9 najboljših načinov za upravljanje vaše ekipe v Microsoftovih skupinah

Z Microsoft Teams lahko oddaljeni člani skupine nemoteno sodelujejo in povečajo produktivnost.

Vendar mora vodja skupine nadzorovati uporabo te platforme, da prepreči kakršne koli nepričakovane okoliščine, kot so uhajanje podatkov in nepooblaščen dostop. Preberite, kako upravljati Microsoft Teams za oddaljene skupine.

1. Ustvarjanje ekipe in strategija poimenovanja

Vsi glavni deležniki bi morali imeti možnost ustvariti novo ekipo Microsoft Teams. Toda ta funkcija ne sme biti dostopna vsem. Dovoljenje za ustvarjanje skupine omejite na skrbnike, upravitelje ali ljudi, ki potrebujejo dostop.

Če ne poznate namena ali funkcije ekipe, jih je težko upravljati. Zato imejte v svojem imeniku Azure Active Directory učinkovito konvencijo poimenovanja.

Konvencija o poimenovanju se nanaša na skladen slog ali strukturo poimenovanja, ki ji bo sledila vsaka ekipa. Ta slog poimenovanja vam bo pomagal poznati opis ekipe, funkcijo, geografsko regijo, ime ustvarjalca itd.

2. Določite življenjski cikel za podatke in sporočila

Prilagojena politika hranjenja podatkov je bistvena za vsako ekipo. Tako lahko sporočila shranite v določenem časovnem obdobju, besedila pa po tem času samodejno izginejo, ko jih ne potrebujete. Analizirajte svoje projekte in temu ustrezno nastavite čas hranjenja sporočil.

Isti postopek bi morali uporabiti za podatke svoje ekipe z opredelitvijo življenjskega cikla. Po Microsoftu se cikel začne, ko ustvarite ekipo in nastavite kanal. Sredi cikla je, ko ekipa aktivno sodeluje. Konec cikla pomeni, da je ekipa po zaključku predvidenih nalog dosegla svoj konec življenja.

3. Uredite zunanji dostop

Privzeta nastavitev Microsoft Teams omogoča članom skupin drugih organizacij dostop do komunikacijskih podatkov. Omogoča tudi nastavljanje sestankov z zunanjimi strankami, ki uporabljajo Teams ali Zoom.

Povezano: Najboljše navidezno ozadje Zoom za vsako srečanje

To nastavitev previdno uporabite za nadzor nad tem, kdo ima dostop do vaših organizacijskih podatkov. Za nadzor dostopa lahko določeno domeno postavite na seznam blokiranih ali odblokirate.

Medtem ko je zunanji dostop namenjen drugim članom vaše organizacije, se dostop gostov nanaša na to, da se ljudem zunaj vašega podjetja dovoli dostop do podatkov skupine. Če vaše delo vključuje tesno sodelovanje s strankami ali tretjimi partnerji, lahko to funkcijo v omejenem obsegu omogočite.

4. Sestavite politiko sestankov in sporočil

Microsoft Teams je platforma za profesionalno komunikacijo in čim manj osebno postane, tem bolje. Ustvarite politike za pošiljanje sporočil in sestanke v skladu z organizacijskimi standardi.

Nadzirajte ali prepovejte uporabo nalepk, GIF -ov in memov, ki niso profesionalni. Prav tako lahko sistemu za ocenjevanje vsebine dovolite, da poišče kakršno koli nadležno vsebino.

Uporabnikom lahko dovolite tudi urejanje ali brisanje katerega koli poslanega sporočila, vendar ne pozabite, da boste morda morali znova slediti prvotnemu sporočilu. Možno je tudi snemanje in prepis sestankov Teams.

Vendar upoštevajte te funkcije v skladu s politiko podjetja in če se odločite za ta dejanja, jasno obvestite vse udeležence. Neposreden dostop do sestankov bi morali zagotoviti tudi le članom ekipe, gostje pa bi se jim morali pridružiti po odobritvi.

5. Uredite integracije aplikacij tretjih oseb

Kot vodja ekipe bi morali biti veseli brezhibne funkcije integracije tretjih oseb v Microsoft Teams. Toda dejstvo, da lahko kateri koli član vključi podprto aplikacijo, vas lahko zaskrbi. Kanale Microsoft Teams morate vzdrževati čiste in varne.

