Ali vaše Excelove preglednice namesto izračunov povzročajo izbruhe jeze? Naučite se razrešiti pogoste napake in poskrbite, da bodo vaše formule videti kar najbolje.
Microsoft Excel je zmogljivo orodje za ustvarjanje preglednic in analiziranje velikih količin podatkov. Vendar pa je včasih uporaba programa lahko zapletena in ko gre kaj narobe na vašem listu, je težko ugotoviti, kje je težava in kako jo rešiti.
Ste pravilno vnesli podatke? Ali so vaše formule pravilno izračunale? Ste premaknili nekaj, česar ne bi smeli? Tukaj je nekaj težav, ki se lahko pojavijo, ko se vaše Excelove preglednice ne prikazujejo pravilno, in kaj lahko storite, da jih odpravite.
1. Nepravilne ali nepravilne reference na formule
Ko delate s svojo preglednico, lahko naletite na situacijo, ko vaše formule ne vračajo rezultatov izračuna in vrnejo #REF! namesto tega napaka.
#REF! do napake pride v eni od dveh okoliščin. Prvi je, ko premaknete ali izbrišete celico, vrstico ali stolpec in to ustvari situacijo, v kateri sklic na celico ne obstaja več kot prej. #REF! napake zaradi premikov celic so zelo razširjene, zlasti če se nanašajo neposredno na posamezne celice.
Če se napaka pojavi takoj, ko ste premaknili ali spremenili celico, lahko kliknete Razveljavi (ali pritisnite Ctrl + Z) in Ponovi (oz Ctrl + Y), da sledite svojim korakom in ugotovite, katera sprememba je povzročila napako. Če pa je težava na vašem listu trajala dlje časa, boste verjetno morali urediti formulo in popraviti sklice na celice v argumentih formule.
Drugi najpogostejši primer je #REF! napaka, ki se pojavi, ko funkcija iskanja (kot je VLOOKUP, XLOOKUP ali INDEX) zahteva celice zunaj definiranega obsega celic, ki jih iščete. Na primer, če ste od funkcije INDEX zahtevali, da najde nekaj v desetem stolpcu, vendar obseg iskanja vsebuje samo osem stolpcev, bi to vrnilo #REF! napaka.
Ključ do preprečevanja te oblike #REF! napaka je zagotoviti, da so podatki, ki jih iščete, znotraj obsega, ki ste ga določili za funkcijo. To lahko storite tako, da omejite iskalno vrednost ali razširite obseg iskanega območja, da vključite vrednost.
2. Nepravilna imena funkcij ali obsegov
Druga razširjena težava, na katero lahko naletite med delom v Excelu, je vnašanje formule ali funkcije in nato prejem #NAME? napaka.
Ime? pride do napake, ko je del sintakse formule vnesen nepravilno, kar preprečuje Excelu izračun formule.
Najpogosteje je ta težava posledica nepravilnega vnosa imena funkcije (kot je na primer vnos »XLOKUP« namesto »XLOOKUP«). Lahko pa se zgodi tudi s sintaksnimi ločili (kot so dvopičja, vejice in narekovaji) in imenovanimi obsegi.
To je razmeroma preprost spregled, zato ga je tudi enostavno preprečiti; vredno je dvakrat preveriti, da se prepričate, ali ste formulo vnesli pravilno, vključno s pravilnim črkovanjem sintakse in pravilno postavljenimi ločili.
Če najdete #IME? so napake pogosta težava, lahko razmislite o uporabi Vstavi funkcijo funkcija v Formule zavihek. Tam lahko za vsako funkcijo uporabite okno čarovnika za formule, ki vas bo vodilo skozi postopek definiranja argumentov in obsegov, ne da bi vam bilo treba skrbeti za podrobnosti funkcije sintaksa.
3. Slogi in oblikovanje, ki se ne prenesejo
Pri delu z Excelovimi preglednicami je zlahka spregledati, kako so vaši podatki oblikovani in ali so enotni. Ali imate lepo tabelo s podatki na enem listu, ko pa uporabite matrično formulo ali kaj podobnega, izhod izgleda drugače?
Ko uporabljate formulo ali sklic na celico za prenos vsebine ene celice v drugo, se premikajo le podatki vas in ne kakršnega koli slogovnega oblikovanja, ki ste ga morda uporabili za izvirne celice, kot so pisave, barve ali ozadja. Te nastavitve oblikovanja boste morali znova uporabiti za nove celice, kjer se nahaja izhod.
4. Napake niza ali prelivanja
Nekatere formule v Excelu, zlasti matrične formule, zahtevajo določeno količino prostora za pravilno delovanje. Če formula nima dovolj prostora za pravilno delovanje ali če ta prostor prekinjajo drugi podatki ali konec preglednice, se #SPILL! pride do napake. Ta napaka pomeni, da ni dovolj prostora, da bi se formula prelila na sosednje celice v preglednici.
Če naletite na #IZLITJE! napaka, morate najprej poskusiti odstraniti vse vidne ovire, ki bi lahko bile na poti formule. Če to ne reši težave ali ni jasno vidnega vzroka za napako, obstaja več drugih težav, ki jih lahko hitro preverite.
Združene celice, neustrezna sestava formule ali celo formula, ki vrne preveč vrednosti in presega meje pomnilnika vašega sistema, lahko povzročijo napaka #SPILL v Excelu.
5. Tipkarske napake
Včasih so vaši podatki, ki so nepravilno prikazani v Excelu, posledica ene najpreprostejših težav, težave, ki jo redno spregledamo: napačno ste vnesli formulo. To je lahko frustrirajoča napaka, vendar je vredno dvakrat preveriti, ali vaša formula nima tipkarskih napak.
Prepričajte se, da ste vnesli vse zahtevane argumente. To je še posebej pomembno, ko imate opravka z več merili, ki delujejo skupaj, na primer kdaj z uporabo stavkov IFS.
Če sestavljate kompleksen stavek, ki uporablja več funkcij ali ugnezdenih formul, se prepričajte, da ločila, kot so oklepaji, vejice in vsi narekovaji so bili pravilno postavljeni in zaprti, tako da ni visečih argumentov ali elementov, ki so napačno postavljeni v formuli hierarhija.
Če želite zagotoviti, da pravilno vnašate in uporabljate formulo, lahko preberete sintakso funkcije v vrstici s formulami, uporabite čarovnika za formule ali preverite z Vodniki za pomoč pri funkciji Microsoft Excel.
Hitro odpravite težave z Excelom
Včasih lahko majhne napake povzročijo veliko frustracij, zlasti ko poskušate upravljati zapletene funkcije, formule in izračune v Excelu. Toda če se boste naučili preprostih korakov za odpravljanje težav in jih imeli v mislih, se boste lažje odzvali, ko gredo vaši listi po zlu, in celo preprečili težave.
Poznavanje hitrih popravkov po potrebi vam lahko zelo pomaga pri ohranjanju produktivnosti in moči pri delu.