Kako ustvariti in uporabljati gantograme v Notionu

Ne glede na to, ali delate sami ali kot del večje ekipe, so gantogrami odličen način za upravljanje kompleksnih projektov. Mnoga orodja za vodenje projektov ponujajo možnost uporabe gantogramov in Notion je eno izmed njih.

Poznavanje uporabe gantogramov v programu Notion se vam lahko zdi zastrašujoče, če tega še niste storili. Vendar ste na pravem mestu, če iščete vadnico, saj vam jo bomo danes pokazali.

Kaj je gantogram?

Preden začnemo iskati, kako uporabljati gantogram, je vredno razumeti, kaj to je. Gantogrami so okviri, ki jih lahko uporabite za merjenje napredka velikih projektov. Čeprav jih boste pogosto videli uporabljati v večjih organizacijah, lahko uporabite tudi gantograme, če ste samostojni podjetnik ali študent. Odlični so tudi za ekipe, ki delujejo na daljavo.

Gantogrami običajno vsebujejo oris vsake naloge v projektu, kot je preoblikovanje spletnega mesta ali zagon marketinške kampanje. Nato si lahko ogledate časovni okvir za pričakovane datume dokončanja, skupaj z odstotki napredka. Kot pri mnogih drugih

metode projektnega vodenja, lahko naloge prenesete tudi na druge.

Če ste del ekipe na daljavo, si jih lahko ogledate vrhunska orodja za vodenje projektov za sodelovanje na daljavo.

Kako ustvariti in uporabiti gantogram v programu Notion

Medtem ko lahko v programu Notion iz nič ustvarite gantogram, je veliko lažje uporabiti vnaprej oblikovano predlogo – še posebej, če ste začetnik. Notion ima brezplačno predlogo Ganttovega grafikona, ki jo lahko prenesete in uporabite v svojem želenem delovnem prostoru, in to je tisto, kar bomo uporabili za to vadnico.

Predlogo dobite tako:

1. Pojdi na Stran s predlogo Gnatt v Notionu in izberite Začnite s to predlogo.
2. Izberite delovni prostor, v katerem želite podvojiti svojo predlogo.
3. Počakajte, da Notion podvoji predlogo in začnite prilagajati, kakor želite.

Zdaj, ko imate predlogo, pojdimo na prilagajanje in uporabo gantograma v programu Notion.

1. Vnos imen projektov

Preden začnete z bolj zapletenimi vidiki prilagajanja, začnite z vnosom imen projektov. To je zelo preprosto:

1. Pojdi na Projekt zavihek.
2. Premaknite kazalec nad projekt, ki ga želite spremeniti, in izberite Odprto.
3. Vnesite novo ime vašega projekta v zgornje besedilno polje.

Lahko pa v tabeli kliknete ime, ki ga želite spremeniti, in ga po potrebi prilagodite na ta način. Ponavljajte kateri koli postopek, dokler ne spremenite vseh imen projektov, da bodo ustrezala vašim zahtevam.

2. Prilagajanje posebnosti vsakega projekta

Ko spremenite ime vsakega projekta znotraj svojega gantograma Notion, ste pripravljeni začeti prilagajati več podrobnosti. Spremenite lahko vsako od naslednjega:

• Dodajanje podopravil znotraj vsakega okna.
• Posodabljanje vašega statusa in napredka.
• Časovnica

Da boste lažje spremljali postopek, jih bomo spodaj razdelili na različne razdelke.

Dodajanje podopravil v vsako okno

Dodajanje podopravil je morda najboljše mesto za začetek, potem ko ste spremenili imena svojih projektov. To storite tako:

1. Odprite opravilo, ki ga želite prilagoditi. To lahko storite tako, da obiščete Projekt ali s klikom na zavihek v pogledu časovne skale.
2. Morda boste opazili vnaprej določeno število opravil, ki so že navedena v Notionu. Kliknite vsako od teh, da prilagodite ime, upravitelja opravil in status. Po potrebi lahko dodate tudi komentarje.
3. Če želite dodati nove naloge iz nič, kliknite na + gumb. Nato izberite stran za povezavo ali ustvarite novo s tipkanjem "ustvarjati" v iskalni vrstici in tapnite »Novo ustvarjanje v opravilih«.
4. Če želite odstraniti opravila, izberite - ikono po tem, ko kazalec premaknete nad določeno nalogo.

Ko dodate nove naloge, lahko vse prilagodite na enak način, kot bi to storili s prednastavljenimi različicami.

Posodabljanje statusa vašega opravila

Če želite posodobiti opravila v predlogi Notion Gantt, odprite kartico, povezano z vašim projektom ali podopravilom. Tukaj boste našli razdelek z imenom Stanje; razširite spustni meni in izberite trenutno stanje projekta.

Verjetno boste opazili razdelek o odstotkih v Napredek zavihek. To lahko posodobite tako, da dokončate podnaloge v svojem projektu.

Če ste novi v Notionu, si oglejte ta vodnik na uporabne stvari, ki jih lahko počnete v Notionu.

Časovnica

Če morate spremeniti časovni okvir za vsako nalogo, lahko uporabite Časovni okvir razdelek. Ko se prikaže koledar, izberite nov začetni in končni datum.

Svoj projekt lahko premaknete tudi po časovni osi gantograma tako, da povlečete in spustite zahtevano nalogo(-e).

3. Spreminjanje pogleda

Če želite spremeniti pogled v gantogramu, imate na voljo nekaj možnosti. Na desni strani boste videli spustni meni z določenim časovnim okvirom; lahko bi bilo mesec, leto, četrtina, ali nekaj v tem smislu.

V meniju izberite želeno časovno obdobje. Uporabite lahko tudi Danes zavihek, da preskočite na trenutni dan.

Druga možnost je, da spremenite pogled opravila po prioriteti. Če želite to narediti, izberite Po prioriteti na levi strani zaslona. Druga možnost je, da izberete Vsi projekti za popoln pregled nad vsem.

Upoštevajte, da lahko vsa ta imena prilagodite, če želite. Morda boste želeli preveriti tudi to hitri vodnik za Notionove predloge projektov in opravil če šele začenjate.

4. Ogled in delegiranje nalog

Če uporabljate gantogram za samostojne projekte, tega razdelka ne potrebujete. Če pa ste svoj gantogram Notion Gantt zasnovali za delo v večji skupini, je pomembno, da znate prenesti naloge.

1. Pomaknite se navzdol do Naloge.
2. Kliknite na Dodeljeno zavihek.
3. Vnesite ime osebe, ki ji želite dodeliti nalogo.

Lahko pa sledite tem navodilom:

1. Odprite nalogo.
2. Pojdite na podnalogo.
3. Izberite osebo, na katero želite prenesti svojo nalogo v Dodeljeno razdelek.

Če se pozneje odločite, da gantogrami niso najbolj optimalen način za vodenje vaših projektov, ne skrbite. Več alternative vodenju projektov gantogramom obstajajo.

Ustvarite učinkovite gantograme v Notionu

Čeprav so lahko gantogrami na prvi pogled videti zmedeni, so tudi učinkovit način za upravljanje vaših projektov. Poznavanje uporabe gantogramov v Notionu je koristno izhodišče in morda boste ugotovili, da je vaša ekipa zaradi tega bolj produktivna.

Tudi če te grafikone uporabljate samo za posamezne projekte, boste morda lažje spremljali svoje velike naloge. Ganttove diagrame lahko uporabite za več vrst projektov, še posebej pa so priročni za dolgoročne.