10 najboljših praks, ki bi jih moral poznati vsak uporabnik SharePointa

SharePoint je del Microsoft 365, ki vam omogoča profesionalno upravljanje dokumentov in vsebine. Ne glede na to, ali ste skrbnik ali končni uporabnik, bo poznavanje in izvajanje najboljših praks zagotovilo, da bodo vsi lahko brez težav uporabljali vsebino.

V tem članku se boste naučili, kako najučinkoviteje uporabljati SharePoint.

1. Dajte doslednost v imena datotek

Doslednost je ključ do uspeha in to velja tudi v primeru Točka za deljenje. Ker lahko SharePoint shrani številne dokumente, morate biti dosledni pri poimenovanju datotek.

Morda ste opazili, da nekateri rezultati iskanja vsebujejo nejasna imena datotek. Posledično morate odpreti vsako datoteko, da poiščete želeno. To je mukotrpno delo, zaradi česar ste neproduktivni. Poleg tega je lahko iskanje ustrezne datoteke iz več tisoč dokumentov skoraj nemogoče, če različni soigralci sledijo različnim slogom poimenovanja.

Povezano: Kaj je Microsoft SharePoint? Značilnosti in prednosti njegove uporabe

Ker je SharePoint platforma v skupni rabi, se pogovorite z drugimi, da izberete konvencijo poimenovanja. Zato lahko vi in ​​vaši soigralci hitro poiščete katero koli datoteko ali dokument.

2. Označite dokumente

Kljub temu, da upoštevate enotno konvencijo o poimenovanju, lahko imate težave pri iskanju zahtevanega dokumenta. Če želite, da vam iskanje Microsoft prikaže natančnejše in ustreznejše rezultate, označite svoje dokumente. Označevanje deluje podobno kot žanr filma ali kanala televizijske serije.

Pomagal vam bo pri iskanju vseh datotek, ki pripadajo isti kategoriji. Če želite dodati oznako, pojdite v knjižnico in dodajte novo polje kategorije, na primer datum ustvarjanja, zadnjo spremembo itd. Zdaj za vsak dokument vključite ustrezne podatke, ki bodo delovali kot oznaka. Tako boste iz SharePointa dobili natančne rezultate.

3. Zavarujte dokumente s funkcijo zaklepanja

Varnost SharePointovih podatkov ne temelji le na skrbnikih infrastrukture IT. Kot končni uporabnik lahko igrate svojo vlogo tudi z zaklepanjem dokumentov. Ta funkcija zagotavlja, da nepooblaščena oseba ne more spreminjati datotek ali dokumentov v skupni rabi.

Z aktiviranjem vgrajene funkcije za upravljanje zapisov lahko dokument zaklenete in odklenete. Poleg tega bo SharePoint poleg imena prikazal ikono, tako da bodo vsi vedeli o njegovem posebnem statusu. To nastavitev lahko dodate v potek dela, ki samodejno zaklene dokument po odobritvi.

4. Hitro kopirajte sezname in knjižnice

Ustvarjanje seznama ali knjižnice, dodajanje metapodatkov, ustvarjanje pogledov - celoten postopek ustvarjanja knjižnice ali seznama v SharePointu traja veliko ur. Ta grozljiva naloga je lahko vsakdanja, če morate te sezname ali knjižnice sestaviti večkrat.

Zato morate vedeti, da je seznam mogoče kopirati s katerega koli SharePointovega mesta s pravilnim dostopom. Še več, postopek kopiranja je preprost in lahko kopirate skoraj celotno konfiguracijo. Kopiranje oblikovanja za knjižnice ali sezname vam prihrani čas pri novem projektu.

5. Naučite se obnoviti izgubljene podatke knjižnice

Nenamerno brisanje ključnih podatkov lahko vaši ekipi povzroči nepopravljivo škodo. Zato morate poznati osnove obnavljanja izbrisanih in izgubljenih podatkov iz SharePointove knjižnice.

Povezano: Načini odpravljanja OneDrive, ko datotek ne morete odpreti

Če to veste, vam za obnovitev podatkov ni treba biti odvisen od nikogar drugega. Tako prihranite svoj čas in druge posameznike, ki bi lahko sodelovali z vami pri tej neproduktivni nalogi.

