7 najboljših orodij za organizacijo e-pošte in povečanje produktivnosti

Verjetno vsak dan prejmete več e-poštnih sporočil od strank, prijateljev ali družine. Poskus organiziranja e-poštnega nabiralnika je lahko obremenjujoč, še posebej, če imate navado brez nadzora obdržati vsako sporočilo.

Tukaj je nekaj nasvetov in orodij, ki vam bodo pomagala organizirati mapo »Prejeto«, da boste imeli več časa za delo na seznamu opravil.

Nasveti za organiziranje e-poštnega predala

• Vsak dan porabite nekaj minut za brisanje e-poštnih sporočil, ki jih ne potrebujete.
• Odjavite se od nepotrebnih naročnin.
• Ustvarite posebne mape za službena ali osebna e-poštna sporočila, kjer je to primerno, in razvrstite sporočila v te mape takoj, ko pridejo.
• Uporabite oznake za organiziranje dohodne pošte po temah (npr. finance, potovanja itd.).
• Arhivirajte in ne brišite bistvena sporočila, ki jih morate shraniti za prihodnjo uporabo.
• Če je vaš Gmail račun povezan z zunanjim e-poštnim naslovom, prilagodite nastavitve obveščanja, da se izognete neredu z nepotrebnimi posodobitvami.
• Uporabite svoj primarni e-poštni naslov za pomembna sporočila in ustvarite drug račun za manj kritična, na primer naročnine na e-pošto.
  instagram viewer

Ti nasveti lahko znatno povečajo vašo produktivnost. Če pa potrebujete dodatno pomoč, lahko uporabite ta orodja:

Shift vam omogoča, da svoje mape »Prejeto« organizirate na enem mestu.

Ti lahko organizirajte svojo mapo »Prejeto« s filtri, ki se samodejno ustvari, ko pošiljate e-pošto z različnimi e-poštnimi odjemalci, kot sta Gmail ali Microsoft Outlook. S temi filtri lahko organizirate e-pošto po pošiljatelju, seznamu, temi in še več. Ko uporabite merila filtra za sporočilo, bo postavljeno v določeno mapo s svojimi oznakami.

Shift je opremljen tudi z odlično funkcijo iskanja, ki deluje na vseh vaših računih in druge aplikacije, kot sta Slack in Facebook Messenger, tako da lahko hitro pridobite pogovore zahtevano.

Ena od glavnih prednosti uporabe Shifta je, da centralizira vse vaše delovne tokove, prihranek časa pri preklapljanju med aplikacijami in e-poštnimi računi, in izboljšati svojo produktivnost.

Eden od razlogov, zakaj morda ne želite prenesti aplikacije ali se prijaviti na spletno mesto, je ta, da se bojite, da vas bodo nenehno bombardirali z e-pošto. Imeti začasni e-poštni naslov za enkratno uporabo je odličen način za organiziranje mape »Prejeto« in izogibanje vsiljeni pošti.

Namesto da bi dali svoj primarni e-poštni naslov, lahko uporabite MailDrop za ustvarjanje brezplačnega naslova za aplikacije/spletna mesta s slabim varnostnim ugledom ali za izogibanje neželenim oglasom.

Inbox by Gmail vam ponuja prilagodljive kategorije in hrani e-poštna sporočila s temi temami na vrhu mape »Prejeto«. Ponuja tudi funkcijo »dremeža«, ki vam omogoča, da skrijete e-pošto do določenega datuma ali ure. Uporabite lahko tudi funkcijo »dodaj opravilu«, da povežete pomembna e-poštna sporočila z vašimi Google Task hitro seznam, kamor lahko dodate opombe in nastavite datume zapadlosti.

»Paketi« so še en način za samodejno razvrščanje podobnih sporočil iz glasil in posodobitev družbenih medijev v kategorije, ki jih je enostavno upravljati. Te strategije vam pomagajo preseči vso to navlako – pa naj gre za naročnine ali neskončne kupe službenih e-poštnih sporočil – in takoj priti do pomembnega.

