Zakaj spreminjanje konteksta sabotira vašo produktivnost (in kaj lahko storite glede tega)

Kdaj ste nazadnje imeli več kot 30 minut neprekinjene osredotočenosti med delom na nalogi? Pravzaprav obstaja velika verjetnost, da vas izgubimo zaradi e -pošte, sporočila Slack, opozorila o prelomu novic ali videoposnetka v YouTubu, preden končate branje tega članka.

Ko drobite svojo energijo in se osredotočite na toliko različnih nalog, ne morete biti najbolj produktivni jaz. V tem članku bomo raziskali spreminjanje konteksta in kako ga premagati.

Kaj je spreminjanje konteksta?

Preklapljanje med konteksti, preklapljanje opravil ali večopravilnost se pojavi, ko preskočite z enega opravila ali dejavnosti na drugo, ne da bi dokončali prejšnje, preusmerite pozornost in izgubite čas v procesu.

Toda v praktičnem smislu menimo, da je preklapljanje med konteksti ali nalogami natančnejši izraz za opis tega, kar mnogi ljudje obravnavajo kot večopravilnost. To je zato, ker v večini primerov hitro preusmerimo pozornost z ene naloge na drugo, namesto da se osredotočimo na več nalog hkrati, saj študij razkrije, da naši možgani tega ne zmorejo.

Preklapljanje opravil se lahko na prvi pogled zdi neškodljivo. Lahko bi vas celo zavedelo, da verjamete, da vam bo pomagalo biti učinkovitejši, vendar je spreminjanje konteksta podobno razbitinski krogli, ki pridobiva zagon, da poruši vašo produktivnost, saj to raziskave predstave.

To se zgodi, ker vaši možgani gredo skozi ognjevzdržno fazo, preden se vrnete na prejšnjo nalogo ali začnite naslednjo, saj se poskuša spomniti, na čem ste delali, ali se prilagaja novemu dejavnost.

Zato večkratno preklapljanje opravil močno obremenjuje vaše kognitivne sposobnosti. Še več, povečan stres zaradi vsiljivih misli o nedokončanih nalogah, ki ste jih pustili kot Zeigarnikov učinek udarci lahko povzročijo duševno preobremenitev in izgorelost.

To je čas, koncentracija, energija in ustvarjalnost, ki jih lahko uporabite za produktivno delo na svojem projektu, ki se steče v vodo. Davek, ki ga plačate za zamenjavo nalog, je daljši čas dokončanja projektov in povečana verjetnost napak.

Zakaj postajamo žrtve spreminjanja konteksta

Razumevanje, zakaj je tako enostavno preskočiti iz ene naloge v drugo in je tako težko ostati osredotočen, je ključnega pomena za oblikovanje učinkovitega načrta za boj. Tukaj je nekaj razlogov za spreminjanje konteksta:

1. Hiter dostop do ogromnega morja informacij.
2. Vaši možgani hrepenijo po novostih in radi tavajo.
3. Digitalna orodja so zasnovana tako, da tekmujejo za vašo pozornost.
4. Prekinitev obvestil iz računalnika in pametnih telefonov.
5. Kultura »vedno vklopljena« ustvarja pretirane delovne zahteve in povečuje pričakovanja, da se bo takoj odzval na e-pošto ali druga sporočila itd.

Kako premagati spreminjanje konteksta

Oblikovanje načrta za preklapljanje opravil vam omogoča, da vstopite v stanje toka, ki spodbuja poglobljeno delo, uživajte v krajših časih dokončanja opravil in nižjem odstopanju pri napakah ter ublažite delo od doma izgorel.

Kljub temu je tukaj nekaj nasvetov in digitalnih orodij, ki vam bodo pomagala pri boljšem strukturiranju dneva za premagovanje menjave nalog:

1. Uporabite upravitelja digitalnih opravil

Eden od razlogov, zakaj se nagibate k spreminjanju konteksta, je, da morda fizično delate na projektu, a se v mislih osredotočite na drugega, kar poveča verjetnost, da boste nanj skočili. Načrt pa vam omogoča, da zgradite svoje osredotočene mišice, da se osredotočite na nalogo, ki je pred vami.

