5 načinov avtomatizacije lahko poveča vašo produktivnost

Morda boste opazili, da se zdi, da vaša produktivnost zaostaja, saj imate vedno težave pri iskanju časa za dokončanje več dela. To je nekoliko zato, ker morda porabite veliko časa za ponavljajoča se opravila, kot je odgovarjanje na e -pošto ali varnostno kopiranje podatkov.

Vendar je čas omejen vir in vsak dan imate na voljo le 24 ur. Najboljši način za povečanje časa in povečanje produktivnosti je avtomatiziranje vsakdanjih, ponavljajočih se nalog.

Kaj je avtomatizacija in kakšne so njene prednosti?

Avtomatizacija opisuje uporabo tehnologije za obvladovanje zamudnih ali ponavljajočih se nalog za zmanjšanje ročnih naporov. Z avtomatizacijo odvečnih opravil lahko prihranite čas in se osredotočite na druge dejavnosti, ki ustvarjajo prihodek.

Avtomatizacija prav tako zmanjšuje človeške napake, izboljšuje operativno učinkovitost, povečuje razširljivost in prihrani denar. Torej, kako lahko izkoristite potencial avtomatizacije pri svojih vsakodnevnih dejavnostih? Tukaj je nekaj idej za avtomatizacijo delovnih tokov, ki jih lahko uporabite zdaj:

1. Pospešite obdelavo e -pošte

Ukvarjanje z e-poštnimi sporočili je lahko veliko in dolgotrajno, če ne najdete sistema za njihovo dobro upravljanje. To je zato, ker verjetno vsak dan prejmete veliko e -poštnih sporočil, ki zahtevajo vašo pozornost. Poleg tega, če želite razvijati svoje podjetje, se morate takoj odzvati na e -poštna vprašanja potencialnih strank.

Samodejni odgovori na e -pošto

Dobra novica je, da lahko nekatere postopke avtomatizirate, tako da manj časa preživite v mapi »Prejeto«. Predlogo lahko na primer ustvarite s podatki iz spletnega obrazca za stik ali uporabite te brezplačne graditelje e -poštnih predlog, zato vam jih ne bo treba ves čas pisati iz nič. V e-poštnih storitvah lahko uporabite tudi vgrajene funkcije samodejnega odziva, na primer Sledite možnost v Outlooku za sledenje in odgovarjanje na e -poštna sporočila.

Lahko pa uporabite tudi hladno storitev združevanja e -pošte in pošte, na primer GMass za prilagajanje, načrtovanje ali pošiljanje marketinških kampanj in hladnih e -poštnih sporočil potencialnim strankam ter samodejno spremljanje.

Organizirajte svojo e -pošto

Stavimo, da dnevno prejemate nešteto e -poštnih sporočil od kolegov, družine in prijateljev, drugih podjetij itd. Ko se to zgodi, je razvrščanje pomembnih e -poštnih sporočil iz smeti lahko izziv. Lahko pa avtomatizirate premikanje e -poštnih sporočil iz ene mape v drugo, da se spopadete z neredom. Uporabite lahko Gmailove “filtre” oz Outlookova "pravila" za upravljanje e -poštnih nabiralnikov.

Te vgrajene funkcije omogočajo samodejno brisanje sporočil z določenim sporočilom, razvrščanje e-poštnih sporočil z določenim besedilom ali iz določenih stikov v mapo itd.

Izvlecite podatke

Verjetno porabite veliko časa za iskanje stikov v mapi »Prejeto«, da dobite informacije, ki vam lahko pomagajo pri trženju ali prodaji vaših stvari. Z uporabo Razčlenjevalnik pošte, lahko ta postopek avtomatizirate na podlagi pravil razčlenjevanja.

2. Okrepite komunikacijo z uporabo chatbotov

Klepetalnice so v zadnjih letih popolnoma spremenile storitve za stranke z izboljšanjem komunikacije in uporabniške izkušnje. Tako kot pogosta vprašanja tudi chatboti ponujajo avtomatizacijo prek umetne inteligence. Posledično lahko sami opravljajo različne naloge.