Unroll.me je brezplačno orodje, ki vam omogoča, da se odjavite od novic in hkrati organizirate svojo mapo »Prejeto«.

Odjava od enega glasila se morda ne zdi velik izziv, vendar postane izjemno, ko se morate ukvarjati z desetinami ali stotinami naročnin.

Unroll.me omogoča preprosto upravljanje na stotine e-poštnih sporočil hkrati. V samo nekaj klikih se lahko množično odjavite od celotnih novic, jih organizirate z oznakami, če želite, in iščete določena sporočila po ključnih besedah.

Za tiste, ki ste preobremenjeni s tonami e-poštnih glasil, je lahko v pomoč funkcija »Rollup« v Unroll.me. Omogoča vam, da vse svoje najljubše e-poštne naročnine združite v preprost seznam enkrat na dan.

Na ta način lahko pregledujete naročnine naenkrat, namesto da izgubljate čas s pregledovanjem mape »Prejeto« vsakič, ko prejmete novice o promociji.

Če ste tekmovalni posameznik, ki uživa v tem, da stvari počnete sami, potem lahko množično kampanjo za odjavo e-pošte spremenite v zabavno igro. E-poštna igra je brezplačno orodje, ki poigrava postopek brisanja mape »Prejeto«.

Če želite upravljati svoje e-poštne predale, vnesite svoj e-poštni naslov in začnite igro. Cilj je organizirati čim več e-poštnih sporočil v določenem časovnem okviru. Če vzamete predolgo, boste kaznovani, vendar prejmete več točk, če hitro uredite svoja sporočila.

E-poštna igra vam omogoča, da razvijete navado, da se osredotočite na eno e-pošto naenkrat, preden se premaknete na naslednje, medtem ko njen vgrajeni časovnik poveča vašo produktivnost.

InMoat je orodje, ki organizira e-pošto glede na njihove vrste, na primer finance, produktivnost, zdravje itd. To orodje pomaga povečati vašo produktivnost, tako da izberete in postavite vrste e-poštnih sporočil, ki so za vas pomembne, na vrh mape »Prejeto« ter jim dajo prednost pred drugimi.

Po prijavi v svoj račun vas bo InMoat pozval, da izberete panogo in poklic, da optimizirate svoje delovne poteke in določite prioritete. Z možnostjo »Pametni filtri« lahko izberete kategorijo e-poštnih sporočil, ki bodo ostala v vaši mapi »Prejeto«. Manj kritična e-poštna sporočila bo premaknila v vašo mapo InMoat za kasnejši ogled po vaši meri.

InMoat bo tudi analiziral vaše omrežje in vas prosil, da izberete svoje zaupanja vredne stike, da bodo njihova e-poštna sporočila dali prednost, medtem ko bo sporočila iz neznanih virov premaknil v drugo mapo.

FollowUpThen je vaš osebni pomočnik, ki vas opomni, da spremljate določena e-poštna sporočila. Je reševalec za zaposlene ljudi ali tiste, ki pogosto pozabijo na pomembna sporočila.

Ko pošljete e-pošto s storitvijo FollowUpThen, se bo e-poštno sporočilo vrnilo na dan in uro, ki ste jo določili, v vaš nabiralnik. Nič več pozabljanja na kritične poslovne dogovore ali zmenke s prijatelji.

Vaš nabiralnik lahko hitro vpliva na vašo produktivnost zaradi množice e-poštnih sporočil, ki jih prejemate potencialne stranke, prijatelje, sodelavce in tiste nadležne novice in novice o promociji, ki jih nikoli niste vprašali za!

Ko se boste naslednjič počutili preobremenjeni z vsem, kar je v mapi »Prejeto«, globoko vdihnite, začnite izvajati te nasvete in uporabite ta orodja, da boste imeli vse pod nadzorom in izboljšali svojo produktivnost.

5 razlogov za uporabo orodij za sodelovanje namesto e-pošte

Orodja za sodelovanje ponujajo bolj usklajen potek skupinskih razprav, deljenje datotek, upravljanje opravil itd. Evo, zakaj so boljši od e-pošte.

Preberite Naprej

O avtorju