Kako integrirati Microsoft To-Do z OneNote

Če je vaše delo globoko integrirano v Microsoftov ekosistem, sta To Do in OneNote verjetno najbolj priljubljeni orodji za vaš vsakodnevni potek dela. Ko uporabljate OneNote za načrtovanje projekta, boste na koncu imeli uporabne elemente, ki bodo dokončali to, na čemer delate.

Če uporabljate OneNote in Microsoft To Do skupaj, boste porabili čas za preklapljanje, kopiranje ali pregledovanje podatkov iz ene aplikacije v drugo. Posledično lahko izgubite osredotočenost, naredite napake ali še huje, zmanjšate kakovost svojega dela. Pokazali vam bomo metode za nemoteno integracijo OneNote in To Do, tako da boste porabili čas za dajanje prednostne naloge delu, ki je pomembno.

Dodajanje opravila iz OneNote v Microsoft To Do

Od vsake Officeove aplikacije ima OneNote 2019 najtesnejšo integracijo z Outlookom. To je zato, ker imata obe aplikaciji podobne cilje in operacije. Vsako besedilo opombe v OneNotu lahko spremenite v samodejno opravilo seznama opravil v Outlooku. Toda počakajte, kje se Microsoft To Do uvršča v ta sistem?

Do te razprave bomo prišli pozneje, vendar najprej zagotovite, da sta OneNote 2019 in Outlook nameščena v vašem računalniku. Prav tako morate ustvariti zvezek in razdelek, kjer se nahajajo vaši predmeti, ki jih lahko izvedete. Če že začnete, sledite našim vodnik o tem, kako organizirati zvezke v OneNotu.

Izberite besedilo, ki ga želite spremeniti v Outlookovo opravilo. Kliknite na Domov zavihek in nato Outlookova opravila. V spustnem meniju izberite časovni okvir za opravilo. Zastavica označuje besedilo, OneNote pa doda besedilo opombe kot opravilo v Outlooku. Po potrebi lahko nadaljujete z dodajanjem več opomb kot opravil.

Če si želite ogledati nalogo, preklopite na Outlook Moje naloge.

Zdaj, ko preklopite na aplikacijo »Microsoft To Do«, boste videli isto opravilo pod Naloge z vnaprej izpolnjenimi roki in povezavo do strani OneNote, da izveste, kje se nahajajo vaša opravila.

Prav tako lahko izberete Po meri in v novem oknu, ki se prikaže, vnesite Datum zapadlosti, Začetni datum, in pomembnost naloge z uporabo Prednost polje. Prav tako lahko preverite Opomni polje, da vas Outlook opomni na opravilo, in dodajte kratko opombo.

Zdaj preklopite na aplikacijo »Microsoft To Do«, vendar tukaj ne boste videli datuma začetka opravila ali prednostnega polja.

Mehanizem sinhronizacije opravil v ozadju

Aplikacija »To To« se za shranjevanje in sinhronizacijo opravil opira na Exchange Online, ne glede na to, ali uporabljate osebni račun ali Microsoft 365. Oba računa sledita istim protokolom, vključno s šifriranjem podatkov, skladnostjo in rezidenčnostjo podatkov. Če opravilo dokončate v aplikaciji »To To«, se bo posodobila v Outlookovih opravilih in OneNote.

Opomba: Aplikacija »To Do« nima nobene zveze z oznako »Opravila« v OneNotu, kljub temu, da uporablja isto uporabo velikih začetnic. To je pomembno, ker se lahko ljudje zbegajo zaradi terminologije in izjavljajo, da ta funkcija ne deluje pravilno.

Opozoriti je treba, da imate lahko samo en datum zapadlosti, ne pa ločena začetni in končni datum. Ne podpira statusov nalog, kot so v teku ali odstotek dokončanih, niti pomena naloge na različnih prednostnih ravneh. Izbrisanega opravila ne morete obnoviti v »Opravila«, lahko pa si ga ogledate v OneNote in Outlooku.

Če veš kako deluje aplikacija Microsoft To Do, je mogoče ustvariti več seznamov opravil. Zato je smiselno premakniti nalogo iz Naloge na seznam po vaši izbiri. Ko pa opravilo premaknete na drug seznam, se sprememba odraža v stolpcu mape Outlookova opravila, ko pa premaknete miško nad zastavico, boste videli sporočilo, da »opravilo ne obstaja«.

