8 funkcij delovnega mesta iz Facebooka za skupno vodenje projektov

Upravljanje komunikacij in vsebine projekta je zahtevna naloga. Brez skupnega vira podatkov je to ogromna naloga. Workplace iz Facebooka ima rešitev za to! Ne glede na velikost vašega dela ali projekta je idealno orodje za upravljanje različnih nalog in vsebine projektov.

Poleg tega člani vaše ekipe že poznajo njegov uporabniški vmesnik (UI), saj je zelo podoben platformi Facebook. Preberite, če želite izvedeti, kako lahko postane elektrarna za vodenje projektov.

1. Ustvarite namensko skupino za vsak projekt

Vodenje več projektov hkrati pa je lahko naporno in zmedeno. Preskočite zmedo z namensko skupinsko funkcijo Workplace. V tej platformi lahko ustvarite ločene skupine za vsak projekt, da naloge ločite.

Skupine, ki jih ustvarite, ostanejo tajne, saj imajo dovoljenje za prispevanje samo člani skupine. Dodate lahko poljubno število skupin in v skupino dodate poljubno število članov.

Če delate v sodelovanju z drugo organizacijo, vam bo prišla prav skupina več podjetij. Skupina več podjetij v Delovno mesto vam omogoča enako učinkovito delo z ljudmi zunaj vašega podjetja.

2. Delite datoteke s soigralci

Ne glede na to, ali delate na daljavo ali delate iz istega pisarniškega prostora, morate datoteke deliti s sodelavci prek spletnih kanalov. Kot vsak drug učinkovit pisarniški paket vam Workplace omogoča preprosto skupno rabo datotek s soigralci.

V skupino lahko dodate datoteke iz vašega lokalnega sistema. Lahko pa uporabite tudi integracije skupne rabe datotek, ki jih je odobril sistemski skrbnik organizacije. Skrbniki skupine lahko dodajo odobrene integracije v skupino, ki jo lahko uporabljajo njeni člani.

Preverite zavihek Integracije, da poiščete orodja za skupno rabo datotek. Trenutno podpira aplikacije za skupno rabo datotek, kot so Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint itd.

3. Skupno delo pri datotekah in povratnih informacijah

S funkcijo za pripise tega paketa delovnih prostorov lahko vaša ekipa deli povratne informacije o različnih datotekah, ki so v skupni rabi v skupini. Na ta način postane sledenje komentarjem in povratnim informacijam lažje kot kdaj koli prej.

Poleg tega so vse datoteke v skupni rabi s člani skupine na voljo na zavihku Datoteke. Torej se vam ni treba pomikati po viru, da bi našli datoteko, ki jo potrebujete.

Ta zbirka vam omogoča tudi ustvarjanje odprte skupine za povratne informacije. Tu lahko tudi drugi člani ekipe ponudijo povratne informacije. Če delite več o projektu, kot so slog dokumentacije, oblikovanje, ciljna publika itd., lahko dobite več povratnih informacij od drugih in nove perspektive.

4. Sledenje napredku projektov in nalog

Spremljanje napredka projekta je enostavno na delovnem mestu. Z objavljanjem tedenskih posodobitev o napredku, preferencah in kakršnih koli drugih izjemnih težavah v skupini lahko soigralci drug drugega obveščajo o svojih nalogah.

Če mora nekdo deliti daljša poročila ali ugotovitve raziskav, lahko uporabi funkcijo Opombe te platforme. Če želite slediti opravilom opravil, lahko delite elemente dejanja v skupini, ki jih lahko pooblaščenec označi kot dokončane, ko so končani.

Funkcijo omembe lahko uporabite za dodelitev naloge članu ekipe. Integrirate lahko celo Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly itd. aplikacije za boljše upravljanje opravil in produktivnost prek delovnega mesta.

Povezano: Brezplačne Zapier alternative za zmanjšanje delovne obremenitve in povečanje produktivnosti

5. Varno in skupno shranjevanje datotek

Zavihek Datoteke skupin Delovno mesto organizira vse datoteke projekta na enem mestu. Čas lahko prihranite tako, da dovolite, da Workplace upravlja svoje vire projekta, kot so slike, PDF-ji, Excelovi listi itd. Če uporabljate Workplace, vam ni treba slediti članom skupine, ki delijo občutljive dokumente, povezane s projekti, prek različnih platform, kar ogroža zaupne podatke.

