13 vdorov v Google Koledar za povečanje vaše produktivnosti

Ključni zaključki

• Nastavite privzete opomnike za vse dogodke v Google Koledarju, da ne zamudite pomembnih sestankov in izboljšate produktivnost. Po potrebi dodajte več obvestil.
• Integrirajte Google Koledar z drugimi orodji, da poenostavite potek dela in se izognete nenehnemu preklapljanju med aplikacijami. Na primer, integrirajte se s Slackom za razporejanje in posodabljanje stanja.
• Prejmite dnevni red po e-pošti za prednostno razvrščanje pomembnih opomnikov in sestankov. To nastavite v nastavitvah Google Koledarja, da ne boste nikoli zamudili nobenega obvestila.

Bolj verjetno je, da ste Google Koledar uporabili vsaj enkrat, ne glede na to, ali vam je nekdo poslal povabilo na sestanek ali pa ste ga preprosto uporabili, ker je priložen vaši napravi.

Medtem ko je Google Koledar precej enostavna aplikacija, ko gre za razporejanje, ima več neverjetne funkcije in integracije, ki vam lahko pomagajo povečati produktivnost in izboljšati vaše splošno učinkovitost. Spodaj je seznam nekaterih najboljših.

1. Nastavite privzete opomnike

Vedno je koristno nastaviti opomnike, da ne zamudite prihajajočih dogodkov ali da si zagotovite dovolj časa za pripravo. Vendar pa je nastavitev opomnika za vsak nov dogodek, ki ga naredite, lahko precejšnja težava.

Na srečo vam Google Koledar omogoča samodejno ustvarjanje privzetih opomnikov za vse dogodke, ki jih naredite. Takole:

1. Pojdite na domačo stran Google Koledarja.
2. Kliknite ikono zobnika na desni in izberite nastavitve.
3. Spodaj Nastavitve za moje koledarje, izberite svoj koledar.
4. Izberite Obvestila o dogodkih in nato izberite + Dodaj obvestilo.
5. S klikom na spustni meni izberite želeno trajanje.

V prihodnje bodo vsi dogodki, ki jih ustvarite, samodejno imeli te privzete opomnike. Upoštevajte, da lahko dodate več kot eno obvestilo – recimo, da želite prejeti več obvestil za svoj dogodek.

Vsakodnevno upravljanje in uporaba različnih orodij, ne glede na to, ali gre za osebno ali službeno uporabo, lahko postane preobremenjeno, saj morate nenehno preklapljati med orodji, da se zavedate svojih projektov in nalog.

Mnoga od teh orodij vam omogočajo integracijo Google Koledarja, tako da vam ni treba ročno prenašati informacij v ali iz vaše aplikacije v koledar. Google Koledar je na primer a precej uporabna integracija Slack, ki jo morate poskusiti če uporabljate aplikacijo za poslovna sporočila. Integracija vam omogoča načrtovanje in brisanje dogodkov neposredno iz Slacka. Slack lahko posodobi vaš status glede na vaš urnik! Upoštevajte, da se način integracije Google Koledarja z aplikacijo razlikuje glede na aplikacijo.

3. Prejemanje dnevnega reda po e-pošti

Če imate navado mimogrede brisati obvestila, ne da bi o njih razmišljali, obstaja velika verjetnost, da boste spregledali svoja obvestila Koledarja. In če dajete e-poštnim sporočilom prednost pred drugimi oblikami komunikacije, je tukaj priročen trik: svoj dnevni urnik lahko pošljete neposredno na vaš e-poštni naslov. Tako ne boste zamudili pomembnih opomnikov in sestankov.

Storiti to:

1. Pojdite v Google Koledar in kliknite ikono zobnika.
2. Izberite nastavitve > Nastavitve za moje koledarje.
3. Izberite koledar, iz katerega želite prejemati e-pošto.
4. Pomaknite se navzdol do Druga obvestila.
5. Pojdi do Dnevni dnevni red in izberite E-naslov iz spustnega menija.

Pričakujte, da boste vsako jutro ob petih zjutraj prejeli e-poštno sporočilo z dnevnim redom, da boste dobili vpogled v to, kako bi izgledal vaš dan.

4. Začnite svoj teden na drug dan

Ne glede na to, ali vaše delo vključuje premikajoče se urnike, naloge v tujini z različnimi tedenskimi začetnimi dnevi ali preprosto raje začnete teden na neobičajen način, vam bo Google Koledar pomagal. V Google Koledarju lahko preprosto spremenite začetni dan svojega tedna.

Preprosto pojdite na svoj Google Koledar nastavitve, izberite Splošno, nato se pomaknite navzdol do Ogled možnosti. Kliknite Začni teden na in izbirajte med sobota, nedelja, oz ponedeljek

5. Uporabite svoj glas za nastavitev novega dogodka

Če vaše roke trenutno niso proste, vendar morate takoj načrtovati dogodek, lahko z glasom ustvarite dogodek, namesto da odprete aplikacijo Google Koledar in vnesete vse podrobnosti.

Samo recite nekaj takega: »Hej, Google, ustvari dogodek na koledarju: večerja z Jane Doe ob 20. uri. pri Chiliju. Poleg snemanja vseh informacij lahko Google pred shranjevanjem dogodka zahteva dodatne informacije.