Navzkrižno sinhronizirajte svoja opravila med opravili in OneNote

Možno je navzkrižno sinhronizirati svoja opravila med OneNote in To Do s preprosto aplikacijo, imenovano Pleexy. V upravitelja opravil prinaša vaše naloge iz vaših e -poštnih sporočil, zapiskov, orodij za upravljanje projektov in sodelovanja.

Lahko celo nastavite dvosmerno sinhronizacijo med orodji, ki jih uporabljate, tako da bodo spremembe, narejene na eni strani, takoj kopirane na drugo. Če vaša ekipa za upravljanje projektov uporablja Jira in OneNote, lahko Pleexy usmerja vse ustrezne naloge te aplikacije v »Opravila«. In ko opravite nalogo v razdelku »Opravila«, se ta preveri v izvorni aplikaciji tudi.

Začetek uporabe Pleexyja

Prijavite se na spletnem mestu Pleexy uporabite »Microsoft To Do« kot upravitelja opravil. Ko jo potrdite s svojim Microsoftovim računom, boste morali izbrati aplikacijo, ki jo želite povezati z »To Do«. Izberite OneNote in pooblastite Pleexy za dostop do vašega računa OneNote.

Dajte svoji povezavi ime. Na primer, recimo »ToDo with OneNote«.

Prvi korak je, da Pleexyju poveste, v katerih zvezkih in razdelkih bo iskal zapiske. Zapiske lahko filtrirate po vrsti, kot so opravila, razprava z osebo, prednostna naloga opravil 1 in 2, zahteva stranke in urnik srečanja. In ne upoštevajte starejših zapiskov v razponu od 1 do 180 dni. Pleexy bo iskal zapiske, ki ustrezajo vsem posebnim kriterijem, in jih ustvaril v »Microsoft To Do«.

V naslednjem koraku bomo definirali naslovno predlogo za vaša opravila v »Microsoft To Do«. Lahko sledite a vzorec, kot je »{section}: {page} - {todo}«, kjer je »{page}« vaša stran OneNote in »{todo}« je OneNote Todo tag.

Zdaj morate določiti seznam, na katerem bo Pleexy ustvaril naloge. V tem primeru bomo izbrali En seznam, cilj pa je Delo.

Končno izberite, kaj se bo zgodilo, ko boste spremenili opravila Microsoft To Do ali OneNote. Za OneNote za Microsoft To Do, lahko nadzirate, kaj storiti z opravilom, ko je dokončano ali izbrisano v OneNotu. In za Microsoft To Do za OneNote, izberite, kaj želite narediti, ko dokončate opravilo v aplikaciji »Opravila«.

Shranite spremembe in aktivirajte povezavo. Na spodnjem posnetku zaslona preverite integracijo, uredite ali začasno ustavite povezavo in jih izbrišete.

Preklopite na aplikacijo »Microsoft To Do«, da si ogledate spremembe. Ko opravite nalogo tukaj, se ta preveri tudi v OneNotu.

Ustvarite več povezav OneNote z opravili

V Pleexyju lahko ustvarite več povezav med tema dvema aplikacijama. Tu so razlogi:

1. Če uporabljate ločen račun OneNote za osebne in službene namene.
2. Nastavite različna pravila sinhronizacije za določene projekte v OneNotu.

Morda boste želeli na primer sinhronizirati opravila za objave v spletnem dnevniku v obeh aplikacijah, vendar lahko opravilo pustite nepotrjeno v OneNotu, tudi če ste jih označili v »Opravila« za drug projekt. V Pleexyju bomo ustvarili dve različni povezavi po zgoraj opisanem postopku.

Prenesite vsa svoja opravila v Microsoft

Tako OneNote kot To Do sta zapleteni aplikaciji, vendar skupaj delujeta v različnih pogojih delovnega poteka in vaših potrebah. V preprostih primerih lahko dodate opravilo iz OneNote v opravila, vendar niso brezhibni in se zlomijo, če opravilo premaknete na drug seznam.

Pleexy vam omogoča sinhronizacijo opravil na oba načina, ne glede na to, kakšen je vaš seznam opravil, in intuitiven za nastavitev. Oglejte si strani integracije za seznam aplikacij, ki jih podpira. Ko jih začnete uporabljati, upoštevajte naše nasvete in trike za učinkovito uporabo Microsoft To Do.

10 Microsoftovih nasvetov za boljše upravljanje opravil

Oglejte si Microsoft To Do podrobneje in si oglejte nekaj nasvetov, kako ga lahko spremenite v zmogljiv upravitelj opravil.

Preberite Naprej

O avtorju