Kako zagotoviti, da vaš e-poštni podpis ne daje napačnega vtisa

Oglas

Posloviti se je tako težko narediti, kajne? Neprijetno je in včasih je nerodno. No, morda ne bo nobenih navodil za te situacije, vendar lahko vsaj ponudimo nekaj navodil, kako se lahko poslovite v e-pošti, ne da bi se počutili nerodno.

An elektronski podpis Izkoristite moč podpisov e-poštePodpis vam pove nekaj o osebnosti. Tako kot dve osebi komaj pišeta, se tudi drugače podpisujeta. Tako je nastala "znanost" o grafologiji. Toda digitalna doba in e-pošta ... Preberi več je za vse namene in namene vaša "zbogom". Ne gre za to, ali koga objemite ali se mu stisnete za roke. Ni to, ali jim le dodate svoje ime ali jim izročite svojo vizitko z vsemi vašimi kontaktnimi podatki. Tako naredite vtis. Ali pa tudi ne.

V tem članku bom delil pet najpomembnejših lekcij, ki sem se jih naučil v nekaj desetletjih, ko sem komuniciral z ljudmi po internetu. Zanimivo je, da dileme, povezane s podpisi v e-pošti, obstajajo že od teh zgodnjih e-poštnih sporočil sporočila so bila poslana prek BitNet in FidoNet ali celo MIT-ovega sistema CTSS v šestdesetih letih prejšnjega stoletja, vendar sem digress.

Elektronska pošta je bila pri nas že zelo dolgo. Torej, kako to praviti? Kako se odjaviti, ne da bi bil videti kot snob, a hkrati ponudil dovolj informacij, da bi ljudje vedeli, kdo in kaj si? Začnimo. Ko bomo šli, boste že dobro predstavili, kaj želite narediti s svojim lastnim podpisom po e-pošti.

Kaj naj bi storil podpis e-pošte

Danes imam v postopku pošiljanja e-poštnih sporočil ljudem 3 različne ravni e-poštnega podpisa. Zakaj? Obstajajo tri ravni odnosov - vse od kratke opombe do prijatelja, vse do uradnega poslovnega e-poštnega sporočila podjetju. Tri različice so res vse, kar potrebujete, namen teh pa bi moral biti naslednji:

1. Hiter nasmeh - Ta podpisna različica je na hitrih e-poštnih sporočilih prijateljem ali kolegom, ki jih pošiljate stalno, večkrat na dan.

2. Nasmeh in rokovanje - Ta podpisna različica se nanaša na daljša e-poštna sporočila delovnim kolegom, kjer mora biti vaš e-poštni naslov le nekoliko bolj uraden.

3. Trden stisk roke in vizitke - To je tisti čas, ko morate napisati uradno e-poštno sporočilo in navesti svoj naslov in vse svoje kontaktne podatke.

Za vsako od teh vrst podpisov e-pošte obstajajo nenapisana pravila. Zlomite jih in ne bo konec sveta. Če želite narediti še posebej dober vtis, potem boste morali upoštevati nekaj teh nasvetov za vsako vrsto e-pošte, ki jo pošljete.

Hitro nasmeh podpis

Ne potrebujete vedno podpisa po e-pošti. Vsaj formalnega ne potrebujete vedno. Tako je, ko hodite s kolegom po hodniku. Vidite jih večkrat na dan. Obiskujete iste sestanke. Ali jih morate na hodniku s stiskanjem roke pozdraviti? Ne; večinoma gre za hiter "Hey Fred" in nasmeh, če sploh kaj. Ko kolegu hitro pošljete e-pošto in prosite za nasvet ali za nasvet, podpisa morda sploh ne potrebujete. Če čutite potrebo po odjavi, se lahko odločite za moj pristop, samo vaše ime je predhodno pomišljeno. Ni potrebe po cvetnih citatih ali podrobnih naslovih. Oseba ve, kdo ste, kaj ste, in vse, kar je zunaj vašega imena, bi bilo nerodno. Obravnavajte to kot osnovni pogovor vodnega hladilnika, ki ga običajno končate z nečim, kot je "v redu, potem te ujamemo kasneje!" in hiter val. Nič več ni potrebno.

Nasmeh in rokovanje

Druga vrsta podpisa je nekakšen hibrid med formalnim in neuradnim. To je tisto, kar je prav. To so lahko kolegi, ki jim želite poslati e-poštno sporočilo s polovičnimi poslovnimi prošnjami, vendar ne želite, da se vam zdijo, da se na njih srečujete. Oceniti morajo pomen e-pošte, vendar ne želite, da se sprašujejo, ali ste pravzaprav še vedno prijatelji. Tu se začne igrati zelo subtilen podpis. Te so ponavadi manjše in skoraj ne opazne v nogi same e-pošte. Eden najboljših pristopov za to je podpis, ki mu pravim „enoplastnik“.

V tej različici so vsi podatki razdeljeni z znakom "|" lik. To je lahko tako preprosto kot naslov ali e-pošta, telefonske številke, številke mobilnih celic ali kar koli drugega. Biti mora kratek, vsebovati le malo potrebnih informacij in to je to. Videla sem celo, da nekateri podpisujejo to pisavo v bolj pisani pisavi kot preostali del e-pošte - morda v sivi barvi. Drug pristop, ki sem ga ugotovil, je zelo kratek dvotir. V bistvu ime in ena oblika stika, ki sta lahko ena sama telefonska številka ali e-poštni naslov.
Očitno gre za prejemnike, ki že vedo, kdo ste, v kakšnem podjetju sodelujete in jim samo pošiljate eno od številnih e-poštnih sporočil. Omogoča občutek prijaznega e-poštnega sporočila, če pa mora oseba stopiti v stik z vami in morda ne bo obdržala vaše številke njihov Rolodex (ali jih ljudje še vedno uporabljajo ???), nato pa so na dnu e-poštnega naslova vaši kontaktni podatki, prav znotraj doseg.

