Organiziranje uspešnega dogodka je hkrati koristna in stresna dolžnost. Za pripravo proračuna, ki upošteva nepredvidljive okoliščine, iskanje ene ali več ustreznih lokacij, promocijo dogodka itd. Potrebujete posebne veščine.
Poleg odlične pozornosti do detajlov, organizacijskih sposobnosti in pametnega mrežnega delavca, zanašanje na programsko opremo za načrtovanje dogodkov bo močno pripomoglo k racionalizaciji procesa upravljanja in varčevanju čas.
Kako izbrati idealno aplikacijo za načrtovanje dogodkov
Obstaja veliko aplikacij za načrtovanje dogodkov, od katerih vsaka ponuja posebne funkcije. Vendar pa je najboljša programska oprema za upravljanje dogodkov tista, ki ustreza vašim potrebam, saj različni dogodki zahtevajo različne funkcije.
Tako boste morali orisati svoje potrebe za prihajajoči dogodek, da boste znali izbrati idealno programsko opremo. Tukaj je nekaj vprašanj, ki vas bodo vodila skozi to nalogo:
- Kakšen dogodek organizirate, osebno, virtualno ali hibridno? To vam bo pomagalo izbrati aplikacijo, ki podpira vrsto dogodka.
- Je to zaprt ali odprt dogodek? Če gre za zaprt dogodek, boste morda potrebovali le programsko opremo, ki vam lahko pomaga pri pošiljanju povabil določenim gostom. V nasprotnem primeru bi za promocijo dogodka potrebovali aplikacijo z vgrajenimi marketinškimi orodji.
- Ali ima programska oprema za načrtovanje dogodkov mobilno različico? Mobilna programska oprema za načrtovanje dogodkov vam omogoča dostop do vseh vaših podatkov na poti. Aplikacijo lahko uporabite tudi za izmenjavo informacij o dogodkih s svojimi udeleženci.
- Ali morate izračunati veliko gostinskega inventarja? Za shranjevanje vseh podatkov na enem mestu lahko uporabite aplikacijo z vgrajenim kalkulatorjem načrtovanja dogodkov.
- Kaj potrebujete za dogodek? Tukaj lahko napišete vsa orodja, ki jih potrebujete, vključno s sistemi obveščanja, sistemi za izdajo vozovnic, orodji za prijavo prisotnosti itd.
- Ali morate sodelovati z drugimi organizatorji ali zainteresiranimi stranmi na dogodku? Če da, izberite aplikacijo, ki omogoča komunikacijo.
Ta vprašanja vam bodo pomagala zožiti seznam aplikacij za načrtovanje dogodkov. Vendar pa boste morda morali mešati različne aplikacije, odvisno od velikosti vašega dogodka, ali če ne najdete tistega, ki ustreza vsem vašim potrebam. Ob tem morate upoštevati te rešitve za načrtovanje dogodkov:
Eventbrite je splošno znan kot eden izmed njih najboljša orodja za iskanje dogodkov okoli vas, vendar ima v svojem orodju tudi aplikacijo za upravljanje dogodkov - Organizator dogodkov.
Ne glede na to, ali načrtujete majhno druženje ali veliko zabavo, se lahko zanesete na Organizatorja Eventbrite vaše orodje na enem mestu za ustvarjanje vaših dogodkov, upravljanje prodaje dogodkov in spremljanje obiskanosti v živo prek vašega pametni telefon.
Eventbrite lahko uporabite tudi za oglaševanje svojega dogodka na spletu in izmenjavo pomembnih informacij s povabljenci.
Prenesi: Organizator Eventbrite za Android | iOS (brezplačno, po meri cene)
Pri načrtovanju dogodka je vključenih toliko gibljivih delov. Zato morate imeti eno osrednjo lokacijo, da ostanete organizirani in spremljate tako opravljene kot nedokončane naloge.
monday.com je močno orodje, s katerim lahko vse svoje tekoče projekte postavite na isto platformo. Čeprav je v prvi vrsti orodje za upravljanje projektov, vsebuje tudi funkcije načrtovanja dogodkov in vgrajene predloge, s katerimi lahko vi in drugi sodelavci načrtujete svoj proračun ali organizirate časovnice.