Najprej ustvarite pravilnik o obnovitvi podatkov za SharePoint in ga ustrezno uporabite. Postopek obnovitve vam bo omogočil obnovitev podatkov za določeno obdobje. Ne pozabite, da obnavljanje podatkov iz prejšnjega časa pomeni, da boste izgubili spremembe, ki ste jih naredili po tem času.

6. Upravljajte zahtevo za dostop

Predstavljajte si, da ste s kolegom po e -pošti delili povezavo in pustili za en dan. Ko ta oseba poskuša odpreti povezavo, ugotovi, da nima dostopa do te datoteke. Očitno lahko zahtevajo dostop do datotek, vendar nimajo pojma, kdo lahko deli odobritev in čas izvedbe. Včasih lahko več lastnikov spletnih mest skupine prejme obvestila o zahtevah za dostop do datotek.

Možno je tudi, da bo vsak izmed njih mislil, da bodo drugi sprejeli prošnjo. Posledično oseba, ki je zaprosila za dostop, morda nikoli ne bo dobila odgovora. Da bi se izognili takšnim težavam, lahko nastavite posebno e -poštno sporočilo za podporo za obravnavanje takih zahtev.

7. Omejite knjižnična dovoljenja

Množično dovoljenje za dostop do knjižnice škoduje varnosti podatkov. Da bi se izognili takšnim scenarijem, morate omejiti dostop do knjižnice na katerem koli SharePointovem mestu.

Če imate knjižnice, do katerih mora dostopati samo ekipa za kadre, lahko drugim omejite dostop do tega SharePointovega mesta. V ta namen poimenujte knjižnico in v opisu navedite njen poseben status.

8. Spletna mesta vozlišča uporabite za kategorizacijo spletnih mest skupin

Iskanje spletnih mest podobnih kategorij iz celotne zbirke SharePointovih mest je lahko izziv. Lahko pa združite podobna ali sorodna spletna mesta prek navidezne skupine, imenovane spletna mesta vozlišča.

Na primer, če morate deliti eno spletno mesto iz vsakega projekta s svojimi strankami, lahko ustvarite spletno mesto vozlišča in v njem združite vsa spletna mesta. Tako iskanje in skupna raba podobnih spletnih mest postane brezhibna in za vsakogar traja manj časa.

9. Vedite, kdaj uporabljati različne vrste spletnih mest

Med uporabo SharePointa boste naleteli na dve glavni predlogi spletnih mest. Imenujejo se spletno mesto ekipe in mesto komunikacije. Obe vrsti se uporabljata različno in eno morate izbrati glede na vaš projekt.

Če želite deliti objavo ali promocijo s soigralci, je uporaba komunikacijskega mesta odlična ideja. Idealno je, če imate v primerjavi s sodelavci več bralcev/zaposlenih.

Spletno mesto ekipe je primeren za sodelovanje pri projektih z majhno ekipo. Uporabite ga tudi, če imate številne sodelavce.

10. Nastavitev prilagojenih pogledov

Ena SharePointova funkcija, ki jo morda poznate, je ustvarjanje prilagojenih pogledov na podlagi vaše izbire. Poleg tega SharePoint ponuja več filtrov in preklopov za upravljanje dokumentov. Omogoča vam prikaz dodatnih podrobnosti o metapodatkih, filtriranje datotek po vaši izbiri, razvrščanje datotek v različnih vrsticah, združevanje datotek v eno ali več skupin itd.

Vsak član ekipe lahko ustvari prilagojen pogled, ki je dostopen samo njim. Ne ovira pogleda knjižnice za vse. Poleg tega lahko ustvarite javni pogled, če imate soigralce s podobnimi zahtevami glede prikaza.

SharePoint Made Easy

SharePoint se ukvarja z upravljanjem vsebine in to ne bi smelo biti zapleteno in vsakdanje. Vi in vaša ekipa lahko najbolje izkoristite SharePoint, če upoštevate zgoraj omenjene standardne prakse.

Če ste začetnik, so to idealni nasveti, da orodje začnete uporabljati produktivno in brez neredov. Poleg tega vam SharePoint najboljše prakse pomagajo, da stvari opravite brez napora.

Produktivnost 101: Kako uporabiti metodo Getting Things Done (GTD)

David Allen "Getting Things" je eden od osnovnih elementov osebne in poklicne produktivnosti. Evo, kako ga lahko uporabite.

Preberite Naprej

O avtorju