Slavnostni stisk roke

Seveda obstajajo časi, ko pošiljate e-pošto nekomu zunaj podjetja ali pa morda po e-pošti nekomu v podjetju o nečem uradnem, za kar je potreben pogovor formalno. Kot bi nosili svečano obleko, ko se udeležite podelitve nagrad za svoje sodelavce. Preden razkrijem, kaj bi morali storiti v teh primerih, je bolj izobraževalno pokriti kaj ne storiti najprej. Da, navedite kontaktne podatke, kot so ime vašega podjetja, spletno mesto in e-poštni naslov, vendar vam ni treba pretiravati. Ali je res treba navesti štiri različne telefonske številke, vključno s faksom?

Ne, navedite dovolj podatkov za stik, tako da obstaja več načinov, s katerimi lahko vzpostavimo stik z vami - e-pošta, telefon ali morda celo prek spletnega mesta, vendar vas ne bodo odnehali. Če vam je na voljo seznam telefonskih številk, je videti, da ste tako mobilni, da nikoli niste v svoji pisarni in je preveč težko vzpostaviti stik.

Druga pogosta napaka je nalet na samopromotorja. Ljudje, kot je ta, bodo svoje e-poštne podpise preobremenili s svojimi računi v družabnih omrežjih do točke, ko je podpis dolg več kot 10 vrstic in napolnjen z večinoma samostojnim trženjem.

Drug način, kako narediti grozljiv vtis, je, da v svojem e-poštnem naslovu uporabite vse raznolike barve in pisave. Težko je izvleči kaj takega, ker se morajo barve ujemati, pisave pa morajo biti videti prav. Na žalost mnogi nimajo pojma, kako pravilno ujemati barve, in njihov e-poštni podpis na koncu izgleda kot nekaj iz tovarne Willy Wonka.

Tovrstni klovnovski podpis je neprofesionalen in vsak, ki mu ga pošljete, bo mislil, da nimate pojma, kaj počnete, ne glede na to, na katerem področju ste. Zato se izogibajte ekstravagantnim barvam. Naj bo preprosto.

Kaj lahko naredite prav

Kako izgleda dober uradni e-poštni podpis, če želite narediti dober vtis? Pojdite z osnovnimi zahtevanimi informacijami, oblikovanje in slog naj bodo preprosti in ne pretiravajte z informacijami.

Tu je en primer. Ta vključuje 4 vrstice - ime, podjetje, telefonsko številko in e-poštni naslov. To je to.

Ta oseba je uporabljala samo navadno besedilo, če pa se zadrži do samo štirih vrstic, je videti tako klasično in profesionalno.

S svojim lastnim nagovorom grem nekoliko dlje, da podpis skromno uporabim s poševnim tiskom in zbledi v temno sivo. Če ostane odtenek lažji od samega besedila e-poštnega sporočila, prejemniku sporoči, da upošteva svoje podatke kot drugo sporočilo. To je subtilen namig ponižnosti.

Naslove je treba uporabljati le, kadar so pomembni za pogovor, ki je na voljo. V večini korespondenc, povezanih z mojim lastnim spletnim mestom, morajo ljudje vedeti, da sem lastnik spletnega mesta, zato je naslov pomemben. Na voljo je le dovolj informacij za hiter stik - e-pošta in telefonska številka.

Drug primer je podpis, ki ga uporabljam za notranjo in zunanjo dopisovanje iz MakeUseOf.

Tukaj sem se dejansko volil med uporabo naslova ali ne. Običajno je pomemben le pri zunanji e-poštni komunikaciji, pri nekaterih notranjih komunikacijah pa je zelo pomemben. Začel sem z dvema različicama - eno za zunanjo in eno za notranjo -, vendar sem se naveličal ročnega preklopa med obema, da sem se odločil, da bom ostal zgoraj. S tveganjem, da se bodo znašli kot pomembni, ostaja zbledela in sekundarna. Uporablja tudi "|" zgoraj omenjeni lik, majhen kanček barve, da bi ime spletnega mesta izstopalo, in odločil sem se, da bom drzno dodal peto vrstico za ponudbo.

Prihodim s popoln e-poštni podpis 6 nasvetov za čim več podpisov v Gmailu Preberi več ki predstavlja, kdo ste, kaj počnete in kako vzpostaviti stik, lahko vzamete nekaj poskusov in napak, a ko to enkrat dobite prav, dobro je, če veste, da v vsaki e-poštni korespondenci, ki jo pošljete, potisnete svojo najboljšo nogo naprej ven.

Kakšni so vaši nasveti boljši e-poštni podpis 5 načinov za ustvarjanje več podpisov po meri v GMail Preberi več ? Katere stvari so vam všeč ali niso všeč pri drugih podpisih, ki ste jih videli? Delite svoje misli v spodnjem delu komentarjev!

Kreditna slika: Poslovni par prek Shutterstocka