Upoštevajte, da to ni mogoče, če uporabljate napravo Apple. Siri ne more ustvarjati dogodkov z Google Koledarjem. Če želite, da Siri doda dogodke v vaš Google Koledar, ga morate nastaviti kot privzeti koledar. To storite tako, da obiščete nastavitve > Koledar > Privzeti koledar.

6. Vdelajte svoj koledar

Ravnanje z vašim urnikom je lahko težavno, še posebej, če si ljudje želijo sestavljati urnike z vami. Če imate spletno mesto, dovolite drugim ljudem, da skupaj z vami nastavijo urnik na podlagi svojih preferenc, tako da na vaše spletno mesto vdelate svoj koledar.

7. Uporabite spletno programsko opremo za načrtovanje

Slaba stran skupne rabe koledarja je lahko izkoriščanje prostega časa. Če iščete boljši nadzor nad tem, kdaj lahko drugi načrtujejo sestanke z vami, je vredno raziskati orodja, ki poenostavijo spletno razporejanje, kot Calendly.

Ko se prijavite za Calendly s svojim Gmail naslovom, brezhibno sinhronizira vaš koledar z vašim računom Calendly. Vendar to še ni vse. Ta integracija prinaša številne prednosti, kot so samodejno razporejanje, upravljanje časovnih pasov in prilagajanje, zaradi česar je izkušnja rezervacije z vami bolj prilagojena.

8. Nastavite časovne bloke

Google Koledar vam lahko dodatno pomaga doseči vrhunsko produktivnost s časovnimi bloki. Funkcija vam omogoča, da dodelite določena mesta, tako da se lahko osredotočite na določene projekte ali naloge. To vam omogoča, da svojo energijo učinkovito osredotočite na določene cilje, s čimer preprečite odlašanje in izgubljanje časa s preklapljanjem z ene naloge na drugo.

9. Samodejno zavrni dogodke

Uporaba Google Koledarja vam ne pomaga le spremljati svojih sestankov. Uporabite ga lahko tudi za zagotovitev ravnovesja med poklicnim in zasebnim življenjem. Ko nastavite delovni urnik, lahko Google Koledar samodejno zavrne zahteve za sestanke, ko niste v pisarni ali ste na dopustu.

Pošljete jim lahko tudi sporočilo o odsotnosti, v katerem jih obvestite, kaj lahko počnejo medtem, na primer, da jih usmerite k drugemu sodelavcu, ki lahko obravnava njihove zahteve ali pomisleke.

10. Nadomestno z drugim časovnim pasom

Delo z ljudmi v drugih časovnih pasovih lahko oteži načrtovanje sestankov in določanje urnikov. Namesto da bi porabili preveč časa za svetovanje spletni pretvornik časovnih pasov, lahko uporabite funkcijo sekundarnega časovnega pasu Google Koledarja, da spremljate časovne razlike in preprečite nesreče pri načrtovanju.

V Google Koledarju kliknite nastavitve > Splošno > Časovni pas. Kljukica Prikaz sekundarnega časovnega pasu Spodaj Časovni pas.Za nadaljnjo organizacijo lahko vsakemu časovnemu pasu dodate tudi oznake.

11. Ustvarite ponavljajoča se srečanja

Če imate sestanke vsak teden ali mesec, lahko nastavite ponavljajoče se sestanke, namesto da vsakič ročno ustvarite dogodke. Ko ustvarite dogodek, izberite spustni meni, ki pravi Ne ponavlja se in izberite, kako pogosto želite, da se dogodek ponovi.

12. Ustvarite bližnjico dogodka

Čeprav boste za ustvarjanje novega dogodka v Google Koledarju potrebovali le nekaj klikov, bližnjica do dogodka preskoči večino korakov in vas pripelje naravnost do novega okna dogodka v Google Koledarju.

Samo odprite brskalnik, vnesite kal.novo, in udaril Vnesite ali vrnitev. Poleg tega obstaja dolg seznam Bližnjice Google Koledarja ki vam lahko pomagajo pri navigaciji in učinkovitejši uporabi aplikacije.

13. Poiščite idealen čas za sestanke

Iskanje idealnega časa je še ena težava pri določanju sestanka ali urnika. To je težje, ko je vključenih več ljudi, in situacija postane bolj zmedena, če v enačbo vključite različne časovne pasove.

Na srečo ima Google Koledar funkcijo Najdi čas, ki vam omogoča, da poiščete čas, ki je na voljo za vse v ekipi. Vendar pa zahteva dostop do Google koledarjev ekipe in ga lahko uporabljate samo prek spletne aplikacije, ne pa tudi v mobilni aplikaciji. Ta funkcija vam omogoča, da poiščete vzajemno razpoložljiv čas, ki ustreza vsem v ekipi.

Uporabite svoj koledar v svojo korist

Google Koledar ponuja vrsto funkcij in integracij za povečanje produktivnosti. Od nastavljanja privzetih opomnikov do upravljanja časovnih pasov in uporabe glasovnih ukazov, obvladovanje teh trikov vam lahko pomaga kar najbolje izkoristiti svoj koledar za učinkovito upravljanje časa.