Vaša ekipa lahko naloži datoteke v skupino prek več kanalov, kot so objave, klepet, teme, učenje, mediji itd. Toda vse datoteke gredo naravnost v zavihek Datoteke. Od tu lahko preprosto upravljate dostop do datotek, nadzor različic in izbrišete datoteko, če ni potrebna.

Pomembno je vedeti, da lahko naložite samo do 50 MB datotek prek katerega koli drugega kanala kot prek Workplace Chata. Iz klepeta na delovnem mestu lahko naložite datoteke, ki so velike do 75 MB. Omejitev velikosti datoteke pomaga ekipi ostati produktivna, saj lahko brez težav deli majhne datoteke brez težav s pasovno širino hitrosti nalaganja.

To se morda zdi kot nizka omejitev nalaganja datotek. Vendar pa Workplace podpira nalaganje ogromnih video datotek do 4 GB. Torej, kadar koli morate ustvariti video vadnico za razdelek Knjižnica učenja ali znanja, lahko vedno naložite dolge videoposnetke visoke ločljivosti.

6. Sporočila v realnem času prek klepeta na delovnem mestu

Ko ekipa dela na projektu z oddaljenih lokacij, ni alternative komunikaciji v realnem času. Vendar pa se med delom od doma ni vedno mogoče povezati prek zvočnih ali video klicev. Zato morate imeti možnost takojšnjega klepeta v svojem delovnem prostoru za sodelovanje.

Workplace ponuja to funkcijo tudi svojim uporabnikom prek aplikacije Workplace Chat. Prenesite ga na svoj telefon Android ali iOS in ostanite v stiku na poti. Uporabite ga za takojšen odgovor na pomembno poizvedbo. To možnost lahko uporabljajo skupine z 250 ali manj člani.

7. Avdio ali video klic za nemoteno komunikacijo

Za oddaljeno ali hibridno ekipo je skupno delo nemogoče brez avdio/video klicev. Če uporabljate Workplace From Facebook za vodenje projektov, vam za te namene ni treba uporabljati nobene dodatne aplikacije. Z Workplaceom lahko pokličete soigralca le en klik stran.

Do 50 članov ekipe se lahko pridruži avdio ali video sestanku prek Workplace iz funkcije za srečanja Facebook. To možnost lahko uporabite za tedenska srečanja skupin ali skupinske razprave.

Prav tako lahko sodelujete v hitrih individualnih klicih s člani skupine. Na voljo je tudi integracija aplikacij za virtualno klicanje, kot so Zoom, BlueJeans in Cisco Webex Meetings.

8. Funkcija pripenjanja objave za hitro referenco

Objavo ali vsebino lahko tudi pripnete na stran skupine, podobno kot na Facebook strani ali skupini. V vsaki skupini so ključna projektna navodila, cilji, roki in viri. Pripenjanje vsebine zagotavlja, da člani ekipe brez težav najdejo vsebino, potrebno za delo na projektu.

Če želite, lahko brez težav pripnete več objav. Odločite se lahko tudi, katera pripeta objava naj ostane na vrhu drugih. Ne pozabite, da lahko samo skrbnik skupine pripne objavo v skupino na delovnem mestu.

Upravljanje več projektov je enostavno

Funkcije, ki ste jih videli zgoraj, so osnovne potrebe za vsak projekt. Delovno mesto iz Facebooka učinkovito izpolnjuje vse te funkcije prek preprostega uporabniškega vmesnika.

Če so vaši projektni podatki, kot so seznami opravil, delovni tokovi, modeli izdelkov/storitev, referenčna vsebina itd., na več kot enem orodju, jih brezplačno prinesite v eno osrednjo orodje, kot je Workplace. Prav tako je pametno vedeti, kako Workplace tekmuje z drugimi delovnimi prostori za vodenje projektov, preden sprejmete končno odločitev.

Google Workspace vs. Delovno mesto iz Facebooka: kaj je boljše?

Tukaj je opisano, kako se odločiti, kaj je bolje za oddaljene ali hibridne ekipe: Google Workspace ali Facebook Workplace.

Preberite Naprej

O avtorju