Produktivnost 101: Kako uporabiti metodo Getting Things Done (GTD)

Se vam zdi, da v glavi obdelujete več nalog in projektov, vendar jih dejansko ne dokončate? Ko veliko razmišljate o nalogah, projektih in ciljih, postane vaš um osredotočen na produktivnost.

Skozi sistematično upravljanje nalog vam Getting Things Done (GTD) pomaga zmanjšati duševni stres. Preberite več o metodi GTD, postopkih in kako se organizirati za učinkovito izvajanje nalog.

Kaj je metoda za dokončanje stvari (GTD)?

Pet korakov, in sicer zajemanje, razjasnitev, organiziranje, pregledovanje in vključevanje, sestavlja sistem GTD, s katerim so strokovnjaki ali samostojni podjetniki bolj produktivni v službi ali doma.

V nastavitev metode GTD in njenih orodij boste morali vložiti nekaj produktivnih ur. Vendar se vam bo tako majhna naložba energije in časa obrestovala do konca življenja, če jo boste nenehno vadili.

Ko boste uvedli sistem GTD za vsako poklicno ali osebno nalogo, boste videli naslednje prednosti:

1. Prihranili boste več časa in lahko boste dosegli pravo ravnovesje med osebnim in poklicnim življenjem.
instagram viewer
2. Z upravljanjem nalog boste postali bolj učinkoviti in produktivni. Tako boste na koncu brez duševnega stresa.
3. Škodi projektu lahko preprečite, če se osredotočite na pomembnejše naloge.
4. Postanete bolj ustvarjalni, saj vašemu umu ni treba obdelati nepotrebnih podatkov.

Kdaj naj sprejmete metodo GTD

Sistem GTD lahko praktično uporabite za izpolnjevanje kakršnih koli poklicnih ali osebnih nalog. Samostojni podjetniki in strokovnjaki, ki skrbijo za številne naloge, bi morali vaditi GTD, da ostanejo produktivni. Realni scenariji, ki najbolj ustrezajo sistemu GTD, so:

1. Bojiš se, da bi lahko pozabil majhne, ​​a ključne naloge katerega koli projekta.
2. Niste prepričani, da bi spremljali vse stvari.
3. V svojem poklicnem in osebnem življenju opravljate več vlog.
4. Pogosto se znajdete kot pobudnik različnih projektov, vendar jih ne morete dokončati pravočasno.
5. Nikoli niste preizkusili pristopa Getting Things Done za upravljanje nalog.

Kako deluje metoda GTD

Prvi korak: zajem

David Allen, razvijalec metode GTD, poudarja zajemanje nalog in idej v pisni obliki ali digitalno shranjevanje, da bo um brez stresa.

Zato morate v mapo »Prejeto« takoj shraniti dogodke, ideje, sestanke, opravila, naloge, podopravila, reference projekta itd. Ta mapa za prejeto je lahko sistem za arhiviranje na papirju ali aplikacije, kot so Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote itd.

Prejeto je vizualna predstavitev elementov, za katere morate redno skrbeti v službi ali doma. To je prvi korak k poteku osebnega upravljanja časa, ki temelji na GTD. Ta korak zahteva veliko energije in časa, saj morate skozi obsežne miselne procese zajeti vse naloge in ideje na enem mestu.

Z uporabo lahko učinkovito zajamete vsa opravila v mapi »Prejeto« Aplikacije za upravljanje časa, ki temeljijo na GTD, kot je Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp itd.

Drugi korak: pojasnite

Ko v predal GTD vnesete ideje in naloge, morate pretrgane elemente pretvoriti v korake, ki jih je mogoče izvesti. Sledite spodnjemu kontrolnemu seznamu za vse elemente mape »Prejeto«:

1. Nalogo opravite takoj, če traja manj kot dve minuti.
2. Če projekt dopušča, poiščite priložnosti za prenos nalog.
3. V odsek za komentarje določene naloge vstavite referenčne elemente, kot so dokumenti, datoteke, kontaktni podatki itd.
4. Če morate nalogo opraviti v prihodnosti, določite datum zapadlosti.
5. Izbrišite vse elemente, ki v osebnem ali poklicnem kontekstu niso pomembni.

