6 najboljših programov za upravljanje dokumentov za podjetja

Če še vedno uporabljate fizične načine shranjevanja datotek in papirja, veliko zamudite. Fizično shranjevanje datotek zavzame preveč prostora za shranjevanje. Vedno potrebujete omare, zaradi česar je iskanje in sledenje določeni datoteki precej zahtevno.

Druga možnost je, da programska oprema za upravljanje dokumentov omogoča enostavno upravljanje neomejenega števila datotek. Poleg tega so sorazmerno bolj varni in prilagodljivi, zato več članom skupine olajša skupno delo pri enem dokumentu.

Ugotovimo torej, katero programsko opremo za upravljanje dokumentov lahko uporabite za upravljanje datotek.

1. Bitrix24

Je varna platforma za shranjevanje vaših osebnih datotek in datotek za sodelovanje. Več kot 5 milijonov uporabnikov jim zaupa po vsem svetu in s to programsko opremo upravlja svoje datoteke.

Ponuja tri različne vrste prostora za shranjevanje vaših dokumentov:

• Moj pogon: Tu lahko shranite svoje osebne datoteke.
• Skupinski pogon: To je najboljše za sodelovanje študentov in malih podjetij.
• Pogon podjetja: Ta je najboljši za podjetja z več zaposlenimi.

Poleg tega se lahko odločite dokumente shranite v oblak ali lokalno shranjevanje, odvisno od vaših potreb. Krmarite po več datotekah tako, da vnesete njihovo ime ali kratek opis o njih. Vsi so shranjeni v knjižnici dokumentov.

Všeč vam je tudi, če so dokumenti na vrhu rezultatov iskanja za hiter dostop. Orodje omogoča tudi dodajanje komentarjev dokumentom in shranjevanje več različic dokumentov z zgodovino urejanja. Olajša sledenje spremembam v prihodnosti. Poleg tega lahko za urejanje dokumenta uporabite tudi različne aplikacije.

Zaradi varnostnih razlogov vam Bitrix24 omogoča zaklepanje dokumenta s klikom na gumb za zaklepanje. Zaradi tega je dokument nedostopen drugim ljudem. Programska oprema ima brezplačne in plačljive različice. Lahko ga dobite glede na svoje potrebe.

2. omara eFile

Ne glede na to, ali ste študent, majhen izvajalec ali imate veliko podjetje z več zaposlenimi, lahko s tem orodjem hranite in organizirate svoje podatke in datoteke. Omogoča iskanje datotek, tako da v iskalno vrstico vnesete njihovo ime.

Hiter dostop do določenih datotek lahko dobite tudi tako, da jih hranite v portfelju in avtomatizirate potek dela s to programsko opremo, saj samodejno shrani dokumente, ki jih naložite. Omogoča shranjevanje na kraju samem in v oblaku.

Poleg tega vam aplikacije ni treba hraniti na vseh napravah. Do svojih datotek lahko dostopate kjer koli na svetu s spletnim brskalnikom. Do podatkov pa lahko zaradi varnosti dostopajo le nekateri ljudje z geslom. Dovoljenja imajo zaposleni glede na njihove vloge.

Vse datoteke, ki ste jih dali v skupno rabo, so šifrirane in morate iti skozi dvofaktorska avtentikacija. Za večje udobje lahko nastavite tudi preverjanje pristnosti na podlagi IP ali lokacije.

Če ste podjetje ali samostojni podjetnik, bi z veseljem izvedeli, da ta programska oprema omogoča tudi podpisovanje pogodb. Za lažje delo lahko programsko opremo integrirate z aplikacijami drugih proizvajalcev, kot so DocuSign, Salesforce in Microsoft Office.

3. Google Drive

Z več kot milijardo aktivnih uporabnikov na mesec in 6 milijonov plačanih uporabnikov je Google doslej najbolj priljubljena rešitev za shranjevanje datotek. Ljudje ga uporabljajo za shranjevanje osebnih datotek, skupinskih datotek in podjetij.

Omogoča brezhibno integracijo z aplikacijami v oblaku. Poleg tega podpira več formatov, tako da lahko datoteko shranite, ne da bi spremenili njeno vrsto - na primer PDF, Word in druge. Priročno je tudi iskanje dokumentov v vašem Google Drive. Samo vnesite ime in tam je!