V ta namen dovolite integracijo le določenega seznama aplikacij drugih proizvajalcev. Lahko obiščete Upravljajte stran z aplikacijami v skrbniškem središču Microsoft Teams za upravljanje aplikacij Teams, ki jih želite omogočiti svojim sodelavcem. Tam lahko tudi spremenite izkušnjo aplikacije drugih proizvajalcev za posamezne uporabnike.

6. Revizija klicev in sporočil

Skrbniki Microsoft Teams lahko preverijo in pregledajo zgodovino klicev katerega koli člana v zadnjih 30 dneh. Podatke o zgodovini klicev posameznika, promet, slušalke, kakovost omrežja itd. Lahko uporabite za reševanje komunikacijskih težav, s katerimi se srečujejo.

Povezano: Microsoft Teams vs. Delovno mesto s Facebooka: katero bi morali uporabiti?

Prav tako lahko dostopate do podatkov o trendih kakovosti klicev v zadnjih 90 dneh na starejšem portalu Skype za podjetja, da dobite pregled uspešnosti omrežja.

7. Določite pravilo za razvrščanje podatkov

Kategorizacija podatkov je metoda, ki vam posreduje ključne informacije o ravni občutljivosti podatkov. S to razvrstitvijo lahko ugotovite lokacijo občutljivih podatkov, dejavnike tveganja in kako člani skupine uporabljajo podatke. Če želite te informacije zlahka spoznati s kategorizacijo, nastavite shemo razvrščanja podatkov.

Ta niz pravil bo končnim uporabnikom jasno razložil razpoložljive možnosti. Zato določite pravila v razumljivem jeziku. Uporabite pravila razvrščanja za vse Microsoftove skupine.

Ko imate razvrščeno shemo razvrščanja, lahko ustvarite in izvedete tudi preprečevanje izgube podatkov (DLP), oznake za shranjevanje itd.

Člani vaše ekipe potrebujejo svobodo pri vključevanju novih virov, vendar to ne bi smelo ogroziti varnosti podatkov za vsako ceno. Temu problemu lahko ponudite izvedljivo rešitev tako, da prilagodite varnostne nastavitve Microsoft Teams glede na stopnjo zaupnosti projekta.

Odvisno od namena podatkov lahko dodate celo več omejitev, na primer onemogočite skupno rabo povezav. Ker je Teams enotna platforma, ki je integrirana z drugimi aplikacijami Microsoft 365, morate za izvajanje konfiguracij v več skrbniških središčih opraviti različne ravni pooblastil.

Med upravljanjem nastavitev upoštevajte kritičnost vsake ekipe, da pripravi ustrezne nastavitve.

9. Usposabljajte svojo ekipo glede pravilnikov o skupinah MS

Malo je verjetno, da bo en član ekipe sam ugotovil, kako najbolje izkoristiti Microsoft Teams. Zato morate sodelovati pri raziskovanju in rasti s to platformo. Ne glede na to, ali bo vaša ekipa prvič uporabila Teams ali je minilo že kar nekaj časa, vam bo v pomoč redno vadbo.

Tam lahko ljudje delijo svoje izkušnje z Microsoft Teams z drugimi. Z ekipami se lahko pogovarjajo tudi o vseh prejšnjih težavah in o tem, kako s temi vprašanji učinkovito ravnajo. Prav tako lahko zapišete njihove predloge in uresničite izvedljive.

Preprosto timsko sodelovanje

Ustrezna uporaba orodij je ključ do uspeha vsake ekipe ali projekta. Zato je vodja skupine odgovoren za uveljavljanje nabora pravil, ki organizirajo način komuniciranja in sodelovanja članov.

Zgornji nasveti vam bodo pomagali zagotoviti, da vaša ekipa uporablja aplikacijo Teams za produktivno timsko komunikacijo.

7 nasvetov in orodij za komunikacijo s strankami in skupinami v realnem času

Ne glede na to, ali ste zaposleni za nedoločen čas ali samostojni delavec, vam znanje, kako komunicirati o zadevah, povezanih z delom, pomaga ohraniti ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem. Izvedi več!

Preberite Naprej

O avtorju