Kako sodelovati pri sledenju spremembam v programu Microsoft Word

Oglas

Včasih so stari načini najboljši. Word ponuja preveč funkcij, da bi ga ves čas metali na stran za spletne dokumente. Če morate bogat dokument deliti z nekom drugim, ga je težko premagati kot platformo.

S sledenjem spremembam lahko svoje dokumente delite z drugimi uporabniki in spremljate spremembe in predloge v Wordu, ki jih vrnete v izvirnik. In to je enostavno.

Za to uporabljam različico Office 2010 beta, vendar je večina funkcionalnosti na voljo v starejših različicah. Pregledati je treba, kje se skriva.

Prej smo razpravljali o uporabi Worda. Dala sem nekaj napotkov, kako jih najbolje izkoristiti stilov Kako uporabljati sloge v programu Microsoft Word, da prihranite veliko dela Preberi več , naši pisci pa so posredovali številne druge objave v Wordu. Ryan je objavil niz odličnih besed triki 4 Koristni nasveti in triki za Microsoft Word, o katerih bi morali vedetiAli izkoristite vse zmogljive funkcije programa Word? Če ne, so ti koristni nasveti in triki programa Microsoft Word. Preberi več

. V primeru, da niste prepričani v najboljšo smer za svoje dokumente, ima Tim dobre nasvete o izbiri spletnih ali zunaj možnosti.

Kako deluje

Spremljanje sprememb je funkcija, ki omogoča pregledovalcu (ali več recenzentom), da spremenijo dokument in potem lahko avtor sprejema ali zavrne spremembe, skupaj z opombami in predlogi, eno za drugo ali v razsuti tovor.

Lahko uporabite omrežje ali pošljete dokument okoli. Spremembe in sledenje so shranjene v samem dokumentu. Spremembe v Wordu lahko enostavno sledite več preglednikom, vendar ni več mehanizmov, da bi več recenzentov hkrati urejalo dokument. Za to obstaja še nekaj drugih možnosti, kot je Google Dokumenti.

Pred uporabo funkcij morate vklopiti sledenje spremembam. Spreminjanje dokumenta in dokumenta ni dobro torej zavedajoč se, da morate spremljati spremembe.

Zagon in zaustavitev sledenja spremembam v Wordu

Kliknite na Pregled zavihek v traku. Tu nas zanimajo trije oddelki - Komentarji, sledenje, in Spremembe. Zaenkrat kliknite na Sledi spremembam gumb v Sledenje odsek. Kliknite ga še enkrat, da ga izklopite. V primeru, da niste seznanjeni z barvno shemo sistema Office 2010/2007, vklopljeni gumbi svetijo nekako oranžno barvo. Ko so izklopljeni, so sivi.

Povsem mogoče je slediti samo določenim spremembam, drugih pa ne. Na primer, če želite ohraniti vidnost le o spremembah, v katere niste prepričani. Po potrebi samo vklopite in izklopite sledilne spremembe.

Kot avtor zavijte Skladbe sprememb naprej preden pošljete dokument drugim, da jih spodbudite k uporabi te funkcije. Upoštevajte, da ne morete enostavno prisiliti da to storijo.

Ste pregledovalec - sledite svojim spremembam

Torej vam je tajnica kluba kamer poslala dokument, ki ga je pripravila za prihodnjo razstavo. Predlagati morate nekaj sprememb.

Spremembe

Prepričajte se le, da je sledenje sprememb vklopljeno, nato pa pojdite desno in uredite tako, kot bi običajno.

Tu je dokaj enostavno slediti, kaj ste spremenili. Vse je modro. Vse, kar je bilo izbrisano, je prečrtano. Vsako novo besedilo je poudarjeno. Če ste zamenjali nekaj besedila, je to samo zapisano kot črtanje in dodatek.

Vsi odstavki, ki imajo spremembe, so označeni z navpično črto na levi strani.

Glede postavitve se lahko zmede, saj je tu besedilo, ki ne bo v končni kopiji. S trakom lahko spremenite način, kako so stvari videti.

Če kliknete Končno potem boste videli le, kako bo videti končni rezultat.

Pojdite naprej in naredite še nekaj sprememb.

Pripombe

Komentarji so predlogi ali vprašanja, ki dokumenta dejansko ne spremenijo in so prikazana drugače, v navpičnem pasu na desni strani dokumenta.

Dodate jih s klikom na Nov komentar gumb. Druge gumbe za pregled komentarjev uporabljamo pozneje.

V bolj zapleteni situaciji z več zaporednimi pregledovalci se baloni zaradi jasnosti prikazujejo v različnih barvah.

Spremembe oblikovanja so (privzeto) prikazane v novi obliki v dokumentu, sprememba pa je podrobno opisana v balonu.

Ti si avtor - delaš skozi spremembe.

Vaš dokument je pregledal finančni uradnik in poslal vam ga je po e-pošti. Zdaj morate iti skozi spremembe in se jih lotiti. Na voljo imate tri možnosti za vsako spremembo. Lahko sprejmete, zavrnete ali spremenite.

Prav tako lahko sprejmete vse spremembe naenkrat, vendar jih pojdite skozi.

Odprite dokument in kliknite na Pregled na traku in kliknite na gumb za premik na prvo spremembo. Sprememba bo poudarjena. Sprejmi ali zavrniti sprememba.

Kazalec samodejno odstrani osvetlitev ali samo spremembo, odvisno od možnosti, ki ste jo izbrali, in nato preide na naslednjo spremembo.

Preprosto preglejte preostali dokument, ko ga sprejmete ali zavrnete ali pa uredite spremembe, če kakšen kompromis deluje bolje.

Ko pridete do komentarjev, boste ugotovili, da jih ne morete sprejeti ali zavrniti. Namesto tega se morate odločiti, ali jih še vedno potrebujete, uredite vse spremembe, za katere menite, da so primerne, in nato izbrisati vsako z Izbriši gumb v Pripombe oddelek, če je primerno.

Dokončanje

Ko spremenite ustrezne spremembe, izklopite sledenje spremembam, shranite datoteko in nadaljujte.

Ena beseda opozorila. Sorazmerno pogosta težava ljudi je, da dokument po naključju pošljejo tretji osebi, ko je sledenje spremembam še vedno vklopljeno, vse spremembe in komentarji pa so še vedno vidni. Če bi to storili na primer pri stranki, bi vas bilo morda nekoliko nerodno. Novejše različice Worda vam pomagajo, da vam to preprečijo, vendar je to še vedno izvedljivo in še vedno bolj pogosto, kot si morda mislite. Bodite previdni tam.

Ali uporabljate sledenje spremembam v Wordu? Kaj vam je všeč pri tem? Kaj vas frustrira? Se kaj zatakneš? Sporočite mi v komentarjih in videla bom, če lahko pomagam.