Zagotavlja skupni prostor za člane ekipe. Kljub temu podatki ostajajo nedostopni za zunanje uporabnike zaradi svoje funkcije preprečevanja izgube podatkov (DLP).

Programska oprema vam omogoča shranjevanje dokumentov ter njihovo ustvarjanje, ogled in urejanje. Poleg tega, če urejate te dokumente s tem orodjem, bo shranjena zgodovina opravljenih sprememb. Na ta način vam ni treba hraniti več različic datoteke. Vsi so shranjeni v enem dokumentu.

Google Drive vsem svojim uporabnikom ponuja brezplačno shrambo do 15 GB. Če potrebujete več prostora za shranjevanje, morate kupiti premium paket.

4. Sotočje

To je še eno odlično orodje za skupno rabo datotek v oblaku, ki vam omogoča shranjevanje in organiziranje datotek. Konec 130.000 uporabnikov po vsem svetu tej platformi zaupajo svoje dokumente in datoteke.

S to programsko opremo lahko svoje dokumente organizirate na dva načina:

• Strani: Lahko ustvarite in uredite strani ter se o njih pogovorite s svojimi zaposlenimi.
• Prostori: Vse vaše strani so shranjene tukaj. Ne glede na to, ali gre za posameznike, člane ekipe ali druge projekte.

To orodje ponuja napredne funkcije za iskanje in pridobivanje vaših dokumentov, več kot 75 prilagodljivih predlog in funkcije za komentiranje in urejanje. Poleg tega, če kdo v skupini dodeli nalogo drugemu članu ekipe, bo obveščen o pravočasnih dejanjih.

Poleg tega lahko nadzirate dovoljenja za dokumente in upravljate, kdo ima dostop do njih v skupini. Brezplačen je za največ 10 uporabnikov. Za vse, kar je zgoraj, boste morali kupiti njegovo premium različico.

5. SharePoint Online

Z več kot 190 milijonov ljudi ki ima dostop do funkcij SharePoint Online, je Microsoftovo orodje, ki vam omogoča organiziranje dokumentov, skupin in delovnega toka.

Poleg shranjevanja datotek lahko s tem orodjem ustvarjate in urejate dokumente ter jih uporabljate za sodelovanje z več člani skupine. Omogoča vam posodobitev metapodatkov datotek, kar omogoča hitro iskanje.

Če pozabite ime datoteke ali imate več datotek s skoraj enakim imenom, lahko dokument najdete tako, da vnesete nekaj besed, zapisanih v metapodatkih. Orodje je na voljo tudi za mobilne aplikacije. Za uporabo pa bi morali dobiti naročnino v višini 5 USD na mesec.

6. Papirni sledilnik

Druga programska oprema za upravljanje dokumentov je Paper Tracer. Namenjen je malim, srednjim in podjetniškim podjetjem.

Pomaga vam pri avtomatizaciji pogodb, digitalizaciji dokumentov ter spremljanju in poročanju o vseh shranjenih datotekah. Poleg tega je skladen s standardom HIPAA, kar pomeni, da upošteva varnostno zakonodajo in preprečuje uhajanje podatkov. Ponuja tudi možnost e-podpisa. Zato je odlično orodje za zdravstveno, pravno ali katero koli podjetje, ki dokonča projekte na podlagi pogodbe.

Programska oprema ponuja rešitve poteka dela od konca do konca in ponuja implementacijo v oblaku. To je dobro orodje za mala podjetja z do 10 zaposlenimi in srednje velika podjetja s 100 zaposlenimi ali več.

Izberite svojo programsko opremo za upravljanje dokumentov

Če datoteke še vedno shranjujete fizično in imate vse težave, je čas, da se ustavite.

Seznam ponuja več programske opreme, ki ponuja veliko brezplačnega prostora za shranjevanje. Začnite s temi in olajšajte shranjevanje, organiziranje in upravljanje datotek v sodelovanju s številnimi člani ekipe.

10 najboljših orodij za prepisovanje video srečanj v dokumente za skupno rabo

Aplikacije za prepisovanje vam omogočajo pretvorbo zvočnih in video datotek v besedilo, ki ga lahko delite z drugimi. Tukaj je nekaj najboljših orodij, ki jih lahko uporabite za to.

Preberite Naprej

O avtorju