Sorodno: Priročnik za začetnike o uporabi Asane za sledenje kateremu koli projektu

Tretji korak: Organizirajte se

Če želite organizirati svoje naloge, jih morate navesti na začasnem seznamu opravil za nadaljnjo obdelavo na podlagi naslednjih elementov:

1. Koledar: Svoje sestanke morate vnesti v koledar. Koledarske aplikacije lahko začnete uporabljati, saj so bolj učinkovite kot koledarji na papirju.
2. Naslednji ukrepi: Naloge, ki niso primerne za noben projekt, naj bodo na seznamu Naslednja dejanja. Imate lahko različne sezname, povezane s kontekstom, kot so opravila, osebni, službeni, telefonski klici itd.
3. Projekti: Projekte morate organizirati na ločenem seznamu glede na kontekst. Določite določene roke za vsako nalogo projekta in vsak dan preglejte seznam projektov.
4. Čakam na: Če nekatere projektne naloge prenesete na druge, morate vzdrževati seznam opomnikov za te naloge.

Seznami opravil in aplikacije za beležke, kot je TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote itd. Vam pomagajo pri organizaciji in ogledu seznamov opravil.

Četrti korak: Vključite se

Kaj naredite v koraku Engage, sistematično izpeljete z uporabo naslednjih štirih meril:

1. Kontekst: Imeli boste različne naloge, povezane z delom, življenjem in hobiji. Ti so znani kot konteksti. Za vsak od teh kontekstov morate ustvariti ločene sezname opravil.
2. Na voljo čas: Če imate do cilja približno 15 minut časa, se verjetno lahko ustavite v trgovini z živili in kupite izdelke, ki ste jih navedli na svojem nakupovalnem seznamu.
3. Na voljo: Načrtujte zapletene naloge za čas, ko ste bolj energični. Preproste naloge pustite za ure z nizko energijo.
4. Prednost: Določite lahko tudi, kaj storiti naprej, odvisno od prioritete nalog na seznamu opravil.

Orodja za upravljanje nalog, ki sledijo metodi GTD, vam omogočajo dodajanje pogledov opravil po meri s filtri. Ti filtri so lahko prednostni, datum zapadlosti, pooblaščenec, ključne besede, datum ustvarjanja itd. Takšne aplikacije avtomatizirajo tudi metodo GTD s pomočjo pogledov, kot so danes, prihajajoči, naslednji, konteksti prek nalepke itd.

Sorodno: Najboljše lastnosti nTask za brezhibno upravljanje projektov

Peti korak: Pregled

Pregled elementov GTD, kot so vnosi v koledar in seznami opravil, posodablja vaš sistem GTD. V metodi GTD lahko izvajate tedenske preglede za najboljši rezultat. Korak pregleda vam omogoča, da natančneje določite svoj potek upravljanja časa in določite naslednje korake.

Orodja za upravljanje nalog ki ga morda uporabljate za Getting Things Done, avtomatizira korak pregleda. Aplikacije, kot so Infinity, Trello, Asana, Todoist itd., Imajo vgrajene predloge za pregled GTD. Te predloge vsebujejo vse kontrolne točke, ki jih morate opraviti za uspešen tedenski pregled vašega delovnega toka GTD za kateri koli projekt ali nalogo.

Aplikacije vam omogočajo tudi prilagoditev teh predlog za pregled glede na potrebe vašega projekta. Tako lahko na primer ustvarite dvomesečni in ne tedenski pregled. Ustvarite lahko komentarje ali podnaloge, da določite tedenska razmišljanja in se osredotočite na naslednji teden.

Postanite bolj produktivni s sistemom Getting Things Done

Metoda GTD razdeli celoten postopek upravljanja opravil v pet preprostih korakov: zajem, razjasnitev, organiziranje, pregled in vključevanje. Sistem GTD in orodja za izvedbo stvari vam pomagajo pri izkoriščanju možganskih zmogljivosti bolj kot pri neproduktivnih mislih.

Za optimalno produktivnost vedite, kako izbrati najboljšo aplikacijo za upravljanje nalog, medtem ko redno uporabljate metodo GTD.

Spletni vodnik za upravljanje nalog: 10 nasvetov za izbiro prave aplikacije

Če želite izbrati aplikacijo za upravljanje nalog, s katero boste bolj učinkovito upravljali svoje projekte, morate upoštevati nekaj stvari!

Preberite Naprej

O avtorju