Uporabite lahko Moj teden funkcijo za ustvarjanje in dodeljevanje nalog drugim članom skupine, medtem ko z nadzorno ploščo spremljate in merite vaš napredek. Monday.com lahko uporabite tudi za komunikacijo z člani skupine v aplikaciji, zato se vam ne bo treba izgubiti v kupu nabiralnikov e -pošte. Poskusi monday.com močna organizacijska orodja, ki nadgrajujejo vaše timsko sodelovanje.
Prenesi: monday.com za Android | iOS (na voljo brezplačna, premium različica)
3. Žepni načrtovalec
Ena od ključnih spretnosti načrtovalca dogodkov je sposobnost priprave natančnih proračunov, ki upoštevajo nenačrtovane situacije. To pomeni, da se boste morali obrniti na matematika v sebi.
Toda izvajanje vseh teh ročnih izračunov je lahko dolgotrajno in pogosto se morate spoprijeti s tesnimi urniki. Pocket Planner je učinkovita in enostavna aplikacija, s pomočjo katere lahko natančno ocenite svoje dogodke. Če imate vse svoje izračune na enem mestu, boste prihranili tudi čas.
Prenesi: Pocket Planner za iOS (prost)
Družabne mize so praktično orodje, specializirano za načrtovanje dogodkov, ki vam pomaga vizualizirati svoje prizorišče, razvrstiti sedežne garniture in sodelovati z udeleženci.
Ustvarite lahko svoj arhitekturni načrt ali uporabite eno od njegovih 3D predlog za začetek. Samo izberite vrsto dogodka, izberite predlogo, ki ustreza slogu, in jo prilagodite svojim potrebam.
S to programsko opremo lahko oblikujete postavitev prostora za dogodke tako, da dodate vse vrste vnaprej izdelanih predmetov, vključno s projektorji, odri, mizami itd. Postavitev lahko prek programske opreme delite tudi z drugimi sodelavci.
Če imate raje platformo za upravljanje dogodkov "vse v enem", da se izognete žongliranju z več specializiranimi orodji, s storitvijo Whova ne boste zgrešili. To je večnamenska programska oprema, ki vam omogoča upravljanje virtualnih, osebnih ali hibridnih dogodkov z istim sistemom.
Nekatere njegove ključne funkcije vključujejo registracijo dogodkov, upravljanje konferenc, trženje dogodkov, izdelavo spletnih mest, prijavo udeležencev, sodelovanje udeležencev, mreženje itd.
Z aplikacijo lahko z udeleženci delite tudi informacije, kot so dnevni red dogodka in druga logistika (ureditev parkiranja in zemljevidi). Poleg tega lahko udeleženci izkoristijo njegove omrežne funkcije za izmenjavo slik dogodka, izmenjavo stikov s skeniranjem vizitk ali celo pošiljanje sporočil drug drugemu prek aplikacije.
Prenesi: Za koga Android | iOS (brezplačna predstavitev, cene po meri)
Z zaupanjem upravljajte svoje dogodke
Zdaj lahko opustite zamuden pristop DIY in se zanesete na ta orodja za upravljanje dogodkov, da olajšate postopek načrtovanja, poenostavite operacije in vam pomagajo pri organizaciji uspešnejših dogodkov.
Ker pa ni dveh dogodkov enakih, je ključno, da ugotovite svoje potrebe in izberete najprimernejšo programsko opremo, ki bo izravnala vsak element vašega dogodka. Pojdite naprej in izberite programsko opremo, s katero si boste naslednji dogodek zapomnili.
Zakaj svoje aplikacije za opravila ne bi umaknili za načrtovalca Google Drive? Ti spletni načrtovalci, narejeni z Googlovimi orodji, dokazujejo njihovo vsestranskost.
Preberite Naprej
- Produktivnost
- Vstopnice za dogodke
- Orodja za sodelovanje
- Upravljanje časa
- Orodje za načrtovanje
Loic je samostojni pisatelj vsebin pri MakeUseOf in se vse življenje uči. Svojo strast do pisanja lovi od leta 2016. Uživa v preizkušanju novih tehnoloških pripomočkov in programske opreme, ki lahko uporabnikom pomagajo postati produktivnejši.
Naročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!
Kliknite tukaj, če se želite naročiti