Včasih vam preglednica Excel pobegne in morda boste ugotovili, da jo je treba dobro počistiti. Še posebej pogosta težava je naleteti na podvojene informacije v več celicah ali vrsticah. Tukaj je nekaj preprostih načinov, kako najti in izbrisati podvojene podatke v Excelu, da jih popravite.
Kako najti podvojene vrednosti v Excelu
Dobra praksa je, da v Excelu poiščete in poudarite podvojene vrednosti, preden jih izbrišete. Če vrednosti izbrišete, jih trajno odstranite iz Excelove preglednice, tako da jih najprej označite, da lahko pregledate dvojnike in se prepričate, da jih ne potrebujete.
V našem primeru bomo uporabili naslednjo preglednico:
Naša izmišljena uporabnica spremlja vsa nalivna peresa, ki jih je črnila. Preglednica vsebuje informacije o peresniku in barvi črnila, ki je trenutno v peresniku. Sumi pa, da je večkrat po naključju vstopila v svoje peresa.
Podvojene vrednosti najlažje prepoznate tako, da uporabite pogojno oblikovanje. Če želite poudariti podvojene vrednosti s pogojnim oblikovanjem, sledite tem korakom:
- Izberite celice, v katerih želite preveriti dvojnike.
- Pod Domov kliknite zavihek Pogojno oblikovanje v Slogi skupino.
- Izberite Označi pravila celic> Podvojene vrednosti.
- Pojavi se pojavno polje in vam omogoča, da izberete obliko sloga za podvojene celice.
- Ko končate, kliknite v redu.
Ta metoda poudarja dvojnike v vsakem stolpcu ali vrstici. Kot lahko vidite spodaj, je vsako podjetje, model ali barva črnila, ki je večkrat navedena, poudarjeno.
Za ta primer moramo pogledati stolpec Model, da bi našli podvojene pisala. Imamo dve pisali Student, 41 in Preppy. 41-ih imajo različna črnila, zato so verjetno različna pisala. Toda pisala Student in Preppy sta morda dvojnika.
Kot lahko vidite, ta metoda ni idealna.
Najde vsako podvojeno celico, vendar nas v tem primeru zanima samo podvojene vrstice. Lahko imate veliko različnih pisala istega podjetja z istim črnilom. Manj verjetno je, da boste imeli več pisala iste barve, barve in barve.
Sorodno: Samodejno formatiraj podatke v preglednicah Excel s pogojnim oblikovanjem
Excelova funkcija pogojnega oblikovanja vam omogoča oblikovanje posameznih celic v Excelovi preglednici glede na njihovo vrednost. Pokazali vam bomo, kako to uporabiti za različne vsakdanje naloge.
Kako poudariti podvojene vrstice v Excelu s formulo po meri
Excel vam omogoča ustvarjanje pogojnega oblikovanja po meri s formulami. S to metodo lahko prepoznamo podvojene vrstice. Izbira te možnosti je podobna temu, kako smo izbrali podvojene vrednosti zgoraj, razen namesto izbire Označite pravila celic, izberite Novo pravilo namesto tega.
Odpre se pojavni meni. Nastavite Slog do Klasična, nato odprite naslednji spustni meni in izberite S formulo določite, katere celice želite formatirati.
Formula, ki jo želimo vnesti, je:
ŠTEVILA ($ A $ 2: $ A $ 14, $ A2, $ B $ 2: $ B $ 14, $ B2, $ C $ 2: $ C $ 14, $ C2)> 1Poglejmo si podrobneje to formulo.
Pogojne formularne formule morajo vrniti resničen ali neresničen odgovor. Če je odgovor resničen, se uporabi oblikovanje. Ta enačba velja, če šteje več kot eno vrstico z istimi informacijami.
Če želite preveriti, ali so vrstice podvojene, formula najprej izbere stolpec ($ A $ 2: $ A $ 14). Absolutno lokacijo uporabljamo, ker želimo, da vsi uporabljajo isti obseg celic pri ocenjevanju vrstic za dvojnike.
Naslednja spremenljivka je cilj, ki ga preverjamo za podvojeno vrednost ($ A2). Tokrat se za stolpec uporablja absolutna lokacija, ne pa tudi vrstice. To omogoča, da naša formula postopoma preveri vsako vrstico.
To ponovimo za vsak stolpec v vrstici.
