6 načinov, kako zaposliti ljudi, da odgovarjajo na vaša e-poštna sporočila

Oglas

Ko hodite mimo nekoga na ulici in pozdravite, kako se počutiš, ko ne pozdravijo nazaj? Neverjetno je, kako majhno pomanjkanje priznanja lahko človeka počuti, neverjetno pa je tudi, koliko lahko naredite, da spodbudite odziv. Enako je z e-poštnimi sporočili.

Zdaj pa si predstavljajte obratni scenarij. Ko greš mimo nekoga na ulico in te na kratko pogledajo, pozdravijo in nato hitro pogledajo stran. Kako verjetno se boste pozdravili? Zdaj si predstavljajte, da vas oseba gleda naravnost v oči, se široko smehlja in pozdravlja - tudi z imenom! Kvote so veliko boljše, da se boste navdihnili, da boste odgovorili prijazno.

Še enkrat enako, velja tudi za e-poštna sporočila. Razen, namesto izrazov obraza ali tona glasu, obstaja popolnoma drugačen nabor pravil, kdaj prihaja do elektronske pošte, ki bo nekoga spodbudila ali odvrnila, da pritisne na gumb "odgovori" in odgovori ti. V tej objavi bom z vami delil nekaj trikov, ki sem se jih naučil z leti - nasveti, ki bodo zelo povečali vaš uspeh pri pridobivanju odgovorov po e-pošti, tudi od zelo zaposlenih ljudi.

Zakaj potrebujete odgovor?

Ko sem pred nekaj leti zamenjal službo, sem začel delati v podjetju, kjer so bili ljudje veliko bolj zaposleni kot na moji zadnji službi. Ljudje komaj imeli časa, da bi končali projektno delo, zato so odgovarjali na e-poštna sporočila naloga pri določanju prednosti 5 Gmail filtrov za pomoč pri določanju prednosti in urejanju mape »Prejeto«Katere filtre bi moral imeti vsak v svojem arzenalu, da je njihova mapa »Prejeto« tako urejena kot moja? Tukaj sem, da vam pomagam začeti pri postavljanju prvih pet filtrov ali ... Preberi več . Kmalu sem izvedel, da če ne bom upošteval določenega formata in pristopa pri pošiljanju e-pošte ljudem, morda več dni ne bom dobil odgovora, če sploh.

Prva stvar, ki jo morate storiti, ko pošljete e-poštno sporočilo nekomu - zlasti nekomu, ki je izredno zaposlen - je, da si hitro ogledate svoje razloge, da jih pošljete po e-pošti. Če so zasedeni in vaš e-poštni naslov ni dovolj pomembna prednostna naloga, bo verjetno odstranjen nekje na seznamu opravkov, ki ga je treba obravnavati le, ko je več časa, da se osredotočimo na težavo (če je na vse). Zasedli ljudje težko upravljajo e-pošto. Bolj zasedeni so, manj verjetno je, da boste prejeli odziv, če ne boste pravilno igrali kartic.

Če lahko dovolj utemeljite pomembnost vprašanja, da lahko dobite e-poštno sporočilo, potem vsekakor začnimo.

Zastavite vprašanje - po možnosti o njih

Leta 2012 so raziskovalci z univerze Harvard lepo opravili temeljit študij ki je celo vključeval skeniranje možganov in ugotovili, da ljudje dejansko dobijo "biokemični žvrkljanje", če govorijo o sebi. Čim močnejši je človek - čim več izjemno zaposlen je - bolj uživa v pogovoru o sebi. Konec koncev, obstaja samo zelo povedati, kajne?

To pomeni, da če v svojem e-poštnem sporočilu obesite korenček osebnega vprašanja, ga v bistvu skušamo oseba z osebno višjo - priložnost za malo "buzz", če delite nekaj o sebi ti. Nekaterim pa je zelo všeč priložnost, da imajo milo. Zato jim jih dajte.

Lahko samo vprašate, kako poteka projekt, ki ga delajo Če ste jim zelo blizu in o družini govorite dovolj pogosto, se pozanimajte, kako je z družino. Če obstaja velika igra, o kateri vsi govorijo, jih vprašajte, kaj mislijo. Dajte jim priložnost, da se odzovejo na vas in si »oddahnite« od razmišljanja o delu. Svoje vprašanje lahko nadaljujete z delom, ki ste ga želeli postaviti, vendar bo sprožitev mnenja sprožilo to potrebo po visokem številu "jaz se moram pogovoriti o sebi".

Dodatni bonus: Uporabite nekaj skupnega. Otroci Ljubezen do baseballa. Karkoli že je - najprej vzpostavite to osebno povezavo. Oseba bo manj verjetno, da bo e-poštno sporočilo hitro poslala za pozneje.

Izberite nujno zadevo

Zasedli ljudje seveda začnejo določiti prednost e-poštnim sporočilom in včasih za to sploh ne odprejo e-pošte. Hitro bodo pogledali zadevo. Če torej želite hiter odziv teh ljudi, si lahko samo predstavljate, kako pomembna je tema. Če potrebujete nasvete, kako to storiti, toplo priporočam Aaronov nasvet naj bo tema izstopala Kako narediti, da se vaše e-poštno sporočilo izstopa v prenatrnjeni nabiralniciSte že kdaj poslali e-poštno sporočilo, za katerega menite, da je pomembno le, da so nanj odgovorili mnogo dni pozneje, ali še huje pozabili? Dovoljeno, včasih je izven vašega nadzora, vendar lahko počnete nekaj ... Preberi več v prepredeno mapo »Prejeto«.