Nekatere prednosti uporabe chatbotov so 24 ur na dan, nekatere so večjezične, zagotavljajo dosledne odzive takoj, vam pomagajo pridobiti dragocen vpogled v vedenje strank itd. Lahko uporabiš teh klepetalnic za povečanje komunikacije na vašem spletnem mestu WordPress in izboljšali svojo produktivnost. Omeniti pa velja, da morate vložiti čas in trud, da svoj chatbot natančno prilagodite, da boste lahko uživali v prednostih.

3. Varnostno kopiranje podatkov

Ker tehnologija napreduje, se vedno bolj zanašamo na računalniške trde diske za shranjevanje delov našega življenja, kot so službeni in akademski dokumenti ali družinske fotografije. Večinoma ne gre za to, če, ampak kdaj, ker se trdi diski obrabijo, jih ukradejo in pride do povečanja moči.

Vprašanje je, kaj bo to za vas pomenilo ali še bolje, kaj lahko storite, da zmanjšate izgubo? Podatke lahko varnostno kopirate.

Verjetno pa boste občasno morda pozabili to narediti sami. Zato bi bilo najbolje avtomatizirati redne varnostne kopije. Poleg zagotavljanja varnosti vaših podatkov vam bo samodejno načrtovanje varnostnih kopij omogočilo delo na vašem računalniku brez prekinitev.

Lahko uporabiš CrashPlan varnostno kopiranje podatkov na zunanji trdi disk, drug računalnik v lokalnem omrežju ali njegove strežnike. Po namestitvi programske opreme bo skenirala vaš sistem in predlagala, kaj lahko varnostno kopirate. Prav tako vam omogoča, da izberete, kaj želite varnostno kopirati. Varnostne kopije lahko razporedite vsakih 15 minut, eno uro ali kadar koli ne uporabljate računalnika; vse je odvisno od vas.

4. Načrtujte objave v družabnih medijih

Družbeni mediji so postali sestavni del našega življenja. Tako so te platforme postale zlati rudnik za ljudi, ki poskušajo promovirati svoje blagovne znamke in prodajati izdelke/storitve.

Toda ohranjanje stika z vsemi vašimi potencialnimi strankami in strankami na vaših platformah za družabne medije je naloga, ki lahko zlahka zahteva vašo polno pozornost. Vendar se lahko v čarobnost avtomatizacije vključite z orodji, kot je Kopalniška soba in Pufer omogoča vnaprej načrtovanje vseh objav v družabnih medijih. S temi orodji lahko v krajšem času naredite več na družabnih medijih.

5. Načrtujte sestanke

Uspešno načrtovanje sestanka ali rezervacija sestanka pogosto traja veliko naprej in nazaj, zlasti če vključuje veliko ljudi. Morda boste morali pred rezervacijo vsem poslati e -pošto, da ugotovite njihove razpoložljivosti, in tvegate ponovitev postopka, če kdo odpove.

Na srečo lahko ta postopek avtomatizirate, tako da potek dela sestanka postavite na avtopilot, tako da se lahko osredotočite na nekaj drugega. Orodja, kot so Koledarsko vam omogočajo, da vnaprej samodejno sestanete ali druge dogodke s komer koli prek povezave. Nastavite lahko različne časovne intervale, ko boste na voljo, in pošljite zahteve za sestanke prek povezave.

Še več, to orodje se brez težav integrira z vašim koledarjem. Torej, ko si vsi izberejo dober čas, lahko Calendly zabeleži sestanek v vaš koledar in vam pošlje obvestilo. Če ste v tem času zasedeni, je prerazpored tako enostaven kot razpored.

Avtomatizirajte ponavljajoče se naloge, da povečate svojo produktivnost

Avtomatizacija je še posebej koristna za mala podjetja z nekaj zaposlenimi, ki nosijo veliko klobukov. Če dovolite, da tehnologija tu in tam opravi nekaj nalog, vam bo pomagalo narediti več v krajšem času.

8 spregledanih stvari, ki ovirajo produktivnost (in kako se jim izogniti)

Vsi želimo biti produktivni, vendar nas zlahka motijo ​​različni dejavniki. Tukaj je nekaj stvari, ki jih morda spregledate in kako se jim izogniti.

Preberite Naprej

O avtorju