Ko vnesete formulo, ne pozabite izbrati sloga oblikovanja. Privzeto ni slog. Torej, tudi če vse naredite pravilno, če pozabite ta korak, ne boste videli rezultatov.
Nato je bila naša miza videti tako:
Ta metoda poudarja samo celotne vrstice, ki so podvojene. Ko v svoji preglednici Excel najdete vse dvojnike, se lahko odločite, ali jih je treba odstraniti.
Kako odstraniti dvojnike v Excelu
Odstranjevanje dvojnikov je v Excelu enostavno. Pod Podatki v zavihku Podatkovna orodja skupini, boste našli možnost, da Odstrani dvojnike. To orodje je zelo priročno, saj vam omogoča, da izberete stolpce, ki jih želite preveriti.
Če želite uporabiti to orodje, izberite podatke in kliknite Odstrani dvojnike.
Ko to storite, se prikaže pojavno okno, ki vam omogoča, da izberete, v katerih stolpcih želite preveriti dvojnike. Če ti Izberi vse stolpcev, odstrani samo podvojene vrstice.
Vendar vam ni treba izbrati vseh stolpcev. Če bi na primer želel vedeti, katera črnila so trenutno v pisalih, lahko izberete Barva črnila in odstranite podvojene barve. S tem boste pustili prvo pisalo, ki uporablja novo barvo, in odstranili vse nadaljnje vnose.
Z uporabo Excelovega orodja za odstranjevanje dvojnikov samodejno izbrišete podvojene vnose.
Sorodno: Kako na preprost način odstraniti prazne vrstice v Excelu
Če želite samo začasno odstraniti podvojene vnose, ne pa jih tudi izbrisati, boste morda želeli filtrirati svoje podatke.
Kako filtrirati dvojnike v Excelu
Filtri omogočajo manipulacijo s prikazom vaših podatkov, ne da bi dejansko odstranili katero koli vrednost. Možnosti filtra najdete pod Podatki v zavihku Razvrsti in filtriraj skupino.
Obstaja veliko različnih načinov filtriranja podatkov v Excelu. Spodnji primer prikazuje samo, kako filtrirati podvojene vrednosti:
- Izberite podatke, ki jih želite filtrirati.
- Kliknite Napredno v Razvrsti in filtriraj Skupina.
- V pojavnem oknu omogočite možnost prikaza Samo edinstveni zapisi.
- Kliknite v redu.
S filtriranjem teh podatkov Excel skrije vse podvojene vrstice. Torej, v našem primeru sta bili podvojeni pisali Student in Preppy skriti.
Vendar podvojenih podatkov ni več, so le skriti pred očmi. Zato je naša tabela še vedno formatirana v skladu s pravilom, ki smo ga ustvarili prej, kljub temu da se ne pojavijo podvojene pisala.
Če pogledate številke vrstic, lahko vidite, kje sta skriti dve vrstici. Vrstice skačejo s sedmih na devet in spet skačejo med 12 in 14. Podatki niso izginili, ampak so le izpred oči.
Pregled kako odstraniti dvojnike
Prvi korak pri čiščenju podatkov je prepoznavanje vseh dvojnikov. Če odstranite dvojnike v Excelu, se podatki trajno izbrišejo. Če jih označite, imate priložnost, da najprej preskusite dvojnike. Če vas zanimajo podvojene vrstice, morate za njihovo iskanje uporabiti formule pogojnega oblikovanja.
In na koncu, če ne želite izbrisati podvojenih podatkov, raje uporabite filter. To jih skrije pred pogledom, ne da bi v Excelu dejansko odstranili podvojene podatke.
Olajšajte si branje Excelovih tabel, tako da s temi tehnikami označite vsako drugo vrstico v različnih barvah.
- Produktivnost
- Preglednica
- Microsoft Excel
- Analiza podatkov
J. Seaton je znanstveni pisatelj, ki je specializiran za razčlenitev zapletenih tem. Doktorirala je na univerzi v Saskatchewanu; njena raziskava se je osredotočila na uporabo iger temelječega učenja za povečanje vključenosti študentov v splet. Ko ne dela, jo boste našli ob branju, igranju video igric ali vrtnarjenju.
Naročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, preglede, brezplačne e-knjige in ekskluzivne ponudbe!
Še en korak…!
Potrdite svoj e-poštni naslov v e-poštnem sporočilu, ki smo vam ga pravkar poslali.