Ko vi in vaši sodelavci napredujete, se bodo na obzorju pojavili novi cilji in izzivi. Vloge se bodo razvijale in pojavili se bodo novi cilji – da bi vse ostalo skupaj v realnem času, je odprta komunikacijska linija ključnega pomena. Ko članu ekipe uspe, bi moral vedeti, kaj ga čaka. Vsaki osebi vedno dajte nekaj za početi in kam naj gre. Prihodnost 39 Spremljajte vse. Če orkestrirate prizadevanje, se znova oglasite, kolikor je potrebno, še posebej, če se zdi, da ima nekdo težave. 40 Razmislite o sestanku ob svojem času. Kaj je šlo dobro? Kaj se je vleklo? Razmislite, kaj deluje za vas in vašo ekipo in kaj ne. Naredite vse, kar lahko, v prihodnosti, da ne boste padli v iste pasti.
5 aplikacij, ki prihranijo čas za boljša srečanja v spletu in brez povezave
Ne glede na to, ali gre za virtualno ali osebno, lahko svoj čas porabite učinkoviteje in produktivneje, če uporabljate prava orodja za organizacijo in upravljanje sestankov.
Naročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e-knjige in ekskluzivne ponudbe!
Kliknite tukaj, da se naročite