Uporabite lahko digitalni upravitelj opravil, kot je Trello da se pozneje odmislite vseh nalog, ki jih nameravate opraviti, kar vam bo omogočilo, da se osredotočite samo na tisto, ki je pri roki. Težave, ki jih imaš na začetku popolnoma izločiti iz sebe, bo izziv, vendar boš sčasoma bolje.

Prenesi: Trello za Android | iOS (Na voljo brezplačna, premium različica)

2. Izberite pravo tehniko določanja prioritet

Tehnike določanja prednosti so najučinkovitejša orodja, ki vam pomagajo, da se osredotočite na najpomembnejše naloge, preden se premaknete na naslednjo. Omogočajo vam, da ocenite vse svoje naloge in jih razvrstite glede na prednost.

Uporabite lahko Metoda MoSCoW, oz te druge tehnike določanja prednosti, da premagate spreminjanje konteksta in povečate svojo produktivnost. Če jih vključite v svojo rutino, vam bo pomagalo razlikovati med nalogami velike vrednosti-tistimi, na katere se morate zdaj osredotočiti, in nalogami majhne vrednosti-tistimi, ki jih lahko prenesete na druge ali jih prezrete.

3. Izkoristite časovno blokiranje in združevanje opravil

Ko ste ustanovili seznam opravil in razvrstili naloge po prioriteti, lahko svojemu delovnemu dnevu dodate več strukture tako, da uporabite paketno povezovanje opravil in časovno blokiranje.

Pakiranje opravil pomeni organiziranje opravil tako, da jih razvrstite na podlagi podobnosti in jih obravnavate v določenem časovnem bloku, namesto da bi jih izvajali občasno ves dan. Na primer, izberite časovni blok čez dan za ponavljajoča se ali preprosta opravila, kot je odgovarjanje na e -poštna sporočila.

Poleg tega lahko ustvarite časovne bloke za rekreacijske dejavnosti ali opravila, ki niso povezana z vašim delom, na primer brskate po svojem viru Twitter ali gledate videoposnetke YouTube. Ta tehnika vam bo pomagala prihraniti čas, zmanjšati motnje in se izogniti spreminjanju konteksta.

4. Redno si vzemite odmore

Mnogi še vedno menijo, da so odmori razkošje na delovnem mestu, vendar to niso. To je zato, ker globoka osredotočenost na nalogo ali spreminjanje konteksta zahtevata veliko energije. Zato so odmori nujni, saj vam omogočajo počitek, polnjenje in ponovno osredotočenost.

V navado je, da po vsakem časovnem bloku vključite mikroprelome, tako da uporabite Pomodoro metoda za povečanje vaše produktivnosti. Med temi odmori lahko izvajate dihalne vaje, se sprehajate, raztezate ali opravljate katero koli drugo aktivnost, ki vam je všeč, da si za nekaj minut odmislite delo.

5. Izkoristite asinhrono komunikacijo

Kot smo omenili zgoraj, je naraščajoče pričakovanje, da se takoj odzovejo na e -poštna ali druga sporočila, eden glavnih razlogov, da so ljudje nagnjeni k zamenjavi nalog. Asinhrona komunikacija je komunikacija, ki se ne dogaja v realnem času.

Če želite premagati preklapljanje konteksta, lahko spodbudite in spodbudite asinhrono komunikacijo na svojem delovnem mestu, zlasti v zvezi s sporočili, ki niso nujna. Na primer, lahko uporabite notranji Wiki svojega podjetja ali deljeno oglasno desko, da objavite posodobitve, ki jih lahko vaši kolegi preverijo, ko lahko.

Obnovite svojo osredotočenost in produktivnost

Najboljši način za najbolj produktivno delo je, da se osredotočite na eno stvar naenkrat. S temi nasveti in digitalnimi orodji lahko svoje možgane usposobite za eno nalogo, povečate produktivnost in zmanjšate stres.

Kako obvladati eno nalogo z uporabo tehnologije za izboljšanje produktivnosti

Osredotočenost na eno nalogo naenkrat vam pomaga narediti manj v krajšem času. Tukaj je nekaj nasvetov in digitalnih orodij, ki vam bodo pomagala obvladati eno nalogo.

Preberite Naprej

O avtorju