Delo v skupini: 10 nasvetov za učinkovito spletno sodelovanje v realnem času

Oglas

Članki, teze in knjige digitalnih domorodcev soavtorji na spletu in v realnem času. Če še vedno pošiljate e-poštna sporočila z datotečnimi prilogami za sodelovanje v dokumentu, to počnete narobe. Če nimate iste pisarne, spletno sodelovanje Kako orodja za skupno pisanje olajšajo vaše življenjeZahvaljujoč internetu bi moralo biti sodelovanje pri pisnem projektu zelo prepir. Če ste ga kdaj koproducirali, veste, da je to lahko težko. Ne bi smelo biti s pravim orodjem. Preberi več je na splošno varnejša, zanesljivejša in učinkovitejša od e-poštnih sporočil. Poleg tega je zabavno in enostavno. Naj vam pomagam, da začnete.

Ekipa

Delo na daljavo je težko. Zato je toliko pomembneje, da vse postavite na isto stran in sestavite ekipo. Pokrili smo, kako tehnologija timskih adutov Team Spirit Trumps Technology: Kako obvladati sodelovanje na daljavo za spletne ekipeSodelovanje ne postane lažje, če morate sodelovati na daljavo in deliti internet le kot skupno povezavo. Tehnologija lahko pomaga pri krmarjenju po kaosu. Toda le zaledenitev. Preberi več

prej. Člani ekipe se morajo med seboj seznaniti s svojimi močmi in slabostmi. Skupina potrebuje skupen cilj in načrt z individualnimi cilji in odgovornostmi. Vsakdo se mora počutiti prijetno z orodji, ki jih uporablja, in vsaj ena oseba mora imeti ekipo organizirano.

Nasvet 1: Nikoli ne pozabite na pomen vključujoče ekipe, ki sodeluje pri vseh svojih članih.

Orodja

Sodelovanje s pisanjem v realnem času ali urejanje lahko opravite na več načinov. Orodja, ki temeljijo na brskalniku, vključujejo Google Drive ali OneDrive (prej SkyDrive). Na strani programske opreme Microsoft Office podpira sodelovalno urejanje s Točka za deljenje ali OneDrive. Če uporabljate starejšo različico programa Word (2007 ali 2010), lahko namestite dodatek CodoxWord, da omogočite pisanje v sodelovanju. Brezplačno, medpredmetno in odprtokodni urejevalnik besedil Abiword je najboljši brezplačen lahek urejevalnik besedPridobite lahkoten, vendar premalo urejen urejevalnik besedil. Če potrebujete program, združljiv z najrazličnejšimi oblikami datotek, je morda Abiword prava izbira za vas. Ni tako močan kot Microsoft ... Preberi več AbiWord vključuje tudi vtičnik za sodelovanje, ki omogoča istočasno urejanje dokumentov prek AbiCollab.net. Če je zasebnost težava, lahko z njim nastavite samostojen odprtokodni in brezplačni spletni urejevalnik besedil Etherpad.

Nasvet 2: Izberite orodje glede na potrebe vašega projekta in zmogljivosti ali želje vašega tima.

Orodja naj bi olajšala vaš potek dela. Če posamezni člani skupine ne morejo uporabljati določene programske opreme ali platforme, bo to vplivalo na vaš projekt. Tukaj je nekaj vidikov:

• Na katerih operacijskih sistemih so člani vaše ekipe?

• Katera orodja zdaj uporabljajo?

• S katerimi orodji imajo izkušnje?

Če orodje nima potrebnih funkcij, bo težko doseči želeni rezultat. Skupno pripravi seznam potrebnih in lepo opremljenih funkcij. Upoštevajte naslednje:

• sodelovalno pisanje v realnem času

• komentarji

• stranski klepet

• obvestila

• upravljanje datotek

• pregled zgodovine

• nadzor nad različicami

• podpora za označevanje

• uvozno-izvoznih

• mobilna podpora

Ta seznam in zavedanje o pogojih vaše ekipe vam bodo pomagali izbrati eno ali več primernih orodij.

Nasvet 3: Pomagajte vsakemu članu, da nastavi orodje / orodja, za katere ste se odločili, in jim po potrebi predstavite funkcije, ki jih bodo potrebovali.

Postopek

Na začetku pisnega projekta zberite pregled različnih nalog in tem za pokrivanje in porazdelitev odgovornosti. Skupina mora pripraviti oris, poiskati strokovnjake za različne sklope, izbrati urejevalnik kopij, ki bo popravil črkovanje, slovnico in slog pisanja. Postavite izvršnega urejevalca, ki je odgovoren za vsebino, in imenovajte nekoga, ki bo upravljal podatke ali oblikovalske številke in tabele.

Nasvet 4: Vsak član vaše ekipe ima različne veščine. Učinkovit proces bo temeljil na moči ljudi. Temu primerno dodelite odgovornosti.

5. nasvet: Ko gre za usmrtitev, vključite ekipo. Ljudje bi morali občasno izmenjati vloge in si lektorirati delo drug drugega, da bi pokrivali različne perspektive.

Pisanje je ustvarjalni proces in strast mnogih ljudi.

Nasvet 6: Če imate v svoji ekipi ljudi, ki sovražijo, da je njihovo pisanje spremenil nekdo drug, lahko uredniki namesto tega uporabljajo komentarje in predloge.

Nasvet 7: Dogovorite se o konvencijah o komentiranju, nomenklaturi in kako bodo komentarji obdelani.

Na koncu je uspešnost vašega dokumenta odvisna od vsebine.

Nasvet 8: Naj ljudje napišejo tisto, nad čimer so navdušeni, tudi če jim je pisanje zanič. Njihove ideje so lahko briljantne in vedno lahko popravite slog pisanja.

Nasvet 9: Spoštujte idejo! Ko urejate pisanje nekoga drugega, se prepričajte, da je ohranjena ideja, ki jo izražajo.

Ves čas mora ena oseba organizirati ekipo, upravljati s pričakovanji in imeti v mislih časovni okvir.

Nasvet 10: Pogosto komunicirajte s soigralci. Posodobite jih o splošnem napredku, poudarite vrzeli in jih opomnite na odgovornosti in roke. Pohvalite posamezna prizadevanja in jih spodbudite k skupnemu napredku, spoznanjem in izzivom.

Končan projekt

Ekipa, ki k pisanju ali drugemu projektu pristopi z navdušenjem in sodelovalnim duhom - po volji dajte vse od sebe, podpirajte soigralce in sklepajte kompromise - vedno bodo prinesli boljše rezultate kot posamezniki. Celotna je večja od vsote njenih delov. Dajte se vanj in obljubim, da bo to najbolj koristna izkušnja v vašem življenju. Definitivno je bilo moje.

Kakšne lekcije ste se naučili med delom z virtualnimi skupinami?

Kreditna slika: Ed Yourdon prek Flickr, Navidezno sodelovanje prek Shutterstocka