Spodnja vrstica je naslednja: Če potrebujete odgovor takoj, zakaj potem v vaši zadevi ne stoji »POMEMBNO:« ali »HITRO:«? S tem ni nič narobe in dejansko je koristno za zaposlene, ki uporabljajo takšne vrstice kot vizualni pokazatelj, kaj najprej napasti v nabiralniku. Samo ne delajte tega zaradi neumnih, nepomembnih vprašanj ali pa boste postali "fant, ki je jokal volka", in vaša e-poštna sporočila bodo sčasoma popolnoma prezrta!

Naj bo kratko in sladko

To je tisti del članka, v katerem sem zaskrbljen. Tip, ki napiše 2000 besednih člankov, bo povedal ZDA, naj ostanejo kratke in sladke? Ja. Točno to bom storil. Tukaj govorimo o e-poštnih sporočilih in tu se je naučil, da se je g. Wordy prvo leto naučil novega dela: PILE. Pravkar sem izbral kratico. To pomeni, da People Ignore Long Emails.

Po približno šestih mesecih, ko so ljudje ignorirali moje dolge, izčrpne e-pošte, sem poskusil nekaj novega. Začel sem pisati zelo, zelo kratka e-poštna sporočila, ki so le navedla poanto. Nisem navedel dodatnih podrobnosti, vendar sem na koncu e-poštnih sporočil ponudil več informacij, če jih želijo.

Začel sem odstranjevati e-poštna sporočila. Ko sem mislil, da so dovolj kratke, sem šel skozi in še nekaj razrezal. Morate se vprašati, ali je ta vrstica samo odveč? Ali delite informacije z namenom, da obvestite ljudi, koliko veste - ali to res ni pomembno pri obravnavani zadevi? Izrežite besede. Hitro pridite do točke. Ko sem začel s tem, sem opazil hitrost odziva. Če lahko e-poštno sporočilo prilepite na eno vrstico - kvote so zelo dobre, boste takoj dobili odgovor.

Podkupiti jih

Če bomo tukaj iskreni, potem morate priznati, da so ljudje po svoji naravi sebični kupi. Ko ljudje vidijo, da bi zanje lahko bilo nekaj ", se počutijo bolj prisiljene v ukrepanje. To lahko izkoristite v e-poštnem sporočilu tako, da e-poštno sporočilo zaprete z nekaj podobnega: "Torej, vrnite se k meni ob pravem času, ko boste lahko o tem govorili ob skodelici kave - o meni!"

Brezplačna skodelica kave samo za pritisk na gumb za odgovor? To je dobra spodbuda. In če je težava še pomembnejša - recimo, da poskušate nekaj prodati ali pridobiti novo stranko - pojdite naprej in ponudite nakup kosila. Ta majhna naložba se bo dobro splačala. Ljudje imajo radi brezplačno kosilo.

Vključite drugo stranko

Če ste komu nekajkrat poslali e-pošto, ste preizkusili vse zgoraj naštete taktike in še vedno ne dobivate odgovorov, je čas, da izvlečete velike puške. Običajno si pridržujem zadnji dve taktiki za ljudi, ki kronično ignorirajo e-poštna sporočila. Prvi pristop "velike pištole" je, da potegnete nekoga, ki je morda povezan s situacijo. To je lahko vaš šef ali dodatna oseba, s katero sodelujete pri projektu, ki je zadržan, ker oseba ne odgovarja na vaš e-poštni naslov.

To ni nekaj, kar želite storiti v prvem, drugem ali celo tretjem e-poštnem sporočilu. Če pa vas očitno ignorirajo, napišite še eno vljudno e-poštno sporočilo in preprosto vnesite vpleteno osebo. Če je kdo višji, kot je vaš šef, in če kdo ve, da je na položaju avtoritete, bo hitro odgovoril. Ta pristop "cc" od vseh kroničnih zanemarjevalcev, s katerimi sem se ukvarjal skozi leta, sproži odziv v 99 odstotkih primerov. Nekaj ​​je v tem, da imate občinstvo, ki dialog spremeni in kar naenkrat postane prednostna naloga.

Dosledno izdaja opomnike

Če ste že kdaj videli film Odkup Shawshank ali prebrali novelo, ki jo je napisal Stephen King, se morda spomnite del, kjer Andy Dufresne vsak teden pošlje eno pismo državnemu senatu, v katerem zahteva denar za zapor knjižnica. Potem ko je prejel nekaj sto dolarjev in donacijo knjig, Andy začne pošiljati dva pisma na teden, s katerimi zahteva še več denarja.

Bistvo zgodbe je, da vztrajnost deluje. Pokliči jo nadležno, oteževalno ali razdražljivo - toda če resnično potrebuješ odgovor na nekaj pomembnega, če osebo vljudno vprašate, ali je prejel vaše zadnje e-poštno sporočilo, bo želeno eno od dveh učinki. Oseba bo pozvala, naj se kopa po mapi »Prejeto« v iskanju e-poštnega sporočila, o katerem govorite, ali pa bo spoznal, da je edini način, da vas odstrani, odgovoriti na e-pošto. To je očitno zadnja rešitev, vendar je tudi rešitev, ki deluje.

Katere tehnike uporabljate za hitrejši odziv na svoja e-poštna sporočila? Kaj deluje za vas? Delite svoje nasvete in nasvete v spodnjem razdelku s komentarji!

Kreditna slika: Preobremenjen poslovnež (Shutterstock), Govor (Shutterstock), Pomemben znak (Shutterstock), Pokažite na točko (Shutterstock), Pokažite na točko (Shutterstock).